Projektboxen anlegen und verwalten

In diesem kleine HOW-TO möchten wir beschreiben, wie man eine Projektbox anlegt und so einrichtet, dass man eigentlich alles weitere mit dem eigenen Nutzeraccount erledigen kann.

Eine Projektbox benantragen

Um eine Projektbox zu beantragen, muss man zunächst den Projektboxantrag in mysciebo stellen. Das entsprechende Feld findet sich unter der Überschrift Projektboxverwaltung.

Dort muss man das Formular für die Projektbox ausfüllen; im Feld “Fachbereich/Arbeitsgruppe” bitte eine möglichst genaue Beschreibung der tatsächlichen Arbeitsgruppe angeben. Geben Sie außerdem im Feld E-Mail des Fachbereichs/der Arbeitsgruppe die E-Mail-Adresse einer Person an, die kontaktiert werden kann, falls Sie nicht erreichbar sind. Da die Projektbox nicht personengebunden ist, erleichtert dies bei Austritt aus der Hochschule und verwaisen der Projektbox eine Zuordnung der Daten.

Ein Passwort einrichten

Ist dieser Antrag angenommen worden, kann man in mysciebo die Projektboxverwaltung durch einen Klick auf “Projektboxen verwalten” aufrufen:

Dort muss man nun der Projektbox ein Passwort setzen.

In die Projektbox einloggen und Freigaben einrichten

Jetzt kann man sich mit dieser Projektbox in der eigenen Sciebo-Instanz einloggen. Für mich ist dies auf https://uni-muenster.sciebo.de. Man beachte beim Projektboxnamen das .pbox@institut am Ende, etwa für die Uni Münster .pbox@uni-muenster.de.

In der Projektbox kann man nun eine Ordnerstruktur aufbauen; oft reicht es, einfach einen Ordner zu haben, welchen man erst einmal mit der eigenen persönlichen Sciebo-Kennung teilt:

Die Rechte kann man durch einen Klick auf das Zahnrad bei der Freigabe einstellen. Standardmäßig ist alles erlaubt; für den eigenen Account ist dies auch sinnvoll, da man nun diesen Projektboxordner mit allen Projektpartner:innen teilen kann, ohne sich noch mal in die Projektbox gesondert einloggen zu müssen.

Eine Projektbox übertragen

Scheidet der Verwalter einer Projektbox aus, sollte die Box möglichst vorher an eine nachfolgende Person übertragen werden. Das ist insbesondere dann wichtig, wenn diese Person die Einrichtung komplett verlässt und sein Sciebo-Konto nicht verlängern kann. Sobald das Konto des Verwalters gesperrt wird, wird die Projektbox ebenfalls gesperrt und nach einiger Zeit gelöscht. Es drohen somit Datenverluste! Bitte beachten Sie auch, dass die Laufzeit einer Projektbox 24 Monate im Gegensatz zu regulären Konten beträgt. D.h. die Löschung einer Box kann deutlich nach dem Ausscheiden des Verwalters stattfinden, sozusagen dann, wenn man gar nicht mehr damit rechnet.
Die Übertragung der Box kann ebenfalls über die Funktion Projektboxen verwalten durchgeführt werden. Mitarbeiter können die Box nur innerhalb der eigenen Einrichtung übertragen. Die Übertragung Verwaltung einer Box an einen Verwalter in einer anderen Einrichtung ist Administratoren vorbehalten. Die Inhalte der Box verbleiben bei der Hochschule, an der die Box eingerichtet wurde. Das hat den Vorteil, dass die Daten nicht umkopiert und die Freigaben neu erstellt werden müssen.