Sciebo Dokumentation

• 1: FAQs
• 2: Aktuelle Störungen
• 3: Download
• 4: Apps
• 4.1: *Cloud - FileLink mit Thunderbird verknüpfen
• 4.2: Filedrop mit Scripts befüllen
• 4.3: Joplin
• 4.4: Office Integration
• 4.5: Overleaf
• 5: Für den Support
• 5.1: AAI
• 6: Gäste
• 7: Gefährliche Fehler
• 8: Howtos
• 8.1: Cryptnc
• 8.2: Projektboxen anlegen und verwalten
• 9: Kontoverwaltung
• 10: Nextcloud Migration
• 11: Sicherheitseinstellungen
• 12: Teilen
• 12.1: File Drops
• 12.2: Gruppen
• 12.3: Links zu geteilten Ordnern
• 12.4: Projektboxen
• 13: Wissenswertes
• 13.1: Berechtigungen
• 13.2: Client Logs
• 13.3: Datenhoheit
• 13.4: Known Bugs
• 13.5: Löschfristen

Willkommen bei der weiterführenden Sciebo-Dokumentation!

Hier gibt es detailliertere Erklärungen zu den Grundfunktionen für Interessierte und ein paar Kniffe für Fortgeschrittene.

Die Grundfunktionen und FAQ sind ansonsten auf unserer Hauptseite zu finden.

HILFE! Alles sieht anders aus!

Dann wurde die Instanz vermutlich auf Nextcloud umgestellt. Mehr siehe hier: Nextcloud-Migration

1 - FAQs

Fragen zu Konten

Mein Accountname hat sich geändert. Was muss ich tun?

Wenn sich Ihr Accountname geändert hat (bspw. weil Sie an eine andere Hochschule gewechselt sind und eine neue Kennung erhalten haben), müssen Sie sich neu registrieren. Ihren alten Account können Sie leider nicht weiter nutzen. Ihre Daten können Sie bei Bedarf manuell vom alten zum neuen Account umziehen.

Mein Name hat sich geändert. Was muss ich tun?

Solange sich Ihre Kennung nicht geändert hat, müssen Sie lediglich Ihren sciebo-Account in my.sciebo verlängern, um Ihre Daten zu aktualisieren.

Meine E-Mail-Adresse hat sich geändert. Was muss ich tun?

Solange sich Ihre Kennung nicht geändert hat, müssen Sie lediglich Ihren sciebo-Account in my.sciebo verlängern, um Ihre Daten zu aktualisieren.

Ich plane in Elternzeit zu gehen oder bin anderweitig länger abwesend und möchte verhindern, dass mein Konto gelöscht wird. Was ist zu tun?

Wenden Sie sich bitte an Ihren lokalen Support. Die Kollegen dort können als Admins im mySciebo-Portal ein Moratorium für Sie einrichten. Eventuell von Ihnen verwaltete Projektboxen sollten an eine Vertretungsperson übertragen werden. Das können Sie selbst im mySciebo-Portal für die von Ihnen verwalteten Projektboxen durchführen.

Ich habe die Hochschule verlassen und kann nicht mehr auf mein Konto zugreifen. Was kann ich tun?

Wenn Sie Ihre Einrichtung verlassen, können Sie Ihr sciebo-Konto nicht mehr verlängern und es wird nach einer Kulanzfrist (von max. 1 Jahr ab der letzten Verlängerung) gesperrt und anschließend gelöscht. Wenn Sie vergessen haben, Ihre Daten vor der Sperrung zu sichern, eröffnen Sie ein Support-Ticket.

Ich bin Studierende:r und benötige mehr als 30 GB Speicher. Was kann ich tun?

Leider können Studierende ihr Speichervolumen derzeit nicht erhöhen.

Ich bin Beschäftigte:r und benötige mehr als 500 GB Speicher. Was kann ich tun?

Sie können eine Projektbox beantragen.

Wie kann ich als Gast mein Passwort zurücksetzen oder mein Konto verlängern lassen?

Bitte wenden Sie Sich an Ihre:n Sponsor:in; diese:r kann in der Gästeverwaltung von mySciebo Ihr Passwort zurücksetzen oder die Laufzeit Ihres Kontos verlängern.

Warum muss ich mein Konto jedes Jahr verlängern?

Ein Mal im Jahr müssen Sie mit der Verlängerung Ihres Kontos bestätigen, dass Sie noch berechtigt sind, Sciebo zu verwenden. Die Förderungsbedingungen des Landes NRW erlegen uns auf, dass nur Stundenten und Mitarbeitende der teilnehmenden Hochschulen Sciebo verwenden. Da wir keinen Mechanismus haben, der uns aktiv das Erlöschen der Berechtigung mitteilt, geht das leider nur auf diesem Wege. Diese Einschränkung stellt aber auch einen Vorteil dar. Hätten wir solch einen automatisierten Datentransfer von den Einrichtungen, müssten wir unter Umständen die Konten sofort nach Erlöschen der Berechtigung komplett löschen. So aber können wir derzeit eine Karenz von einem Jahr einräumen.

Zugriff auf die Daten

Kann ich per SMB/FTP/SSH auf meinen sciebo-Account zugreifen?

Nein, die genannten Protokolle werden nicht unterstützt. Sie können sciebo über das Webinterface, den Desktop-Client oder die Apps nutzen.

Kann ich per WebDAV auf meinen sciebo-Account zugreifen?

Grundsätzlich ist es möglich sciebo per WebDAV zu nutzen. Wir raten explizit von der Nutzung als Netzlaufwerk oder Einbdindung mittels webdavfs ab, hierbei kommt es oft zu Datenverlusten. Andere webDAV-Clients können funktionieren, wir bieten hierfür aber keinen Support. Nutzen Sie sciebo am besten über das Webinterface, den Desktop-Client oder die Apps.

Ich habe einen Server, auf dem ich keinen Client installieren kann, der aber Daten mit Sciebo austauschen soll. Was kann ich tun?

rclone funktioniert gut auf verschiedenen Plattformen. Bitte beachte, dass rclone nicht so clever ist wie der sciebo-Client, und der Datenabgleich relativ viel Last auf unseren Systemen erzeugt. Bei größeren Datenmengen bitten wir darum, die Synchronisationsintervalle möglichst groß zu wählen oder sehr explizit nur Teilbestände abzugleichen.

Aus meinem Account sind Daten verschwunden. Was kann ich tun?

Es kann verschiedene Gründe haben, warum Daten nicht mehr zu finden sind. Prüfen Sie zunächst folgende Lösungen:

• Falls Sie Daten versehentlich gelöscht haben, können Sie sie innerhalb von 7 Tagen (je nach verfügbarem Speicherplatz auch deutlich länger) wiederherstellen, sofern Sie Besitzer:in den Daten sind. Melden Sie sich dazu im Webinterface an und wählen Sie in der linken Menüleiste den Papierkorb aus. Die dort aufgelisteten Daten können Sie direkt wiederherstellen.
• Falls Daten fehlen, die mit Ihnen geteilt wurden, sprechen Sie die Person an, die die Daten geteilt hat. Sie kann den Share oder die Daten (falls sie versehentlich gelöscht wurden) möglicherweise wiederherstellen. Beachten Sie auch, dass Daten, die ein:e Nutzer:in geteilt hat, nicht länger zur Verfügung stehen, wenn ihr bzw. sein sciebo-Account gelöscht wird.

Falls Ihre Daten auf diese Weise nicht wiederhergestellt werden konnten, eröffnen Sie ein Support-Ticket. Bitte denken Sie auch daran, regelmäßig Backups Ihrer Daten zu machen.

Fragen zu den Clients

Ich kann beim Dekstop-Client keine Ordner zur Synchronisierung an- oder abwählen. Warum?

Wird Ihnen trotz bestehender Server-Verbindung keine Auswahl angeboten, liegt es in aller Regel daran, dass Sie mit VFS (Virtual File System) arbeiten. Es werden zunächst nur die Meta-Daten mit Ihrem System synchronisiert, nicht aber die Datei-Inhalte. Da somit kaum Platz auf der Festplatte verbraucht wird, ist eine Wahl der zu synchronisierenden Daten nicht notwendig.

Mein Windows Desktop-Client synchronisiert nicht alle Daten/Verzeichnisse. Was nun?

Zunächst schauen Sie bitte nach, ob der zu synchronisierende Ordner größer als das eingestellte Limit (Standard 500 MB) ist. Das finden Sie in den Einstellungen des Clients. Ist der Ordner größer, können Sie dieses Limit entweder deaktivieren (sofern genügend Plattenplatz vorhanden) oder in der Ordner-Auswahl gezielt dafür freigeben. Manchmal taucht der Ordner in der Liste aber gar nicht auf, andere Ordner hingegen schon. Das liegt dann oft in einigen Restriktionen des Windows-Dateisystems. In dem Ordner befinden sich in der Regel Daten, mit denen Windows nicht klarkommt. Dazu gehören Dateien und Ordner, die ein ungültiges Zeichen enthalten. Doppelpunkte kennzeichnen Gerätenamen und sollten im Windows-Kontext nicht verwendet werden. Problematisch sind auch Leerzeichen am Ende von Verzeichnisnamen.

Was ist VFS und was muss ich dabei beachten?

VFS steht für Virtual File System und ist ein Feature, das insbesondere unter Windows zum Einsatz kommt. Vornehmlich bei Systemen mit wenig freiem Festplatten-Speicher kann es sinnvoll sein, auf VFS auszuweichen. Dabei werden zunächst nur die Meta-Daten (also die Dateinamen, Zeitstempel etc.) vom Server heruntergeladen. Die Datei selber liegt nur auf dem Server und der Inhalt wird erst heruntergeladen, wenn Sie ihn benötigen. Dadurch funktioniert die Synchronisation schneller und verbraucht weniger Plattenplatz und auch weniger Bandbreite. Sie müssen (und können) sich also nicht entscheiden, was synchronisiert werden soll. Das war’s dann aber auch mit den Vorteilen. Der Desktop-Client wird von uns auch empfohlen, damit Sie eine Art “Backup” Ihrer Daten haben, sollten Sie mal keinen Zugriff auf den Server haben. Wenn Sie mit VFS arbeiten, klappt das allerdings nicht, da lokal nur die Meta-Daten, nicht aber die Inhalte gespeichert sind. Wir empfehlen zudem auch dringend, mindestens ein externes Backup Ihrer wichtigen Daten vorzuhalten. Dies gestaltet sich bei der Verwendung recht schwierig. Nach unserem Kenntnisstand sind dazu externe Backup-Tools notwendig, wenn mit nicht bei jedem Backup den gesamten Inhalt der Cloud herunterladen möchte. Bei wenigen GB ist das ja in der Regel nicht problematisch, aber bei größeren Mitarbeiter-Konten ist das dann nicht mehr praktikabel. Ebenso haben wir bei Konten mit einer größeren Anzahl an Objekten (Dateien & Ordner) beobachtet, dass die Synchronisation dann doch extrem langsam ist. Eine genaue Ursache konnten wir bislang noch nicht ermitteln. Eventuell ist die Implementierung im Betriebsystem da noch nicht optimal.

Ich erhalte die Fehlermeldung “Zugriff verboten - Zustandstoken fehlt.” (iOS Nextcloud App)

1. Melden Sie sich über den Browser an.
2. Gehen Sie zu Persönliche Einstellungen → Sicherheit.
3. Entfernen Sie das iOS-Gerät aus der Liste.
4. Schreiben Sie unten auf der Seite einen App-Namen (z. B. iPhone) in das Feld und klicken Sie auf „Neues App-Passwort erstellen“.
5. Verwenden Sie dann die QR-Code, um die App mit dem Server zu verbinden.

Fragen zu Overleaf

Wie kann ich bei Overleaf mit Personen teilen?

Das Webinterface lügt ein wenig: es wird keine E-Mail versandt. Es kann nur mit Kennungen geteilt werden, die sich im sciebo-Overleaf einmal angemeldet und ein Projekt angelegt haben. Dann kann man über die Sciebo-Kennung mit diesen Personen teilen. Es ist hierbei nicht nötig, die federated Cloud-ID (mit dem doppelten @) zu nutzen, sondern man muss die normale Kennung die Personen an Ihrer jeweiligen Instanz haben benutzen.

Können in Overleaf zusätzliche Features wie die Integration von Zotero oder Github eingeschaltet werden?

Wir setzen die Open Source Version von Overleaf ein, wie sie bei GitHub zu finden ist. Das bedeutet, dass wir keinen Einfluss auf die verwendbaren Features haben. Die Integrationen von Zotero oder Github lassen sich deswegen leider auch nicht installieren.

Kann ich Daten in Overleaf aus sciebo importieren oder aus overleaf exportieren?

Leider nein. Die Overleaf-Installation in sciebo ist (aktuell) nicht voll in sciebo integriert und darum können Daten in sciebo nicht direkt im- oder exportiert werden. Overleafprojekte lassen sich nur indirekt als .zip-Datei ex- und importieren.

Fragen zum Web-Interface

Kann ich NutzerInnen anderer Hochschulen in die custom groups mit aufnehmen?

Das geht aktuell leider nicht.

Wo sind die Gruppen/Custom-Groups hin?

Seit der Migration auf Nextcloud sind diese Gruppen jetzt unter Kontakte/Teams zu finden.

Beim Anmelden werde ich nach einem 2. Faktor gefragt, den ich aber nicht aktiviert habe.

Vermutlich ist bei der Umstellung der Instanz von ownCloud zu Nextcloud dort etwas kaputtgegangen. Der Fehler ist uns bekannt. Leider haben wir da kein zentrales Reparatur-Tool und wir möchten den 2. Faktor aus Sicherheitsgründen nicht pauschal für alle Anwender deaktivieren. Schreiben Sie bitte unter Angabe Ihrer Uni-Mail-Adresse ein Support-Ticket, damit wir den 2. Faktor zurücksetzen können.

Sonstige Fragen

Wie kann ich sehr große Dateien empfangen?

Wenn man nur vereinzelt sehr große Dateien empfangen will, bietet sich die Nutzung einer Public-Link-Freigabe an. Dafür erstellt man einen Ordner, in dem man die Datei empfangen möchte und klickt auf das Teilen Icon und wählt “Öffentliche Links” aus. Dort kann man dann einen Link erstellen und für Einzelnutzung sollte man ein Ablaufdatum und Passwort einstellen, sowie natürlich die Möglichkeit Dateien hochzuladen. Die E-Mail Funktion an dieser Stelle macht Probleme und man sollte den Link besser selbst verschicken; man kann den Link nach Erstellen durch Klick auf den entsprechenden Button in der Seitenleiste in die Zwischenablage kopieren und so dann weiterverschicken.

Warum soll ich externe Backups anfertigen? Ist die Cloud nicht sicher?

Es gibt einige gute Gründe, externe Backups anzufertigen. Prinzipiell sind die Daten in der Cloud gut aufgehoben. Aber technische Umstände können dazu führen, dass Datenverluste auftreten, z.B. bei der Verwendung von WebDAV oder VFS. Unser System verwendet verschiedene Schutz-Mechanismen, um einem Datenverlust vorzubeugen. Der Datenspeicher ist redundant auf zwei Standorte verteilt. Auch der Ausfall einzelner Festplatten kann vom System kompensiert werden. Dennoch können Anwenderfehler dazu führen, dass Daten verschwinden. Problematisch ist hier insbesondere die Verwendung von Freigaben. Wenn Sie Daten in einer Freigabe eines anderen Anwenders speichern, liegen Ihre Daten in dem Konto des Besitzers der Freigabe. Wird dieses Konto beispielsweise nach Ablauf der Nutzungsberechtigung durch das System gelöscht, dann gilt das auch die Daten. Zu diesen Löschungen sind wir einerseits wegen des Datenschutzes, andererseits wegen der begrenzten Speicherkapazität gezwungen. Unser System verschickt vor dem Löschen der Konten auch an die Empfänger von Freigaben entsprechende Warn-Mails. Aber leider werden diese Nachrichten oftmals ignoriert. Hat eine dritte Person Zugriff auf dieselbe Freigabe, so ist Sie wahrscheinlich dazu berechtigt, die Daten zu löschen oder an einen anderen Ort außerhalb der Freigabe zu verschieben. Das ist die derzeitige Standard-Einstellung beim Erstellen von Freigaben. Wir führen aufgrund der riesigen Datenmenge keine Backups durch. Das Speichersystem fertigt lediglich ein Mal in der Nacht sogenannte Snapshots an. Aber diese müssen wir aus Platzgründen schon nach wenigen Wochen löschen bzw. ausdünnen. Zudem ist die Suche in den Snapshots und die Wiederherstellung daraus nicht ganz einfach und dazu sehr zeitaufwändig.

Warum wird OnlyOffice und nicht Microsoft Office 365 genutzt?

OnlyOffice ist open source und wird von uns selbst gehostet. Diese Betriebsform ist bei Microsoft Office nicht möglich. Somit ist aus Gründen des Datenschutzes und der Sicherheit Microsoft Office 365 kein gangbarer Weg. Zudem funktioniert Microsoft Office weniger zuverlässig auf der Skala sciebo.

Für die offenen Dokumentenformate bieten wir nun für die bereits auf Nextcloud migrierten Instanzen zudem Collabora an.

2 - Aktuelle Störungen

Auf dieser Seite veröffentlichen wir Informationen über Störungen die etwas länger als ein paar Minuten andauern könnten.

On this page we publish information about outages which might take longer than just a few minutes. There usually will be no English translation

Aktueller Status

• Das Editieren von federated Shares mit OnlyOffice funktioniert nicht richtig und der Hersteller ist informiert. Collabora (die Standardauswahl) sollte eigentlich funktionieren.
• Editing files which were received via federated Shares via OnlyOffice does not work and the supplier works on a solution. The standard editor Collabora should work as intended.

Vergangene Störungen/Previous outages

Migrationen

Die folgenden Instanzen wurden auf Nextcloud migriert, weshalb diese zeitweise nicht erreichbar waren:

Wartungsarbeiten/Planned outages

3 - Download

Der Desktop-Client ist ein Programm, mit dem Sie Ihre Daten aus der Cloud lokal auf Ihrem Computer oder Laptop speichern können. Der Client läuft im Hintergrund und synchronisiert Ihre Daten automatisch, sodass Ihnen auf allen Geräten immer die aktuellste Version einer Datei zur Verfügung steht.

Die App für Mobilgeräte eignet sich sehr gut, um Dateien unterwegs anzusehen und zu teilen. Sie können Dateien (z. B. Fotos) hochladen, löschen und verschieben. Da auf Mobilgeräten in der Regel nur wenig Speicherplatz zur Verfügung steht, werden Ihre Daten jedoch nicht automatisch heruntergeladen. Eine Datei wird erst dann auf Ihrem Gerät gespeichert, wenn Sie diese manuell aufrufen.

Bitte beachten Sie, dass wir derzeit von ownCloud auf Nextcloud umstellen. Daher enthält dieser Abschnitt sowohl Clients für ownCloud als auch für Nextcloud. Wenn Sie nicht sicher sind, welchen Client Sie installieren sollen, schauen Sie bitte in die folgende Liste der Instanzen die noch ownCloud benutzen. Weitere Informationen zur Migration zu Nextcloud finden Sie hier.

Nextcloud-Clients

Desktop

Vor der Installation des neuen Sciebo-Clients muss der alte Client deinstalliert werden.

• Windows 10+ 64-Bit
• Mac OS X (ohne VFS)
• Mac OS X (mit VFS)
• Linux AppImage (ohne VFS)

Alternativ muss man die Synchronisation neu einrichten.

In einige Fällen kommt es vor, dass man etliche, teilweise dysfunktionale Sciebo-Einträge in der linken Explorer-Navigation unter Windows sieht. Wir vermuten einen Fehler in der alten Client-Software. Ein Kollege hat uns ein Patch-Programm für die Windows-Registry zur Verfügung gestellt: ScieboDriveManager.

Das Tool ist als Entwickler-Tool anzusehen und wir raten beim Einsatz zu umsichtiger Vorgehensweise.

Mobile

Solange noch nicht alle Sciebo-Instanzen zu Nextcloud migriert sind, muss unter iOS der ungebrandete Nextcloud-Client genutzt werden. Unter Android kann man das APK manuell installieren.

• Android APK-Download

Prüfsummen der Clients

• SHA256

4 - Apps

4.1 - *Cloud - FileLink mit Thunderbird verknüpfen

Mit dem E-Mail-Programm Thunderbird und der Erweiterung *cloud ist es möglich, auch sehr große E-Mail Anhänge auf Sciebo zu speichern und dann nur den Downloadlink zu verschicken.

Installation von Thunderbird

Folgen sie dem Downloadlink und laden sie sich die passende Datei für ihr Betriebssystem herunter, dann führen sie die Datei aus und folgen sie den Anweisungen zur Installation.

Installation von *cloud

1. Gehen sie auf Thunderbird -> Einstellungen -> Verfassen -> Anhänge -> Weitere Anbieter finden... .
2. Ein neuer Tab öffnet sich, dort geben sie bei Suche nach Add-Ons "*cloud" ein.
3. Klicken sie bei *cloud -FileLink für NextCloud und ownCloud auf + Zu Thunderbird hinzufügen.
4. Schließen sie den Tab und klicken sie nun im Bereich Anhänge auf das neu erschienene Feld *cloud hinzufügen.
5. Füllen sie das Formular aus:
   • Server-URL: die URL der Sciebo-Instanz ihrer Institution (z.B. https://sciebo.uni-muenster.de)
   • Username: ihre Sciebo-Kennung
   • App-Token oder Passwort: Ihr Sciebo Passwort
6. Klicken sie auf speichern

Benutzung

Beim Verfassen einer E-Mail clicken sie auf das den Dropdown-Pfeil neben “📎Anhängen” und wählen sie Filelink -> *cloud. Wählen sie die Datei, die sie anhängen möchten und klicken sie auf öffnen. Die ausgewählte Datei wird nun auf ihren Sciebo Account geladen und mit dem Link kann der Adressat ihrer E-Mail die Datei herunterladen.

4.2 - Filedrop mit Scripts befüllen

Manchmal fallen irgendwo automatisch Daten heraus, die man gerne in einen bestimmten Sciebo-Ordner schieben würde. Und das ganze automatisch.

In dem Fall kann man den Ordner via Link teilen und eine Freigabe mit Schreibberechtigung erstellen (und Passwort).

Der Link sieht dann in etwa so aus: https://uni-muenster.sciebo.de/s/XphYPtnTxc2MDm0 und das Passwort könnte geheim lauten. Dann ist der Teil, hinter dem /s/ der Nutzername den man für die Webdavschnittstelle https://uni-muenster.sciebo.de/public.php/webdav/ nutzt und das Passwort das zugehörige Passwort.

Man kann nun etwa mit Curl ein Request an die Webdav-Schnittstelle von Sciebo stellen und etwa eine Datei daten.csv hochladen via:

curl -u "XphYPtnTxc2MDm0:geheim" -T "daten.csv" https://uni-muenster.sciebo.de/public.php/webdav/daten.csv

Man beachte, dass die Webdav-Schnittstelle kein Verb für Update hat (glauben wir), d.h. will man eine Datei überschreiben, muss man vorher

curl -u "XphYPtnTxc2MDm0:geheim" -X DELETE https://uni-muenster.sciebo.de/public.php/webdav/daten.csv

absenden.

4.3 - Joplin

Die App Joplin ermöglicht es, Notizen auf dem Smartphone oder dem Desktop/Notebook zu erzeugen und per sciebo zu synchronisieren. Die Apps lassen sich unter https://joplinapp.org/ herunterladen.

Nach der Installation der App, egal auf welcher Plattform, muss einmal das Synchronisationsziel ausgewählt werden. dafür gehen Sie auf Werkzeuge -> Optionen -> Synchronisation

Das Protokoll muss bei sciebo “WebDAV” sein. Die Adresse lässt sich am einfachsten herausfinden, indem man sich im sciebo-Webinterface anmeldet und links unten unter den “Einstellungen” nachsieht. Dort ist die WebDAV-Adresse zu sehen. Diese lautet in etwa https://hochschule.sciebo.de/remote.php/dav/files/sciebo-Kennung/Joplin Wenn man diese aus sciebo kopiert, muss man noch “%40” durch “@” ersetzen (das @ in der Nutzerkennung), da Joplin sonst die Dateien nicht findet.

Tipp: Da Joplin eine Menge Dateien (nämlich eine für jede Notiz) anlegt, sollte auf jeden Fall ein Unterverzeichnis angelegt und hier verwendet werden.

4.4 - Office Integration

Office Integrationen

In sciebo bieten wir derzeit zwei Office-Integrationen an:

• OnlyOffice fuer .xlsx, .docx, .pptx
• Collabora fuer .ods, .odt, .odp, .odg

Bei OnlyOffice haben wir nur eine begrenzte Anzahl an Lizenzen, so dass es vor allem zu Spitzenzeiten (gegen 11 Uhr) dazu kommen kann, dass nicht alle Nutzenden OnlyOffice nutzen können. In diesem Fall muss man etwas warten.

Collabora befindet sich gerade im Testbetrieb und ist nicht in der Anzahl der Lizenzen begrenzt.

OnlyOffice und federated shares gestört

Gegenwärtig kommt es zu Störung der Nutzung von OnlyOffice mit federated Shares. Der Hersteller arbeitet an einer Lösung.

4.5 - Overleaf

Sciebo bietet eine Integration des kollaborativen LaTeX-Tools Overleaf an. Diese basiert auf der Open Source Variante und bewegt sich vom Featureset etwa zwischen der Free und Basic Tier.

Wir betreiben hierzu unsere eigene Overleaf-Instanz, welche von allen Scieboteilnehmern genutzt werden kann.

Die Integration erfordert derzeit von uns noch viel eigene Entwicklungsarbeit und kommt daher as is.

Insbesondere sollte man sich regelmäßig über die Downloadfunktion ein Backup von Overleafprojekten machen, da für uns die Wiederherstellung nur in begrenztem Umfang möglich ist.

Teilen

Damit man mit einer Person teilen kann, muss diese sich zunächst über Sciebo in unserer Overleaf-Instanz eingeloggt haben und ein eigenes Projekt erstellen. ¹

Freigabe erstellen

Man öffnet das Projekt, welches man teilen möchte. Dann klickt man auf den Share-Button am oberen Rand des Editorfelds.

Es öffnet sich der Teilendialog. Hier muss man die Sciebo-Kennung der anderen Person eingeben. Nach Eingabe muss man den grünen Share-Button drücken.

Dies ist die Kennung welche einem nach Einloggen in Sciebo oben rechts angezeigt wird. Sofern man die Kennung noch nicht weiss, fragt man am besten die andere Person danach. In vielen Sciebo-Instanzen ist dies nämlich nicht die reguläre E-Mail der Person.

Anschliessend gibt man der Person über einen anderen Weg Bescheid, dass eine Freigabe erfolgt wurde, da Overleaf selbst keine Mitteilungen versendet.

Freigaben empfangen

Um Freigaben in Overleaf zu empfangen, muss man sich zunächst einloggen und ein Projekt erstellen; das Beispielprojekt reicht hierzu. ¹

Erhält man eine Freigabe, gibt es dann über der Projektübersicht eine Meldung, dass man eine Freigabe empfangen hat; diese kann man nun über “Join Project” annehmen oder durch einen Klick auf das Kreuz verwerfen.

Es ist zu beachten, dass man mit Personen anderer Institute auch teilen kann, dann aber nicht die federated ID nutzen, sondern deren lokalen Nutzerkennungen, d.h. alles vor dem zweiten “@”. Das gilt auch für die Anwender der Gast-Instanz https://gast.sciebo.de.

Import und Export von Projekten

Man kann leider derzeit noch nicht direkt mit Sciebo interagieren, man kann aber .zip-Archive sowohl zum Import, als auch zum Export nutzen.

Der Import geschieht über einen Klick auf “New Project” und dort wählt man dann die Upload-Option aus:

Zum Download benutzt man in der Projektübersicht das kleine Wolkenicon:

Bekannte Probleme und Nicht-Features

• Overleaf versendet keine E-Mails
• Wir benutzen gegenwaertig Overleaf in der Version 3 und evaluieren derzeit Forks für den Upgrade-Pfad zu Version 5, bis dahin ist unklar welches Featureset wir mittelfristig anbieten können
• Teilen funktionieren erst, nachdem Personen sich erstmalig in Overleaf angemeldet haben
• wurde mit einer Person geteilt bevor diese angemeldet war, muss man die Freigabe noch einmal entfernen und neu teilen
• man kann nicht direkt nach Sciebo exportieren oder direkt aus Sciebo importieren
• Compiles dürfen mehrere Minuten dauern, das Webinterface meldet jedoch nach 60 Sekunden einen Fehlschlag. Bei subsequenten Aufrufen wird dann gemeldet, dass noch ein Compilevorgang läuft. Bei Jobs die nur einmal lange laufen, lässt sich so in weiteren Compilevorgängen oft das Dokument doch noch kompilieren
• Die Dateinamen und Ordnernamen sind stark eingeschränkt; bei falschen Ordnernamen wird noch keine hilfreiche Fehlermeldung geworfen. Generell gilt aber: Wenn die Zeichen im Dateinamen nicht erlaubt sind, sind sie auch nicht im Ordnernamen erlaubt

5 - Für den Support

5.1 - AAI

Sync&Share NRW Service Provider

Die EntityID des Sync&Share NRW ServiceProviders (SP) ist https://sns-sp.sciebo.de/shibboleth-sp .

Zur Teilnahme am Dienst müssen von Ihrem IdentityProvider (IdP) spezifische Attribute an den SP übertragen werden. Diese werden benutzt um nötige Datenstrukturen, die von OwnCloud benötigt werden, zu erzeugen.

Was wir von ihnen vorab benötigen

Vor Anbindung an den SP ist es zwingend notwendig, dass Sie uns ihre Rahmenparameter mitteilen, damit Sie für den Dienst freigeschaltet werden können. Diese sind:

• EntityID ihres Produktions-IdPs
• Gültige Nutzergruppen (Affiliation), die von ihnen als teilnahmeberechtigt vorgesehen sind

Hinweise hierzu:

Der SNS-SP weist alle EntityIDs ab, die nicht explizit erlaubt sind, um so unberechtigte Einrichtungen vom Dienst auszuschließen. Wir tragen dort erst gültige EntityID-Strings ein, wenn dieser von ihnen mitgeteilt wurde. Daraus folgt z.B. auch, dass sie uns informieren sollten, wenn sich ihre EntityID ändert.

Ähnliche Einschränkungen gelten für gültige Benutzergruppen. Diese sind zwischen den teilnehmenden Einrichtungen durchaus unterschiedlich und ggf. vertraglich festgelegt. Auch wenn es auf IdP-Seite ihrerseits bereits möglich ist, möchten wir auch auf SP-Seite gerne darauf passend filtern. Dafür müssen sie uns mitteilen, welche Benutzergruppen sie für den Dienst zulassen wollen. Mögliche Gruppen sind employee, staff, faculty, student oder member.

Bitte teilen Sie uns also mit, welche Gruppen sie für den Dienst vorgesehen haben. Erst wenn wir ihre Gruppen-Parameter eingestellt haben, wird die EntityID von uns freigeschaltet.

Nötige Attribute

Zwingend nötige Attribute um sich am Sync&Share NRW Dienst zu registrieren sind:

• eduPersonPrincipalName (EPPN)
• eduPersonScopedAffiliation
• givenName
• sn
• mail
• displayName

Optionaler Parameter:

• eduPersonEntitlement

Diese Attribute müssen von Ihrem IdP an den Sync&Share SP übertragen werden. Ohne diese Parameter ist es nicht möglich, ein Konto für den Sync&Share Dienst einzurichten.

Sciebo-seitige Verwendung der Attribute

Oben genannte Attribute werden auf folgende Weise weiter verarbeitet:

Aus der EPPN wird die Owncloud Account-ID gebildet. Mit dieser ID kann der Nutzer sich am Dienst einloggen und kann Dateien mit anderen Nutzern teilen. Dafür muss er die Account-ID des zu Teilenden wissen.

Aus givenName, sn und EPPN wird der interne Display Name des Owncloud-Systems gebildet. Dieser Display Name hat dabei immer die Form “Nachname, Vorname (Account-ID)”. Er wird beim Benutzer selber sichtbar sein, aber auch bei allen Dateien die mit oder von anderen Teilnehmern geteilt werden. Da Teilen von Dateien auch einrichtungsübergreifend möglich sein wird, ist diese Form nötig, um eindeutig identifizieren zu können, dass Dateien auch mit dem korrekten Ziel-Teilnehmer geteilt werden und es nicht zu Namensgleichheiten oder -Verwechslungen kommen kann.

Die eduPersonScopedAffiliation wird nur zur Überprüfung der Teilnahmeberechtigung benutzt und bisher nicht vom Owncloud-System verwendet. Sie wird jedoch mitgespeichert, um daraus ggf. zu einem späteren Zeitpunkt Owncloud-interne Gruppen bauen zu können und ggf. Nutzergruppenspezifische Berechtigungen abzuleiten.

Das mail Attribut wird nur intern vom Owncloud-System verwendet, um Benachrichtigungen zu verschicken. Die enthaltene Mail-Adresse ist danach von Benutzer nicht mehr konfigurierbar und im Owncloud-System auch nicht sichtbar.

Der displayName wird nicht vom Owncloud-System verwendet, sondern nur als zwingend nötiger Parameter im LDAP mitgespeichert. Er kann ggf. später z.B. in Anschreiben verwendet werden.

Sonderfall EPPN

Das Owncloud-System benötigt pro Nutzer eine unbegrenzt eindeutige Nutzer-ID. Es wurde deshalb die EPPN als Account-ID ausgewählt, um eine eindeutige ID zu erhalten, die an die Gepflogenheiten der teilnehmenden Einrichtungen angelehnt ist und mit Absicht einen passenden Erinnerungswert hat und um den Nutzern – sowohl beim Login als auch beim Teilen – das Leben zu erleichtern.

Für den Großteil der Teilnehmer ist dies die praktikabelste Lösung. Bei manchen Einrichtungen wird jedoch die lokale Benutzerkennung in einem Format gebildet, die Datenschutzbedenken aufwerfen kann. In diesem Fall ist zu prüfen, ob es zulässig ist, diese lokale Benutzerkennung auch für den Sync&Share NRW Dienst zu benutzen. Bitte behalten Sie dabei im Hinterkopf, dass Sync&Share NRW ein vertraglich abgesichertes und geschlossenes System der teilnehmenden Einrichtungen untereinander ist und der Betrieb der Systeme dem Sinne nach einer Auftragsdatenverarbeitung entspricht.

Für den Betrieb der IdPs und des SPs untereinander, gilt für das übertragene EPPN-Attibut folgende, nur im Sync&Share NRW Kontext gültige Ausnahmeregelung:

Sollten sie nicht damit einverstanden sein, dass ihre lokalen Benutzerkennungen im Sync&Share Dienst weiterverwendet werden, ist es ihnen frei gestellt die EPPN, die sie an den SNS-SP übertragen, ihren Wünschen entsprechend anzupassen. Die sehr wichtige Nebenbedingung dabei ist, dass die EPPN die sie an den SNS-SP schicken, trotzdem immer noch unbegrenzt eindeutig sein muss!

Als Beispiel wäre es z.B. möglich von Ihrem IdP aus das mail-Attribut (falls dies unbedenklicher ist als die lokale Benutzerkennung) als EPPN maskiert zu übertragen. Dies ginge natürlich auch mit beliebigen anderen Attributen, etwa wenn sie in ihrem Identity Management eigene Kennungen mit eigenem Format für den Sync&Share Dienst erzeugen und bei ihren lokalen Benutzerattributen hinterlegen. Aufwand und Ideenreichtum ist an dieser Stelle ihnen überlassen. Und um es noch mal zu wiederholen und zu betonen: Die Verantwortung, dass diese IDs dann eindeutig und persistent sind, liegt dann bei Ihnen!

Sonderfall eduPersonEntitlement

Im sciebo-System gibt es einige Berechtigungen, die sich nicht immer aus den übertragenen Attributen ableiten lassen. Daher gibt es in der ein paar spezielle eduPersonEntitlement-Strings, die von den lokalen IdPs mit übertragen werden können, um einem Benutzer bestimmte Berechtigungen zu geben.

Allgemeine Teilnahmeberechtigung

Hin und wieder kommt es vor, dass die Gruppenattribute, die bei den Einrichtungen lokal im IdentityManagement vorliegen, sich nicht auf passende Gruppen der Berechtigten für den Sync&Share Dienst abbilden lassen. So kann z. B. die lokal vorhandene Gruppe member manchmal zu viele oder zu wenige Identitäten enthalten, die dann z.B. nicht alle berechtigten Teilnehmer umfasst. Beispiele, die im Vorfeld oft genannt wurden, sind z.B. Alumni (die nicht teilnehmen dürfen) oder Lehrbeauftragte (die zwar teilnehmen sollen, aber z. B. nicht immer member sind).

Um ihnen die Möglichkeit zu geben, an dieser Stelle ein wenig feingranularer die Berechtigten zu bestimmen als nur member/employee/staff/faculty/student, haben wir ein eduPersonEntitlement definiert, welches – wenn es bei der Registrierung mit übertragen, wird – ganz unabhängig von der Affiliation-Zugehörigkeit trotzdem eine Registrierung der Nutzer zulässt.

Dieser spezielle eduPersonEntitlement-String lautet:

https://www.sciebo.de/entitlements/registration/AllowedUser

Die Methode, wie und wem sie diesen Parameter ihren berechtigten Nutzern zuordnen, falls diese nicht durch eine Gruppenzugehörigkeit erfasst werden, bleibt ihnen überlassen. Dies sollte jedoch die Ausnahme sein. Primäres Mittel der Wahl ist es, die Affiliation-Gruppen passend zu befüllen.

Quota-Erhöhung

Das Standard-Quota, welches sciebo-Nutzer hochladen dürfen, liegt derzeit bei 30 GB. Für Mitarbeiter der Hochschuleinrichtung, sowohl für Angestellte als auch für den Lehrkörper, ist jedoch eine Erhöhung des Quotas auf 500 GB gestattet.

Sciebo-seitig ist nicht immer ohne weiteres ersichtlich, welcher Benutzer nun Mitarbeiter und welcher nur Student ist. Nutzer, welche die eduPersonAffilliation employee, staff oder faculty besitzen, erhalten automatisch die Berechtigung ihr Quota zu erhöhen. Diese Attribute werden allerdings nicht von allen Hochschulen mit übertragen. Manchmal wird nur das member Attribut mitgeschickt, welches definitionsgemäß die genannten Gruppen zwar enthält, aber außerdem auch alle Studierenden umfasst.

Wir haben ein eduPersonEntitlement definiert, dass – wenn es gesetzt ist, – ebenso einem einzelnen Benutzer die Rechte gibt, sein Quota zu erhöhen. Hochschuleinrichtungen können so selber eruieren, ob eine bestimmte NutzerID zu einem Angestellten gehört, und diesem so die Berechtigung zur Quotaerhöhung erteilen.

Der eduPersonEntitlement-String für die Quota-Erhöhung lautet:

https://www.sciebo.de/entitlements/properties/Allow500GBQuota

Endnutzerformular zur Beantragung von Projektboxen

Die Einrichtung von Projektboxen erfolgt ausschließlich über den 1st-Level-Support der zugehörigen Einrichtung. Auf Wunsch kann jedoch jede Einrichtung bestimmten Endnutzern erlauben, einen Projektbox-Antrag über eine Webform versenden zu können. Die Webform wird im my.sciebo Portal für die berechtigten Endnutzer sichtbar. Die Berechtigung wird über ein Entitlement oder für bestimmte Affiliations gesetzt.

Mit der Webform wird ein Projektbox-Antrag per E-Mail an den 1st-Level-Support der Einrichtung versendet. Der Vorteil besteht darin, dass die notwendigen Informationen zum Anlegen der Projektbox nicht nochmals explizit vom Support rückgefragt werden müssen und dass zusätzlich Informationen über Projektboxen des Antragstellers zur Verfügung stehen. Alternativ zu dem Entitlement kann die Webform für bestimmte Nutzergruppen/Affiliation (beliebige Kombination aus student, employee, faculty oder staff) freigeschaltet werden.

Der eduPersonEntitlement-String für das Endnutzerformular zur Beantragung von Projektboxen lautet:

https://www.sciebo.de/entitlements/properties/AllowPboxRequest

Administrative Rechte

In der Sciebo-Verwaltung mySciebo können auch administrative Tätigkeiten durchgeführt werden, wie zum Beispiel Nutzer Sperren oder löschen, oder Projektboxen anlegen und verwalten. Hierfür muss man berechtigt sein. Wir unterscheiden zwischen lesenden und schreibenden administrativen Tätigkeiten. So ist z. B. der Sciebo-1st-Level Support eher an Informationen zum Status eines Accounts interessiert, sollte aber ggf. nicht gleich die Rechte haben, diesen auch zu löschen oder zu sperren.

Um einem lokalen Benutzeraccount entsprechende Rechte auf mySciebo zu geben, müssen diese eduPersonEntitlements zusammen mit den Benutzer-Attributen vom IdP übertragen werden. Zugriff auf administrative Tools wird durch folgende eduPersonEntitlement-Strings an einen Benutzer gebunden:

Lesende administrative Tätigkeiten:

https://www.sciebo.de/entitlements/permissions/AdminRead

Schreibende bzw. Statusverändernde administrative Tätigkeiten:

https://www.sciebo.de/entitlements/permissions/AdminWrite

Berechtigung um Projektboxen anzulegen:

https://www.sciebo.de/entitlements/permissions/CreatePbox

• Kontakt
• Nutzungsbedingungen
• Projekt
• Impressum & Datenschutz

6 - Gäste

An Projekten sind häufig auch Personen beteiligt, die sciebo eigentlich nicht nutzen können, da sie nicht Mitglied einer Teilnehmereinrichtung sind. Gerade hier ist ein einfacher Austausch von Daten jedoch wichtig. Daher gibt es für diese Fälle Gast-Kennungen, die Sie als Beschäftigte:r für Ihre Projektpartner:innen selbst anlegen können.

Wichtig: Gäste müssen sich auf gast.sciebo.de anmelden, da sie nicht Mitglied einer Organisation sind, die auf Sciebo vertreten ist!

Allgemeine Informationen

Als Gast-Kennung dient die E-Mail-Adresse des Gastes, die für die Einladung verwendet wurde. Das sciebo-Webinterface ist für Gäste über gast.sciebo.de erreichbar. Desktop-Client und Apps können von Gästen zur Synchronisation verwendet werden. Gast-Kennungen sind 12 Monate gültig, eine Verlängerung ist möglich. Dazu muss der Gast seinen Sponsorin kontaktieren, die bzw. der über das my.sciebo die Verlängerung durchführen kann. Nach Ablauf wird die Gast-Kennung gesperrt und nach weiteren 3 Monaten gelöscht.

Gäste können sciebo nur eingeschränkt nutzen, d.h. sie verfügen nicht über ein eigenes Speichervolumen und können Daten nicht aktiv teilen. Um mit Gästen zusammenzuarbeiten, müssen sciebo-Nutzer:innen zunächst Dateien und/oder Ordner mit ihnen teilen und ihnen die gewünschten Bearbeitungsrechte geben. Gäste können keine Dateien oder Ordner in ihrem Home-Verzeichnis, sondern nur in für sie freigegebenen Ordnern erstellen. Auf diese Weise nutzen Gäste das Speichervolumen der sciebo-Nutzer:innen, die mit Ihnen teilen.

Gäste einladen

Bitte beachten Sie, dass es nicht erlaubt ist, Gast-Kennungen für Mitglieder der Teilnehmereinrichtungen zu erzeugen.

1. Melden Sie sich in my.sciebo mit Ihrer zentralen Nutzerkennung (nicht sciebo-Kennung) an.
2. Wählen Sie den Menü-Punkt “Gäste einladen”.
3. Tragen Sie den Namen und die E-Mail-Adresse des Gastes in das Formular ein. Die E-Mail-Adresse dient als Gast-Kennung.
4. Klicken Sie auf “Einladung senden”. Eine Einladung wird nun per E-Mail an den Gast und in Kopie an Sie selbst - als sogenannte:r Sponsor:in des Gastes - versendet.

Hinweis: Wurde der Gast bereits von einer anderen Person eingeladen, werden Sie automatisch neue:r Sponsor:in. In diesem Fall wird auch der bzw. die vorherige Sponsor:in benachrichtigt.

Konto-Aktivierung als Gast

Damit Sie Ihr Gast-Konto nutzen können, müssen Sie zunächst Ihr Passwort setzen:

1. Klicken Sie auf den Link in der Einladungsmail.
2. Tragen Sie Ihre sciebo-Kennung ein. Ihre Kennung entspricht Ihrer E-Mail-Adresse, über die Sie die Einladung erhalten haben.
3. Geben Sie das Einmalpasswort ein.
4. Setzen Sie ein neues Passwort (mindestens 8 Zeichen).
5. Bestätigen Sie die Nutzungsbedingungen.
6. Klicken Sie auf “Passwort setzen”.
7. Melden Sie sich im sciebo-Webinterface unter gast.sciebo.de an, um Ihr Konto zu aktivieren.

Gäste verwalten

1. Melden Sie sich in my.sciebo mit Ihrer zentralen Nutzerkennung (nicht mit Ihrer sciebo-Kennung) an.
2. Wählen Sie den Menü-Punkt “Gäste verwalten”. Sie sehen nun eine Übersicht über alle Gäste, die Sie eingeladen haben.
3. Sie können an dieser Stelle folgende Aktionen durchführen:
   • Einladung erneuern (Für den Fall, dass der Gast die Einladung nicht rechtzeitig angenommen hat.)
   • Gast-Kennung verlängern (Verlängerung um weitere 12 Monate.)
   • Passwort zurücksetzen (Für den Fall, dass der Gast sein Passwort vergessen hat. Der Gast kann anschließend ein neues Passwort setzen. Er erhält die notwendigen Informationen automatisch per E-Mail.)
   • Gast-Kennung löschen

Mit Gästen teilen

Voraussetzung für das Teilen ist, dass der Gast Ihre Einladung akzeptiert und sein Konto aktiviert hat. Im Adressbuch des Teilen-Dialogs erscheint der Gast erst am Tag nach der Aktivierung und auch nur, wenn er die Funktion nicht deaktiviert hat.

1. Öffnen Sie (im Webinterface, im Client oder in der App) den Teilen-Dialog für die Datei oder den Ordner, den Sie teilen möchten.
2. Geben Sie im Textfeld den Namen des Gastes nach dem Prinzip “Nachname, Vorname” oder die Gast-Kennung ein. Wählen Sie den Gast aus der eingeblendeten Liste aus. Achten Sie dabei auf die Ergänzung „auf gast.sciebo.de“, denn nur mit diesem Hinweis ist die Auswahl korrekt. (Hat der Gast die Adressbuch-Funktion deaktiviert, geben Sie direkt Gast-E-Mail-Adresse@gast.sciebo.de ein.)
3. Bestimmen Sie, welche Rechte der Gast für die Datei oder den Ordner erhält, den Sie geteilt haben. Die Schreibrechte umfassen „erstellen“, „ändern“ und „löschen“. Wir empfehlen, die Teilen-Berechtigung „kann teilen“ zu deaktivieren. Sie können die Rechte jederzeit verändern.

Mehr zum Thema Teilen finden sie hier.

7 - Gefährliche Fehler

Es gibt einige Dinge, die man mit Sciebo einfach nicht machen sollte, weil dies aus technischen Gründen zu einem Datenverlust führen wird.

Leider ist nicht immer offensichtlich, dass das so ist.

Kombination des Sciebo-Clients mit anderen Sync-Diensten

Man darf nicht auf demselben Computer den Sciebo-Ordner einmal mit dem Sciebo-Client und einem anderen Client, etwa Google Drive, Dropbox oder Microsoft OneDrive benutzen.

Vor allem letzteres kann sich manchmal “unbemerkt” dazwischen schummeln.

Kombiniation des Sciebo-Clients mit einem weiteren Sciebo-Client

Man sollte das Sciebo-Verzeichnis nicht mit mehreren verschiedenen Sciebo-Clients nutzen, etwa auf einer Partition welche von unterschiedlichen Betriebssystemen genutzt wird.

Nutzung des Sciebo-Clients mit einem Netzlaufwerk

Der Sciebo-Ordner darf nicht auf Netzlaufwerken liegen.

Netzwerkfehler können hier schnell zu Datenverlusten führen und Netzwerkfehler sind häufiger als man denkt; es kann etwa passieren, dass Windows dann Sciebo einen leeren Ordner präsentiert, welches von Sciebo als “alles wurde gelöscht” interpretiert werden muss.

Einbindung des Sciebo-Ordners über die Webdav-Schnittstelle als Netzwerklaufwerk

Es wäre sehr schön, wenn das gut funktionieren würde.

In der technischen Umsetzung werden Dateien aber meist nicht direkt geschrieben, sondern nur zu bestimmten Zeitpunkten (die man als Nutzer:in nicht wirklich nachvollziehen kann), und so passiert es schnell, dass Dateien verschwinden oder in Sciebo nur noch “leer” existieren.

Verschieben von Ordnern innerhalb von Freigaben an einen anderen Ort außerhalb dieser Freigabe

Das Organisieren der Datenstrukturen innerhalb einer Freigabe sollte dem Besitzer der Daten bzw. dem Verwalter der Projektbox einer Freigabe vorbehalten sein. Oft verschieben Anwender, die lediglich die Share empfangen haben, Dateien oder gar ganze Verzeichnisse an eine ganz andere Stelle im System. Liegt dieser neue Ort außerhalb dieser Freigabe, dann sind diese Daten nur noch für denjenigen verfügbar, der die Daten verschoben hat. Bei allen anderen Anwendern werden diese Daten gelöscht.

Löschen von Daten innerhalb einer Freigabe

Das bedeutet in der Regel, dass diese Daten bei allen anderen Anwendern auch gelöscht werden. Über solche Aktionen sollte man sich ggfs. im Team absprechen.

8 - Howtos

8.1 - Cryptnc

Wir haben diese Seite noch nicht übersetzt. Hier finden sie die englische Version des Artikels.

8.2 - Projektboxen anlegen und verwalten

In diesem kleine HOW-TO möchten wir beschreiben, wie man eine Projektbox anlegt und so einrichtet, dass man eigentlich alles weitere mit dem eigenen Nutzeraccount erledigen kann.

Eine Projektbox benantragen

Um eine Projektbox zu beantragen, muss man zunächst den Projektboxantrag in mysciebo stellen. Das entsprechende Feld findet sich unter der Überschrift Projektboxverwaltung.

Dort muss man das Formular für die Projektbox ausfüllen; im Feld “Fachbereich/Arbeitsgruppe” bitte eine möglichst genaue Beschreibung der tatsächlichen Arbeitsgruppe angeben. Geben Sie außerdem im Feld E-Mail des Fachbereichs/der Arbeitsgruppe die E-Mail-Adresse einer Person an, die kontaktiert werden kann, falls Sie nicht erreichbar sind. Da die Projektbox nicht personengebunden ist, erleichtert dies bei Austritt aus der Hochschule und verwaisen der Projektbox eine Zuordnung der Daten.

Ein Passwort einrichten

Ist dieser Antrag angenommen worden, kann man in mysciebo die Projektboxverwaltung durch einen Klick auf “Projektboxen verwalten” aufrufen:

Dort muss man nun der Projektbox ein Passwort setzen.

In die Projektbox einloggen und Freigaben einrichten

Jetzt kann man sich mit dieser Projektbox in der eigenen Sciebo-Instanz einloggen. Für mich ist dies auf https://uni-muenster.sciebo.de. Man beachte beim Projektboxnamen das .pbox@institut am Ende, etwa für die Uni Münster .pbox@uni-muenster.de.

In der Projektbox kann man nun eine Ordnerstruktur aufbauen; oft reicht es, einfach einen Ordner zu haben, welchen man erst einmal mit der eigenen persönlichen Sciebo-Kennung teilt:

Die Rechte kann man durch einen Klick auf das Zahnrad bei der Freigabe einstellen. Standardmäßig ist alles erlaubt; für den eigenen Account ist dies auch sinnvoll, da man nun diesen Projektboxordner mit allen Projektpartner:innen teilen kann, ohne sich noch mal in die Projektbox gesondert einloggen zu müssen.

9 - Kontoverwaltung

In my.sciebo können Sie Informationen über Ihr Nutzerkonto abrufen, Ihr Passwort ändern, die Laufzeit Ihres Kontos verlängern und Ihr Konto löschen. Als Hochschulbeschäftigte können Sie außerdem Ihr Speichervolumen von 30 auf 500 GB erhöhen.

Kontoinformationen abrufen

1. Öffnen Sie my.sciebo. (Sie müssen sich dazu bei Ihrer Einrichtung authentifizieren.)

2. Klicken Sie auf „Kontoinformationen“. Dort können Sie folgende Informationen einsehen:

   • Kennung
   • Nutzername
   • E-Mail-Adresse
   • Speichervolumen
   • Ablaufdatum

Passwort ändern

1. Öffnen Sie my.sciebo. (Sie müssen sich dazu bei Ihrer Einrichtung authentifizieren.)
2. Klicken Sie auf „Passwort ändern“.
3. Geben Sie Ihr neues Passwort ein. Es kann Groß- und Kleinbuchstaben, Ziffern und folgende Sonderzeichen enthalten: . : ; = ! # ( ) +­ , - _ /
4. Bestätigen Sie die Passwortänderung.

Konto verlängern

Ihr Konto ist ab dem Datum der Verlängerung 12 Monate gültig. Solange Sie Mitglied Ihrer Einrichtung sind, können Sie Ihr Konto jederzeit verlängern.

1. Öffnen Sie my.sciebo. (Sie müssen sich dazu bei Ihrer Einrichtung authentifizieren.)
2. Klicken Sie auf „Konto verlängern“.
3. Bestätigen Sie die Verlängerung.

Konto löschen

Wenn Sie Ihr Konto löschen, werden Ihre in sciebo gespeicherten Daten unwiderruflich von den sciebo-Servern entfernt. Lokal gespeicherte Daten (d.h. über den Desktop-Client synchronisierte Daten) bleiben auf Ihrem PC erhalten.

Bitte beachten Sie, dass auch Shares gelöscht werden. Das heißt, Daten, die Sie mit anderen Nutzer:innen geteilt haben, stehen diesen nicht länger zur Verfügung. Informieren Sie diese Nutzer:innen bei Bedarf rechtzeitig, damit sie eigene Kopien erstellen können. Eine Liste mit allen Ordnern und Dateien, die Sie geteilt haben, können Sie im Webinterface einsehen.

1. Öffnen Sie my.sciebo. (Sie müssen sich dazu bei Ihrer Einrichtung authentifizieren.)
2. Klicken Sie auf „Konto löschen“.
3. Setzen Sie das Häkchen bei „Löschvorgang bestätigen“.
4. Klicken Sie auf „Löschen“.
5. Ihr Konto wird innerhalb der nächsten 24 Stunden gelöscht.

Speichervolumen erhöhen (nur Beschäftigte)

Als Beschäftigte:r haben Sie die Möglichkeit, Ihr Speichervolumen selbstständig auf 500 GB zu erhöhen.

1. Öffnen Sie my.sciebo. (Sie müssen sich dazu bei Ihrer Einrichtung authentifizieren.)
2. Klicken Sie auf „Volumen erhöhen“.
3. Bestätigen Sie die Volumenerhöhung.

10 - Nextcloud Migration

Sciebo stellt aktuell Schritt für Schritt alle Instanzen von ownCloud auf Nextcloud um. In den Grundfunktionen ändert sich hierbei nichts; es kommen lediglich ein paar Funktionen hinzu.

In diesem Dokument werden kurz die resultierenden Änderungen aufgeführt.

Generell kümmern wir uns wie gewohnt bei einer Anfrage über unser Kontaktformular um Ihr Anliegen.

Änderungen

• Apps sind jetzt oben am Seitenrand und nicht mehr oben links in dem Menü
• Gruppen heissen jetzt Teams und finden sich in der Contact-App
• Microsoft-Office-Formate werden nicht mehr in Onlyoffice, sondern in Collabora geöffnet. Collabora ist als Standard für sämtliche Office-Formate eingestellt. Das können wir auch leider nicht beeinflussen und ist eine Vorgabe durch den Hersteller Nextcloud. Sofern Probleme (z.B. Formatierung) bei MS-Dokumenten auftreten, können Sie bis auf Weiteres MS-Dokumente über das 3-Punkte-Menü mit OnlyOffice öffnen und bearbeiten. Achten Sie bitte darauf, dass bei der Zusammenarbeit an Dokumenten alle bearbeitenden Personen den gleichen Editor verwenden, weil sonst Konflikte bzw. Datenverluste zu erwarten sind. Die Ursache liegt darin, dass der OnlyOffice-Server und das Collabora eigenständige Server-Dienste sind, die nicht direkt miteinander kommunizieren können.
• es gibt jetzt ein paar neue Apps: Kalender, Kontakte, Deck (Kanban Board), Forms (Umfragen) und Polls (Abstimmungen)
• per Default ist der augenfreundliche Dark mode aktiviert; über das Menü oben rechts lassen sich auch Light Mode sowie High Contrast und Dyslexia-Modi einstellen
• Login nur noch mit Sciebo-Kennung: Aufgrund eines Bugs war es bisher möglich, sich mit der E-Mail-Adresse einzuloggen. Bitte benutzen Sie ausschließlich Ihre Sciebo-Kennung für den Login. Im Zweifelsfall können Sie in MySciebo herausfinden, wie diese lautet.
• Eingehende Freigaben können automatisch in einen eigenen Ordner einsortiert werden. Dieser kann unter Einstellungen/Teilen ausgewählt werden.
• Eingehende externe Freigaben (Federated Shares) müssen derzeit per Web-Interface (Glocken-Symbol) akzeptiert werden. Ein nächstes Update auf eine neuere Nextcloud-Version soll Abhilfe schaffen.

Zum Nextcloud Client updaten

Wir empfehlen allen Nutzenden, den alten Client zu deinstallieren und den neuen Nextcloud-basierten Client zu installieren. Siehe: Nextcloud-Clients or for english instructions: Nextcloud clients . Der ungebrandete Nextcloud-Client arbeitet aber genauso gut mit Sciebo zusammen und kann auch für andere Nextclouds verwendet werden. Ein gebrandeter Mobilclient steht aktuell nicht zur Verfügung, weswegen wir hier bitten, den ungebrandeten Nextcloud-Client aus den Stores zu verwenden.

Bekannte Eigenheiten:

• Der Nextcloud-Client synchronisiert unter Windows aus Kompatibilitätsgründen keine Dateien, die von Windows reservierte Zeichen in ihren Namen beinhalten ("?", “*”, “<”, “>”, “|”, “/”, “\” und “:”).

Anleitung zum Migrieren

1. Achten Sie darauf, dass eine eventuell laufende Synchronisation im bisher genutzten sciebo-ownCloud-Client zuvor abgeschlossen wurde.

2. Öffnen Sie den bisher installierten sciebo-ownCloud-Client und klicken Sie auf “Benutzerkonto”. Wählen Sie nun die Option “Entfernen” aus. Bestätigen Sie die Entfernung. Es gehen keine Daten verloren.

3. Beenden Sie nun den sciebo-ownCloud-Client.

4. Deinstallieren Sie den bislang genutzten sciebo-Client von Ihrem System.

5. WICHTIG: Betrachten Sie den bislang genutzten sciebo-Ordner auf Ihrer Festplatte als Backup und benennen Sie diesen um, z.B. in backup_sciebo.

6. Laden Sie sich den sciebo-Nextcloud-Client für Ihr Betriebssystem auf der folgenden Seite herunter: https://hochschulcloud.nrw/de/download/index.html Wir empfehlen einen Client ohne VFS zu verwenden.

7. Führen Sie die Installation des Clients durch. Wenn ein System-Neustart verlangt wird, führen Sie diesen durch.

8. Richten Sie den neuen Client ein, indem Sie zuerst Ihre Instanz auswählen. Über ein Browser-Fenster werden Sie nach einer Autorisierung mit Ihrer sciebo-Kennung gefragt werden.

9. Richten Sie die Synchronisierung nach Ihren Wünschen ein. Wählen Sie NICHT den bisher genutzen sciebo-Ordner auf Ihrer Festplatte aus. Gehen Sie zurück zu Schritt 5 dieser Anleitung, wenn Sie diesen ausgewählt haben und eine Fehlermeldung erhalten.

10. Schließen Sie den Einrichtungsassistenten ab und lassen Sie den PC an, bis die Synchronisation abgeschlossen ist. Trennen Sie das Gerät in der Zeit nicht vom Internet.

Für fortgeschrittene Nutzer

Sie können den Datenbestand aus dem alten Sync-Ordner per ROBOCOPY oder rsync -av (je nach Betriebssystem) in den neuen Ordner synchronisieren. Diese Kommandozeilen-Tools verhindern, dass neuere Daten auf dem Server von eventuellen älteren Daten des Clients überschrieben werden.

11 - Sicherheitseinstellungen

Im Webinterface können Sie zusätzliche Einstellungen vornehmen, um den Zugang zu Ihrem sciebo-Konto zu schützen.

2-Faktor-Authentifizierung

Die Zwei-Faktor-Authentifizierung ist eine Funktion, die die Sicherheit beim Zugriff auf das sciebo-Webinterface erhöht. Beim Login müssen Sie zusätzlich zum sciebo-Kennwort eine 6-stellige Ziffernfolge eingeben, die Sie jeweils aktuell über eine 2-Faktor-App erhalten.

1. Bevor Sie die 2-Faktor-Authentifizierung in sciebo aktivieren können, müssen Sie eine 2-Faktor-App für Ihr Mobilgerät herunterladen (z.B. FreeOTP, Google Authenticator).
2. Melden Sie sich anschließend im sciebo-Webinterface an.
3. Klicken Sie in der oberen Menüleiste auf Ihren Namen, dann auf “Einstellungen” und dort auf “Sicherheit”.
4. Sie das Häkchen, um die 2-Faktor-Authentifizierung zu aktivieren.
5. Ihnen wird ein QR-Code angezeigt. Scannen Sie den Code mit Ihrer 2-Faktor-App. (Alternativ können Sie den angezeigten Zahlencode manuell eingeben.)
6. Geben Sie nun die aktuelle Ziffernfolge aus der 2-Faktor-App ein in das dafür vorgesehene Feld ein und klicken Sie auf “Überprüfen”.
7. Wird “Geprüft” angezeigt, ist die Funktion aktiviert. (Wenn Sie den Code zu langsam eingeben bzw. zu spät bestätigen, müssen diesen Schritt mit der nächsten Ziffernfolge wiederholen.)

Hinweise:

• Wenn Sie verschiedene Mobilgeräte für die 2-Faktor-Authentifizierung verwenden möchten, scannen Sie den QR-Code direkt mit allen Geräten, da er später aus Sicherheitsgründen nicht mehr angezeigt wird.
• Falls Sie die 2-Faktor-App von Ihrem Mobilgerät löschen wollen, müssen Sie zuerst die 2-Faktor-Authentifizierung in sciebo deaktivieren. Ansonsten haben Sie nicht länger Zugriff auf das sciebo-Webinterface.

App-Passwörter

App-Passwörter sind 16-stellige Sicherheitscodes, die einem Gerät den Zugriff auf Ihr sciebo-Konto ermöglichen. Sie sind nur ein Mal gültig und werden anstelle des sciebo-Passwort beim Login eingegeben. Die Nutzung von App-Passwörtern ist nur in Ausnahmefällen sinnvoll, beispielsweise wenn das sciebo-Passwort auf Ihrem Endgerät im Klartext hinterlegt werden würde.

1. Melden Sie sich im sciebo-Webinterface an.
2. Klicken Sie in der oberen Menüleiste auf Ihren Namen, dann auf “Einstellungen” und dort auf “Sicherheit”.
3. Geben Sie im Feld “App-Name” einen Namen ein und klicken Sie auf “Neuen App-Passcode erstellen”.
4. Das App-Passwort wird Ihnen nun angezeigt. Verwende Sie es, um sich in der gewünschten App bzw. auf dem gewünschten Gerät bei sciebo anzumelden.
5. Klicken Sie auf “Erledigt” um den Vorgang abzuschließen.

12 - Teilen

Anleitung

1. Bei dem zu teilenden Ordner auf das teilen Symbol klicken:

2. Suchbegriff in das erschienene Textfeld eingeben:
   WICHTIG: Falls der Nutzer nicht an ihrer Institution ist muss der Suchbegriff folgendermaßen formatiert sein: SCIEBOKENNUNG@institution.sciebo.de. Ansonsten genügt die Sciebokennung. Die Sciebokennung selber sieht aus wie eine eMail-Adresse, also z.B. mmustermann@uni-muenster.de. Um also Max Mustermann, der an der Universität Münster studiert zu finden, muss man folgenen Suchbegriff eigeben:
   mmustermann@uni-muenster.de@uni-muenster.sciebo.de.
   Wenn der Nutzer, nach dem gesucht werden soll an ihrer Institution ist, dann kann er relativ einfach gefunden werden, sie können z.B. den Suchbegriff folgendermaßen formatieren: Nachname, Vorname.

3. Den Nutzer aus der Liste auswählen

Hinweis: Ein Nutzer taucht bei der Suche nicht auf:
Da sehr viele Nutzer an vielen Institutionen verzeichnet sind, kommt die Autovervollständigungs-Funktion bei der Suche nach Nutzern nicht hinterher. Deshalb kann es vorkommen, dass ein Nutzer, obwohl er verzeichnet ist bei Suche nicht auftaucht. Um dieses Problem zu umgehen können sie den Suchbegriff (also sowas wie mmustermann@uni-muenster.de@uni-muenster.sciebo.de) vorher in eine Textdatei schreiben und ihn dann kopieren und in die Suchleiste einfügen.

Zudem müssen derzeit Nutzende sich zumindest einmal in der Sciebo-Weboberfläche angemeldet haben, bevor man mit ihnen teilen kann.

Federated Shares - Teilen über Institutsgrenzen hinweg

Dateien und Ordner können mit anderen Nutzern geteilt werden - auch über Institutionsgrenzen hinweg.

Hintergrund

Für eine Federated Share (aka entfernte Freigabe oder Remote Share) muss das System die Ziel-Kennung und den Ziel-Server kennen. Zur Erkennung, ob es sich bei einer Freigabe um einen Federated-Share handelt, verwendet das System den Klammeraffen @. Also kann auch eine lokale Sciebo-Kennung (z.B. mmustermann@uni-muenster.de) als Federated-Share fehlinterpretiert werden. Ist ein Anwender nicht registriert bzw. ist sein Konto nicht vollständig aktiviert, wird nur die Federated-Share auch für ein solches Konto angeboten. Wählt man also für max.mustermann@hochschule.de die Option Federated Share, dann vermutet der Server, dass unter hochschule.de eine ownCloud- bzw. Sciebo-Installation vorhanden ist. Das ist aber in aller Regel nicht der Fall. Ist das obige Konto an einer anderen Hochschule registriert, lautet die sogenannte Federated-Cloud-ID in dem Falle mmustermann@uni-muenster.de@uni-muenster.sciebo.de, da die Sciebo-Installation auf dem Server uni-muenster.sciebo.de zu finden ist.

Einschränkungen

Federated Shares sind derzeit kritisch, was die Anzahl an Objekten innerhalb einer solchen Freigabe anbelangt. Je mehr Objekte eine Freigabe dieser Art enthält, umso schwieriger ist es für den Ziel-Server, sich die Informationen vom teilenden Server zu holen. Das kann zu Problemen mit der Synchronisation via Desktop-Client führen. Oft werden problematische Freigaben/Verzeichnisse als “Pending” oder “Ausstehend” im Web-Interface gekennzeichnet.

12.1 - File Drops

Wenn Sie Daten von Externen empfangen möchten, die zu groß für einen E-Mail-Anhang sind, können Sie einen sogenannten Filedrop anlegen. Dazu erstellen Sie einen öffentlichen Link und wählen bei den Berechtigungen “Herunterladen / Ansehen / Hochladen”, oder “Nur Hochladen (File Drop)” sofern die Gegenseite die Dateien nicht sichten können soll.

Für den internen Dateiaustausch kann eine normale Freigabe sinnvoller sein, insbesondere wenn an dem Dokument kollaboriert werden soll.

Hierzu erstellen Sie einen Ordner, etwa “filedrop”. Im Kontextmenü auf der rechten Bildschirmseite wählen Sie dann unter dem Teilen Reiter die Option “Öffentlichen Link erstellen”.

Hier können Sie nun die entsprechenden Berechtigungen einstellen, sowie ein Passwort oder Ablaufdatum:

Das Ablaufdatum ist nicht “hart”, d.h. das System räumt die Freigabe nicht um Punkt 0 Uhr weg, sondern üblicherweise dauert es einige Stunden.

12.2 - Gruppen

Wenn Sie häufig Daten mit derselben Personengruppe teilen, können Sie hierfür im Webinterface eine Gruppe erstellen. Sie müssen Daten dann nicht länger mit jeder Person einzeln teilen, sondern können einfach die von Ihnen erstellte Gruppe auswählen. Alle Mitglieder der Gruppe erhalten automatisch Zugang zu den Daten. Die Bearbeitungsrechte können Sie wie gewohnt beim Teilen einstellen. Beachten Sie jedoch, dass Gruppen nur aus Mitgliedern Ihrer eigenen Einrichtung bestehen können.

Gruppen anlegen

1. Melden Sie sich im sciebo-Webinterface an.
2. Klicken Sie in der oberen Menüleiste auf Ihren Namen und dann auf “Einstellungen”.
3. Wählen Sie “Benutzerdefinierte Gruppen”.
4. Geben Sie einen neuen Gruppennamen in das Textfeld ein und klicken Sie auf “Gruppe erstellen”.
5. Das Mitglieder-Menü öffnet sich rechts.
6. Geben Sie im Textfeld den Namen einer Person, die Sie zur Gruppe hinzufügen möchten, nach dem Prinzip “Nachname, Vorname” ein. Wählen Sie die Person aus der eingeblendeten Liste aus. Sie wird nun der Gruppe hinzugefügt. Wiederholen Sie den Vorgang für alle weiteren Personen.

Gruppen verwalten

Um Ihre Gruppen zu verwalten, müssen Sie sich im Webinterface anmelden. Klicken Sie in der oberen Menüleiste auf Ihren Namen, dann auf “Einstellungen” und wählen Sie “Benutzerdefinierte Gruppen”.

Gruppe umbenennen

1. Halten Sie den Mauszeiger über die gewünschte Gruppe. Klicken Sie auf das Stift-Symbol, das nun neben dem Namen erscheint.
2. Ändern Sie den Namen und bestätigen Sie die Änderung, indem Sie die “Enter”-Taste drücken.

Gruppe entfernen

1. Halten Sie den Mauszeiger über die gewünschte Gruppe. Klicken Sie auf das Mülleimer-Symbol, das nun erscheint.
2. Klicken Sie im Pop-up-Fenster auf “Ja”, um das Löschen zu bestätigen.

Gruppenmitglieder verwalten

Um die Mitglieder einer Ihrer Gruppen zu verwalten, müssen Sie sich im Webinterface anmelden. Klicken Sie in der oberen Menüleiste auf Ihren Namen, dann auf “Einstellungen” und wählen Sie “Benutzerdefinierte Gruppen”.

Gruppenmitglieder hinzufügen

1. Klicken Sie die Gruppe an, zu der Sie Mitglieder hinzufügen möchten. Das Mitglieder-Menü öffnet sich rechts.
2. Geben Sie im Textfeld den Namen einer Person, die Sie zur Gruppe hinzufügen möchten, nach dem Prinzip “Nachname, Vorname” ein. Wählen Sie die Person aus der eingeblendeten Liste aus. Sie wird nun der Gruppe hinzugefügt. Hinweis: Leider können nur NutzerInnen derselben Hochschule in eine Gruppe aufgenommen werden.

Gruppenrollen ändern

Gruppenmitglieder können entweder “Gruppenbesitzer:in” oder “Mitglied” sein. Gruppenbesitzer:innen stehen alle Bearbeitungsoptionen für die Gruppe zur Verfügung (u.a. Löschen, Umbenennen, Mitglieder hinzufügen/entfernen). Es kann mehrere Besitzer:innen geben. Mitglieder können dagegen keine Änderungen an der Gruppe vornehmen. Standardmäßig ist nur die Person Gruppenbesitzer:in, die die Gruppe erstellt hat. Falls Sie die Rollen ändern wollen, gehen Sie wie folgt vor:

1. Klicken Sie die Gruppe an, deren Mitgliederrollen Sie ändern möchten. Das Mitglieder-Menü öffnet sich rechts.
2. In der Liste der Gruppenmitglieder sehen Sie, welches Mitglied welche Rolle hat.
3. Halten Sie den Mauszeiger über die gewünschte Person. Klicken Sie auf das Stift-Symbol, um die Rolle zu ändern. (Wenn Sie Ihre Rolle als Gruppenbesitzer:in abgeben wollen, müssen Sie dies zusätzlich bestätigen, da Sie keine Änderungen mehr vornehmen können, wenn Sie die Rolle abgegeben haben.)

Gruppenmitglieder entfernen

1. Klicken Sie die Gruppe an, aus der Sie Mitglieder entfernen möchten. Das Mitglieder-Menü öffnet sich rechts.
2. Halten Sie den Mauszeiger über die gewünschte Person. Klicken Sie auf das Mülleimer-Symbol, das nun erscheint.
3. Klicken Sie im Pop-up-Fenster auf “Ja”, um das Löschen zu bestätigen.

Mit einer Gruppe teilen

Mit einer Gruppe können Sie im Prinzip genauso teilen, wie mit einzelnen Nutzer:innen. Folgen Sie je nach Plattform (Webinterface, Client oder App), über die Sie teilen möchten, der passenden Anleitung. Beachten müssen Sie dabei nur folgende Unterschiede:

• Statt des Personennamens geben Sie den Gruppennamen beim Teilen ein.
• Bearbeitungsrechte können Sie nur für die Gruppe als Ganzes und nicht für einzelne Gruppenmitglieder einstellen.

12.3 - Links zu geteilten Ordnern

Wenn sie einen Ordner teilen, oder ein Ordner mit ihnen geteilt wurde, in dem es sehr viele Unterordner gibt, dann ist es lästig immer wieder durch die gesamte Struktur zu navigieren oder anderen Menschen zu beschreiben, an welcher Stelle in der Struktur eine bestimmte Datei gespeichert wurde. Sie können einen Link erstellen, der direkt zu einem Ordner in der Struktur führt. Dies funktioniert nur, falls der geteilte Ordner für alle beteiligten auf der höchsten Ebene ist, also zu sehen ist, wenn sie sich bei sciebo einloggen. Der Link hat dann die folgende Form:

https://<Institution der Person mit der sie teilen>.sciebo.de/?dir=/<Pfad>/<zum>/<Ordner>/

Sie können das folgende Tool nutzen, um einen Link zu dem Ordner zu generieren.

Link Teilen:

1. Navigieren Sie im Browser bei sciebo zu dem Ordner, den sie Teilen wollen.
2. Kopieren Sie den Link aus der Adresszeile. Geben Sie den Link in dem Feld “Dateien-URL” ein.
3. Klicken Sie auf “Anwenden”.
4. Teilen Sie nun den Link zu dieser Seite. Die Angaben, die sie gemacht haben bleiben persistent.

Link Folgen:

Sie haben einen Link zu dieser Seite erhalten.

1. Geben sie im Dropdown-Menu “Ihre Institution” ihre Institution ein.
2. Sie können nun dem Link im Feld “Link zur Datei” folgen.

12.4 - Projektboxen

Projektboxen sind spezielle sciebo-Accounts für Arbeitsgruppen, die mit sehr großen Datenmengen (30 GB bis 2 TB) arbeiten. Sie eignen sich besonders für langfristige Projekte mit wechselnder Projektleitung. Projektboxen sind nicht an einzelne Personen gebunden, d.h. die Rolle des Besitzers bzw. der Besitzerin ist übertragbar. Projektboxen werden im my.sciebo-Bereich des Besitzers bzw. der Besitzerin verwaltet.

Hier klicken für “HOW TO: Eine Projektbox anlegen”

Verfügbarkeit und Antragsweg

Die unten aufgeführten Einrichtungen stellen Projektboxen zur Verfügung. Sofern nicht anders vermerkt, können alle Beschäftigten mit einem sciebo-Account einen entsprechenden Antrag stellen.

Antrag über my.sciebo

• Deutsche Hochschule der Polizei
• Fernuni Hagen
• FH Dortmund
• FH Münster
• Folkwang-Uni Essen
• hbz NRW
• HS Bielefeld
• HS Bochum (nur Professor*innen)
• HS für Gesundheit
• HS für Tanz und Musik Köln
• HS Hamm-Lippstadt
• HS Rhein-Waal
• Kunstakademie Düsseldorf
• Kunstakademie Münster
• Ruhr-Universität Bochum
• RWTH Aachen
• TH Köln
• TH Georg Agricola Bochum
• TU Dortmund
• Uni Bonn
• Uni Düsseldorf
• Uni Köln
• Uni Münster
• Uni Paderborn
• Uni Siegen
• Uni Wuppertal

Antrag an das IT-Center

• FZ Jülich: E-Mail an IT-Beauftragte/Administrator*innen
• Uni Bielefeld: E-Mail an Servicedesk

Spezielles Formular

• FH Aachen
• Uni Duisburg-Essen

Antrag

Der Antrag sollte folgende Informationen enthalten:

• Antragsteller*in
• Projektbox-Name/-Kennung: 4 bis 32 Zeichen; z. B. Projekt-XY mit der Kennung projekt-xy.pbox@Ihre-Einrichtung.de"
• Institut/Organisationseinheit
• Projektbeschreibung: Neben einem Projekttitel und einem kurzen Abstract können Informationen zur verantwortlichen Organisationseinheit, zur Projektlaufzeit, zu den Projektbeteiligten oder der Förderung sinnvoll sein. Der Text darf maximal 150 Worte umfassen.
• Speichervolumen: 30, 500, 1.000 oder 2.000 GB

Bei allen Anträgen entscheidet der Support der Einrichtung über eine Bewilligung. Nach Genehmigung des Antrags werden Sie per E-Mail benachrichtigt.

Aktivierung

Damit Sie die Projektbox nutzen können, müssen Sie zunächst das Passwort setzen:

1. Melden Sie sich in my.sciebo mit Ihrer zentralen Nutzerkennung (nicht sciebo-Kennung) an.
2. Wählen Sie den Menü-Punkt “Projektbox Passwort ändern”.
3. Wählen Sie die gewünschte Projektbox aus der Dropdown-Liste aus.
4. Geben Sie das neue Passwort ein.
5. Melden Sie sich mit der Projektbox-Kennung im sciebo-Webinterface Ihrer Einrichtung an, um die Projektbox zu aktivieren.

Nutzung

Der direkte Zugang zur Projektbox ist nur für die Vergabe von Zugriffsberechtigungen auf den zentralen Projektordner (mittels Shares) und die Verwaltung der zugehörigen Bearbeitungsrechte notwendig:

1. Melden Sie sich mit den Login-Daten der Projektbox im sciebo-Webinterface Ihrer Einrichtung an.
2. Erstellen Sie einen zentralen Projektordner, der für die Projektdaten genutzt werden soll.
3. Teilen Sie diesen Ordner mit Ihrer eigenen, persönlichen sciebo-Kennung und den anderen Projektteilnehmer*innen.
4. Sie selbst und die Projektteilnehmer*innen können nun über ihre eigenen sciebo-Konten auf den geteilten Projektboxordner zugreifen und dort Ordner und Dokumente erstellen und bearbeiten.

Verlängerung und Übertragung

• Verlängerung: Die Laufzeit einer Projektbox beträgt 2 Jahre. Eine Verlängerung ist über my.sciebo möglich.
• Übertragung: Die Übertragung einer Projektbox wird über my.sciebo initiiert. (Hinweis: Um die Übertragung auf eine andere Person zu ermöglichen, dürfen von den Beteiligten keine persönlichen oder urheberrechtlich geschützten Daten gespeichert werden.)

13 - Wissenswertes

13.1 - Berechtigungen

Wer darf welche Daten in Sciebo ablegen?

Welche Daten gibt es?

Die Einteilung in Vertraulichkeitsklassen erfolgt durch den Informationseigentümer nach sorgfältiger Abwägung, wobei bei Unsicherheit die höhere Stufe gewählt und die Klassifizierung bei wesentlichen Änderungen oder veränderten Umständen überprüft und angepasst wird.

Vertraulichkeitsklassen:

1. Öffentlich (V1)

• Beschreibung: Informationen zur allgemeinen Veröffentlichung.
• Beispiele: Pressemitteilungen, öffentliche Webseiten, Universitätsmagazine.
• Schutzbedarf: Normal.

2. Intern (V2)

• Beschreibung: Informationen für Universitätsangehörige, nicht als vertraulich eingestuft.
• Beispiele: Interne Richtlinien, Intranet-Inhalte, Dienstanweisungen.
• Schutzbedarf: Normal.

3. Vertraulich (V3)

• Beschreibung: Informationen, deren Verbreitung Schäden verursachen kann.
• Beispiele: Gehaltsabrechnungen, vertrauliche Forschungsdaten, Vertragsentwürfe.
• Schutzbedarf: Hoch.

4. Streng vertraulich (V4)

• Beschreibung: Sehr sensible Informationen mit potenziell schwerwiegenden Folgen bei unautorisierte Offenlegung.
• Beispiele: Patentunterlagen, Patientendaten, Passwörter.
• Schutzbedarf: Sehr hoch.

Datenschutz- und Zugriffsrichtlinien für digitale Daten an Universitäten

alter Stand:

Die aktuellen Daten hierzu finden Sie hier.

13.2 - Client Logs

Client Logs

Wenn der Client Fehler aufwirft, ist es haeufig hilfreich, wenn man dem Support Logs mitschicken kann, in welchen der Client vielleicht etwas mehr Aufschluss darueber gibt, was genau schiefgelaufen ist.

Standardmäßig sammelt der Client keine Logs ein. In neueren Desktop-Clients kann man die Logs durch einen Druck auf die F12-Taste konfigurieren; in diesem Menü wird auch angezeigt, wo die Logs liegen und man kann den entsprechenden Ordner öffnen.

13.3 - Datenhoheit

Generell unterscheiden wir zwischen zwei Arten von Konten:

• Persönliche Accounts
• Projektboxen

Persönliche Accounts

Bei persönlichen Accounts ist die Situation ganz klar: Die Dateien gehören der jeweiligen Person.

Hat man eine Freigabe durch eine Person erhalten, erhält man zwar temporären Zugriff, aber kein Recht an diesen Dateien. Sollte die Freigabe verschwinden, etwa weil die Person diese zurückzieht oder ihr Account gelöscht wird, weil die Person nicht mehr mit der Institution assoziiert ist, verliert man den Zugriff auf diese Dateien.

In dem Fall können wir den Zugriff auf die Dateien für Dritte auch nicht wiederherstellen.

Projektboxen

Bei Projektboxen liegt die Datenhoheit essenziell bei den Institutionen, bzw. den eingetragenen Projekten. Scheiden Mitarbeiter:innen aus, verwaist die Projektbox zwar erst einmal, allerdings kann dann ein:e neue:r Mitarbeiter:in mithilfe des Supports und unter Glaubhaftmachung des Anspruchs diese wieder übernehmen.

Behandlung dienstlicher Daten

Die Reglementierung der Behandlung dienstlicher Daten unterliegt den jeweiligen Instituten. Generell ist hier keine Unterscheidung zwischen einer Speicherung auf privaten Geräten und einer Speicherung in dem persönlichen Speicherbereich von Sciebo möglich. Daten mit höherem Schutzbedarf sollten demgemäß in dedizierten Projektboxen abgelegt werden. Eine klare Zuordnung zu Arbeitsgruppen im Projektboxantrag beugt hier auch Schwierigkeiten im Support vor, wie etwa bei dem Ausscheiden von Mitarbeitenden aus dem Dienst o.ä..

13.4 - Known Bugs

Known Bugs

Es gibt leider Probleme, die wir zwar kennen, aber nicht (unmittelbar) beheben können.

Auto Updates des Desktopclients defekt

Der Desktopclient besitzt einen Autoupdater, der sicherstellen soll, dass immer die neuste von uns zur Verfügung gestellt Version installiert ist. Stellenweise funktioniert dieser Mechanismus aber nicht, so dass ältere Versionen vorhanden sind. Zum aktuellen Zeitpunkt (November 2024) sollte Version 5.3.1 verteilt werden. Wenn bei Ihnen noch eine ältere Version vorhanden ist, sollten Sie den Client einmal manuell updaten, indem Sie die neue Version von {< rawhtml >}www.sciebo.de{< /rawhtml >} herunterladen und installieren.

Probleme mit Updates des Desktopclients unter Linux

Sporadisch kann es zu Problemen mit den Signaturen des Clients kommen. Wenn “apt update” etwas von “invalid signature” sagt, kann es sich lohnen, die in {< rawhtml >}diesem GitHub issue {< /rawhtml >} beschriebenen Tipps zu befolgen.

Desktopclient unter Linux startet nicht mehr

Wenn der Desktopclient die folgende Fehlermeldung wirft:

qt.qpa.plugin: Could not load the Qt platform plugin "xcb" in "" even though it was found. This application failed to start because no Qt platform plugin could be initialized. Reinstalling the application may fix this problem.

könnte es sein, dass die Umgebungsvariable LD_LIBRARY_PATH=/usr/lib/x86_64-linux-gnu gesetzt ist. In diesem Fall könnte es helfen, die Umgebungsvariable wie folgt zu ändern: env LD_LIBRARY_PATH="/opt/ownCloud/qt-5.15.2/lib/x86_64-linux-gnu/qt5/plugins/platforms" sciebo.

Teilen: Ein Nutzender kann nicht gefunden werden

Dies ist nur teilweise ein Bug und lässt sich insofern schwer beheben. Es gibt mehrere Gründe, warum eine Person beim Teilen in sciebo nicht gefunden werden kann:

• Die Person hat kein sciebo-Konto
• Die Person hat sich noch nie in sciebo angemeldet
• Es wurde nicht die sciebo-Kennung, sondern die E-Mail-Adresse angegeben (diese müssen nicht identisch sein)
• Die Syntax “Nachname, Vorname” funktioniert nicht, da die Person in den Einstellungen ausgewählt hat, darüber nicht gefunden werden zu können oder erst seit einem Tag registriert ist
• Man hat sich beim Eingeben der Kennung vertippt, kurz gewartet und dadurch die Suche getriggert und noch während diese läuft, die Kennung korrigiert. Tipp: Die Kennung per Copy&Paste eintragen

13.5 - Löschfristen