Sciebo Dokumentation

• 1: Getting started
• 1.1: Einen sciebo-Account erstellen
• 1.2: Webinterface
• 1.2.1: Dateien (gemeinsam) bearbeiten
• 1.2.2: Dateien & Ordner löschen & wiederherstellen
• 1.2.3: Dateien und Ordner teilen und erhalten
• 1.2.4: Dateien und Ordner verwalten
• 1.2.5: Server-Liste
• 1.2.6: Weitere Funktionen
• 1.3: Client
• 1.3.1: Installation und Einrichtung des Clients
• 1.3.2: Client Einstellungen
• 1.3.3: Dateien und Ordner teilen
• 1.3.4: Synchronisationseinstellungen
• 1.3.5: Client-Status-Icons
• 1.4: Android App
• 1.4.1: Android App installieren und konfigurieren
• 1.4.2: Dateien & Ordner löschen und wiederherstellen
• 1.4.3: Dateien & Ordner teilen
• 1.4.4: Erstellen, umbenennen und verschieben
• 1.4.5: Hoch- und herunterladen
• 1.5: Projektboxen anlegen und verwalten
• 1.6: Gruppen
• 1.7: Gäste
• 2: FAQs
• 3: Aktuelle Störungen
• 4: Download
• 5: Wissenswertes
• 5.1: Arbeitsweise von Sciebo
• 5.2: Barrierefreiheit
• 5.3: Berechtigungen
• 5.4: Client Logs
• 5.5: Datenhoheit
• 5.6: Löschfristen
• 6: Teilen
• 6.1: Besitz-Übertragung
• 6.2: Links zu geteilten Ordnern
• 6.3: Projektboxen
• 7: Apps
• 7.1: *Cloud - FileLink mit Thunderbird verknüpfen
• 7.2: Filedrop mit Scripts befüllen
• 7.3: Joplin
• 7.4: Obsidian
• 7.5: Office Integration
• 7.6: Overleaf
• 7.7: Projektverwaltung mit Deck
• 8: Sicherheitseinstellungen
• 9: Gefährliche Fehler
• 10: Kontoverwaltung
• 11: Nextcloud Migration
• 12: Für den Support
• 12.1: AAI
• 13: Benötigte Informationen bei auftretenden Problemen
• 14: The hidden pages
• 14.1: Cryptnc
• 14.2: Test

Willkommen bei der weiterführenden Sciebo-Dokumentation!

Hier gibt es detailliertere Erklärungen zu den Grundfunktionen für Interessierte und ein paar Kniffe für Fortgeschrittene.

Diese Seiten befinden sich im Aufbau. Die ursprüngliche, nicht weiter gepflegte Seite finden Sie hier.

HILFE! Alles sieht anders aus!

Inzwischen wurden sämtliche Instanzen auf Nextcloud umgestellt. Mehr siehe hier: Nextcloud-Migration

1 - Getting started

1.1 - Einen sciebo-Account erstellen

Um einen Account zu registrieren, folgen Sie bitte dieser Anleitung:

1. Klicken Sie auf der Hauptseite von sciebo auf „Registrierung“.

2. Auf der nächsten Seite finden Sie ein Dropdown-Menü. Wählen Sie dort Ihre Einrichtung aus und klicken Sie auf „Auswählen/Select“.

3. Sie werden auf die Shibboleth-Anmeldeseite Ihrer Einrichtung weitergeleitet. Geben Sie dort bitte Ihren Benutzernamen und Ihr Kennwort ein, die Sie für Ihre Hochschuldienste verwenden. Setzen Sie ein Häkchen bei der Option „Die zu übermittelnden Informationen anzeigen, damit ich die Weitergabe gegebenenfalls ablehnen kann“, sodass Sie die weitergeleitete Information noch einmal überprüfen können, und klicken Sie auf „Login“.
4. Wenn alle Informationen korrekt sind, bestätigen Sie die Registrierung durch Klicken auf „Ja, ich bin einverstanden“. (Wenn die Informationen nicht übereinstimmen, wenden Sie sich bitte an den lokalen IT-Support Ihrer Hochschule.)
5. Als Nächstes gelangen Sie auf die Registrierungsseite, wo Sie gebeten werden, ein Passwort für Ihr sciebo-Konto zu setzen. Innerhalb von 15 Minuten nach Passwort-Setzen sollte Ihr sciebo-Account aktiv sein und Sie sollten sich am Sciebo-Server Ihrer Einrichtung anmelden können.

1.2 - Webinterface

Mit dem Webinterface können Sie via Webbrowser überall auf Ihre Daten zugreifen. Egal, ob Sie Daten hochladen, herunterladen, bearbeiten, löschen oder teilen möchten oder ob Sie mit mehreren Personen zeitgleich an einer Datei arbeiten wollen – im Webinterface können Sie alle Vorteile von sciebo nutzen.

1.2.1 - Dateien (gemeinsam) bearbeiten

Dateien bearbeiten

1. Klicken Sie auf den Dateinamen, um den Editor zu öffnen. Je nach Dokument-Typ (Text, Präsentation oder Tabelle) gelangen Sie direkt zum passenden Editor.
2. Bearbeiten Sie die Datei. Allgemeine Hilfestellung zur Bedienung erhalten Sie im Editor unter „Datei > Hilfe“. Änderungen werden automatisch zwischengespeichert.
3. Um zur Dateiübersicht zurückzukehren, klicken Sie auf das Ordner-Symbol rechts in der oberen Menüleiste des Editors. Die Datei wird hierbei erneut gespeichert.

Dateien simultan bearbeiten

Im Webinterface können Sie Dateien gemeinsam mit anderen sciebo-Nutzer:innen Ihrer Einrichtung bearbeiten. Voraussetzung ist, dass die Datei mit allen geteilt wird und die passenden Bearbeitungsrechte vergeben wurden. Das simultane Bearbeiten bietet gleichzeitigen Zugang zu Text-, Präsentations- und Tabellendokumenten, einer Review-Funktion (visuelle Markierung der bearbeiteten Elemente), einer Kommentar-Funktion und einer Chat-Funktion.

Die Anzahl der Nutzer:innen, die das Dokument aktuell bearbeiten, wird am rechten oberen Ende der Bedienleiste angezeigt. Klicken Sie auf das Nutzersymbol um die Namen der bearbeitenden Personen zu erfahren.

1.2.2 - Dateien & Ordner löschen & wiederherstellen

Dateien & Ordner löschen

Gelöschte Dateien/Ordner bleiben ca. dreissig Tage in Ihrem Papierkorb, bevor sie endgültig gelöscht werden. Sie können den Papierkorb unter „Gelöschte Dateien“ im linken Menü einsehen.

Einzelne Dateien/Ordner löschen

1. Klicken Sie auf die drei Punkte neben der Datei bzw. dem Ordner und wählen Sie „Löschen“.
2. Die Datei bzw. der Ordner wird in den Papierkorb verschoben.

Mehrere Dateien/Ordner löschen

1. Wählen Sie die Dateien/Ordner aus, die Sie löschen möchten, indem Sie die Kästchen am Datei- oder Ordnersymbol anhaken.
2. Klicken Sie auf die drei Punkte, die in der oberen Menüleiste erscheinen, und wählen “Dateien löschen” Option.
3. Die Dateien/Ordner werden in den Papierkorb verschoben.

Mit Ihnen geteilte Dateien & Ordner entfernen

Wenn Sie eine Datei bzw. einen Ordner, der mit Ihnen geteilt wurde, nicht mehr benötigen, können Sie den Share aufheben. Die Datei bzw. der Ordner wird aus Ihrem sciebo-Account entfernt, bleibt aber bei dem bzw. der Besitzer:in erhalten.

1. Klicken Sie auf die drei Punkte neben der Datei bzw. dem Ordner und wählen Sie „Diese Freigabe verlassen“.
2. Die Datei bzw. der Ordner wird aus Ihrem sciebo-Account entfernt. Sie werden nicht in den Papierkorb verschoben, wenn Sie diese Freigabe benötigen, müssen Sie den Besitzer wieder kontaktieren, sodass er/sie für Sie dieser Ordner wieder freigibt.

Dateien & Ordner wiederherstellen

Einzelne Dateien/Ordner wiederherstellen

1. Öffnen Sie den Papierkorb, indem Sie im linken Menü auf “Gelöschte Dateien” klicken.
2. Klicken Sie auf das “Wiederherstellen”-Symbol neben der Datei bzw. dem Order, den Sie wiederherstellen möchten.
3. Die Datei bzw. der Ordner wird an dem Ort wiederhergestellt, an den sie zuletzt gespeichert war. Mehrere Dateien/Ordner wiederherstellen

Öffnen Sie den Papierkorb, indem Sie im linken Menü auf “Gelöschte Dateien” klicken.

1. Wählen Sie die Dateien/Ordner aus, die Sie wiederherstellen möchten, indem Sie die Kästchen am Datei- oder Ordnersymbol anhaken.
2. Klicken Sie auf das “Wiederherstellen”-Symbol, das in der oberen Menüleiste erscheint.
3. Die Dateien/Ordner werden an dem Ort wiederhergestellt, an dem sie zuletzt gespeichert waren.

1.2.3 - Dateien und Ordner teilen und erhalten

Dateien & Ordner mit anderen Nutzer:innen teilen

1. Klicken Sie auf das Kopf-Symbol neben dem Element, das Sie teilen möchten. Sie können sowohl einzelne Dateien als auch Ordner teilen.
2. Das Teilen-Menü öffnet sich rechts.

3. Geben Sie im Textfeld den Namen der Person, mit der Sie Ihre Daten teilen möchten, nach dem Prinzip “Nachname, Vorname” ein. Wählen Sie die Person aus der eingeblendeten Liste aus.

5. Bestimmen Sie, welche Rechte die Person für die Datei oder den Ordner erhält, den Sie geteilt haben. Die Schreibrechte umfassen „erstellen“, „ändern“ und „löschen“. Wir empfehlen, die Teilen-Berechtigung „kann teilen“ zu deaktivieren. Sie können die Rechte jederzeit verändern.

1. Um die Freigabe für eine Person wieder aufzuheben, clicken Sie das […] und wählen “Freigabe löschen”.

Dateien & Ordner per Link teilen

Per Link teilen

1. Klicken Sie auf das Kopf-Symbol Teilen-Symbol neben dem Element, das Sie teilen möchten. Sie können sowohl einzelne Dateien als auch Ordner teilen.
2. Das Teilen-Menü öffnet sich rechts.
3. Klicken Sie auf “+"-Symbol neben dem „Link teilen“ und anschließend auf „Öffentlichen Link erstellen“.

4. Bestimmen Sie, welche Rechte Personen, die über den Link auf die Datei oder den Ordner zugreifen, erhalten. Indem Sie auf […]-Symbol anklicken und “Freigabelink anpassen” wählen.

Optional: Setzen Sie ein Passwort, um Ihre Daten vor unberechtigtem Zugriff zu schützen.

Optional: Setzen Sie ein Ablaufdatum, um Ihre Daten vor unberechtigtem Zugriff zu schützen.

Per Link geteilte Dateien & Ordner einbinden

Wenn andere sciebo-Nutzer:innen Daten per Link mit Ihnen teilen, können Sie die geteilten Dateien oder Ordner in Ihren eigenen sciebo-Account einfügen.

1. Öffnen Sie den Link und geben Sie ggf. das Passwort ein, das den Link schützt.
2. Klicken Sie auf […]-Symbol.
3. Geben Sie Ihre sciebo-Kenung mit Serveradresse im Format sciebo-Kennung@server (z.b. user1@einrichtung.de@einrichtung.sciebo.de) im Eingabefeld “Hinzufügen zu Ihrer Nextcloud” ein und klicken Sie auf den Pfeil rechts neben dem Feld.

4. Sie werden nun zur sciebo-Login-Seite weitergeleitet. Melden Sie sich mit Ihrer sciebo-Kennung an.
5. Der Link wird Ihnen nun als „Entfernte Freigabe“ in einem Pop-up-Fenster angezeigt. Ggf. müssen Sie erneut das Passwort eingeben, das den Link schützt. Dann bestätigen Sie die Annahme, indem Sie auf „Accept“ klicken.
6. Die Dateien bzw. Ordner werden nun zu Ihrem Konto hinzugefügt.

Dateien & Ordner per Link empfangen (FileDrop)

Wenn Sie große Dateien von externen Quellen empfangen müssen, können Sie dafür einen „File Drop” erstellen.

1. Erstellen Sie einen neuen Ordner.
2. Klicken Sie auf das Kopf-Symbol neben dem Verzeichnis, in das die Dateien hochgeladen werden sollen.
3. Das Teilen-Menü öffnet sich rechts.
4. Klicken Sie auf “+"-Symbol neben dem „Link teilen“ und anschließend auf „Öffentlichen Link erstellen“.

5. Klicken Sie auf […] und wählen Sie die Option „Freigabelink anpassen“. Wählen Sie im sich öffnenden Fenster die Option „Dateianfrage/Nur hochladen“ und bestätigen Sie mit „Freigabelink aktualisieren“.

Optional: Setzen Sie ein Passwort, um die Verzeichnis vor unberechtigtem Zugriff zu schützen.

Optional: Setzen Sie ein Ablaufdatum, um die Verzeichnis vor unberechtigtem Zugriff zu schützen.

1.2.4 - Dateien und Ordner verwalten

Dateien & Ordner erstellen, umbenennen & verschieben

Im Webinterface können Sie neue Text-, Tabellen- und Präsentationsdateien erstellen. Sie haben außerdem die Möglichkeit, Dateien und Ordner umzubenennen und zu verschieben.

Dateien & Ordner erstellen

1. Klicken Sie auf das “+ Neu”-Symbol in der oberen Menüleiste.
2. Wählen Sie “Neuer Ordner” oder den Dateityp aus, den Sie erstellen wollen.
3. Benennen Sie die Datei bzw. den Ordner.
4. Drücken Sie die Enter-Taste. Es wird eine neue Datei bzw. ein neuer Ordner erstellt. (Neue Dateien werden direkt im Bearbeitungsmodus geöffnet.)

Dateien & Ordner umbenennen

1. Klicken Sie auf die drei Punkte neben der Datei und wählen Sie „Umbenennen“.
2. Geben Sie einen neuen Namen ein und drücken Sie die Enter-Taste.

Dateien & Ordner verschieben

Einzelne Dateien/Ordner verschieben

1. Klicken Sie auf die drei Punkte neben der Datei bzw. dem Ordner, den Sie verschieben möchten, und wählen Sie „Verschieben oder kopieren“.
2. In geöffnetem Fenster wählen Sie ein Verzeichnis, wohin die Dateien verschoben werden sollten.
3. Klicken Sie auf die “Nach … verschieben”-Schaltfläche, die im unteren Bereich des Fensters erscheint.
4. Die Datei bzw. der Ordner wird nun verschoben.

Mehrere Dateien/Ordner verschieben

1. Wählen Sie die Dateien/Ordner, die Sie verschieben möchten, indem Sie die Kästchen an den entsprechenden Icons anhaken.
2. Klicken Sie auf das “Verschieben oder kopieren”-Symbol, das in der oberen Menüleiste erscheint.
3. In geöffnetem Fenster wählen Sie ein Verzeichnis, wohin die Dateien verschoben werden sollten.
4. Klicken Sie auf die “Nach … verschieben”-Schaltfläche, die im unteren Bereich des Fensters erscheint. Die Dateien/Ordner werden nun verschoben.

Dateien & Ordner hoch- & herunterladen

Am einfachsten funktioniert der Up- und Download über den sciebo-Client. Doch auch im Webinterface können Sie Dateien und Ordner hoch- und herunterladen. Diese Option ist vor allem relevant, wenn Sie nicht an Ihrem eigenen Endgerät arbeiten.

Dateien hochladen

1. Wählen Sie unter „+ Neu“ „Dateien Hochladen“ aus.
2. Wählen Sie eine oder mehrere Dateien aus und klicken Sie auf “Öffnen”. Alternativ können Sie die Datei(en) per Drag & Drop von Ihrem PC in das Browserfenster ziehen.
3. Der Ladebalken zeigt den Upload-Fortschritt an.

Ordner hochladen

1. Wählen Sie unter „+ Neu“ „Ordner Hochladen“ aus.
2. Wählen Sie ein oder mehrere Ordner(n) aus und klicken Sie auf “Öffnen”. Alternativ können Sie die Ordner(n) per Drag & Drop von Ihrem PC in das Browserfenster ziehen.
3. Der Ladebalken zeigt den Upload-Fortschritt an.

Dateien & Ordner herunterladen

Einzelne Dateien/Ordner herunterladen

1. Klicken Sie auf die drei Punkte neben der Datei bzw. dem Ordner und wählen Sie „Herunterladen“.
2. Wählen Sie aus, wo die Datei bzw. der Ordner auf Ihrem Computer gespeichert wird.
3. Beim Speichern von Ordnern wird eine zip-Datei erstellt, die Sie vor dem Öffnen entpacken müssen.

Mehrere Dateien/Ordner herunterladen

1. Wählen Sie die Dateien bzw. Ordner aus, die Sie herunterladen möchten, indem Sie die Kästchen am jeweiligen Ordner- oder Dateisymbol anhaken.
2. Klicken Sie auf das “Herunterladen”-Symbol, das in der oberen Menüleiste erscheint.
3. Der Download erfolgt als zip-Datei.

1.2.5 - Server-Liste

Liste der Hochschulen

Mit den URLs aus dieser Liste erhalten Sie Zugang zum Sciebo-Web-Interface Ihrer jeweiligen Hochschule.
Für die Anmeldung verwenden Sie bitte ausschließlich Ihre Sciebo-Kennung.

Anmerkung: Diese URLs gelten auch, wenn Sie im originalen Nextcloud-Client nach der Server-URL gefragt werden.

1.2.6 - Weitere Funktionen

Im Reiter des Webinterface von Sciebo finden sie verschiedene Apps. Hier gibt es kurze Informationen zu jeder dieser Apps.

Dateien

Hier können sie ihre Dateien verwalten. Weitere informationen finden sie hier:

• Dateien verwalten
• Dateien (gemeinsam) bearbeiten
• Dateien teilen

Fotos

Hier können sie ihre Fotos hochladen und verwalten.

Aktivität

Hier können sie die Aktivität ihres Sciebo-Kontos überprüfen. Es wird automatisch eine Liste der Dateiänderungen, die sie vornehmen, erstellt.

Kontakte

Hier können sie Kontakte erstellen und verwalten.

Kalender

Fügen sie Ereignisse hinzu. Sie können auch Kalenderdaten importieren. Wenn sie schon einen Digitalen Kalender nutzen, kann dieser in der Regel ihre Kalenderdaten exportieren. Die erstellte Datei können sie nun in Sciebo importieren.

Notizen

In der Notizenapp können sie ihre Gedanken per Markdown formatieren und organisieren.

Deck

Deck ist ein Visuelles Projektmanagement tool. Für mehr Informationen klicken sie hier

Ankündigungen

Hier finden sie wichtige Ankündigungen vom Sciebo-Team.

Umfragen

Erstellen und teilen sie Umfragen.

Formulare

Erstellen und teilen sie Formulare. Sie können hier sehr komplexe Formulare erstellen und diese sogar von Personen ausfüllen lassen, die nicht Sciebo-Mitglieder sind!

Hilfe

Hier gelangen sie auf diese Hilfe-Seite

Aufgaben

Verwalten sie ihre ToDos in dieser App!

Overleaf

Sciebo hostet eine eigene Overleaf Instanz. Für mehr Informationen klicken sie hier

1.3 - Client

Der Desktop-Client ist ein Programm, mit dem Sie Ihre Daten aus der Cloud lokal auf Ihrem Computer oder Laptop speichern können. Der Client läuft im Hintergrund und synchronisiert Ihre Daten automatisch, sodass Ihnen auf allen Geräten immer die aktuellste Version einer Datei zur Verfügung steht.

1.3.1 - Installation und Einrichtung des Clients

Installation

Windows

1. Laden Sie sciebo für Ihren PC herunter.
2. Nach erfolgreichem Download öffnen Sie die Installationsdatei.
3. Bestätigen Sie, dass Sie die Datei ausführen möchten, indem Sie auf “OK” klicken. Sie gelangen zum Setup-Assistenten.
4. Klicken Sie auf “Weiter”, um die Installationseinstellungen vorzunehmen.
5. Falls Sie sciebo nicht am vorgeschlagenen Ort installieren möchten, wählen Sie nun den Ordner für die Installation aus. Ansonsten klicken Sie direkt auf “Weiter”.
6. Klicken Sie auf “Installieren”. Eventuell müssen Sie bestätigen, dass die Software auf Ihrem PC installiert werden darf. Sciebo wird anschließend installiert.
7. Klicken Sie auf “Beenden”, um den Setup-Assistenten zu schließen.
8. Abschließend werden Sie gefragt, ob Sie Ihren PC direkt oder später neustarten möchten, damit sciebo einwandfrei funktioniert. Wählen Sie die gewünschte Variante. Nach dem Neustart können Sie Ihre Ordnersynchronisation einrichten (siehe unten).

MacOS

1. Laden Sie sciebo für Ihren PC herunter.
2. Nach erfolgreichem Download öffnen Sie die Installationsdatei. Sie gelangen zum Setup-Assistenten.
3. Klicken Sie auf “Fortfahren”, um die Installationseinstellungen vorzunehmen.
4. Wählen Sie nun aus, wo bzw. für welche Benutzer des PCs Sie die Software installieren möchten und klicken Sie auf “Fortfahren”.
5. Klicken Sie auf “Installieren”. Eventuell müssen Sie bestätigen, dass die Software auf Ihrem PC installiert werden darf. Sciebo wird anschließend installiert.
6. Klicken Sie auf “Schließen”, um den Setup-Assistenten zu beenden.

Linux

1. Laden Sie sciebo für Ihren PC herunter
2. Nach erfolgreichem Download geben Sie AppImage die Berechtigung zur Ausführung, indem Sie das Terminal öffnen und chmod u+x Sciebo-Linux64-VERSION eingeben.
3. Starten Sie den Client, indem Sie ./Sciebo-Linux64-VERSION in das Terminal eingeben. Konfigurieren Sie den Client. Während der Konfiguration wird der Client zum Autoload hinzugefügt und startet beim nächsten Neustart automatisch.

Einrichtung

1. Öffnen Sie den Client. Sie gelangen zum Verbindungsassistenten.
2. Wählen Sie aus der Liste Ihre sciebo-Einrichtung aus.

3. Es wird ein Browser geöffnet und Sie werden aufgefordert, sich anzumelden und dem Client zu erlauben, auf Ihre Daten zuzugreifen.

4. Standardmäßig wird Ihr gesamtes sciebo-Verzeichnis synchronisiert. Bei Ordnern mit einer Größe von über 500 MB müssen Sie die Synchronisation beim ersten Mal manuell bestätigen. Sie können das Limit aber auch verändern oder die Funktion deaktivieren. (Falls Sie nicht Ihr gesamtes sciebo-Verzeichnis synchronisieren möchten, können Sie unter „Zu synchronisierende Elemente auswählen“ entscheiden, welche Unterordner synchronisiert werden.)

5. Wählen Sie einen Zielordner auf Ihrem PC aus. (Dieser Ordner wird mit Ihrem sciebo-Verzeichnis synchronisiert, d.h. die von Ihnen ausgewählten Daten aus sciebo werden hier gespeichert und in diesem Ordner neu erstellte Dateien und Ordner werden in sciebo hochgeladen.)
6. Klicken Sie auf “Verbinden…”.

1.3.2 - Client Einstellungen

Benutzerkonto

Unter dem Reiter mit Ihrer sciebo-Kennung erhalten Sie einen Überblick über

1. den Speicherplatz, der Ihnen in sciebo zur Verfügung steht, und den Anteil, den Sie bereits verwenden,
2. alle Ordner-Synchronisationen (Wenn Sie Ihren gesamten sciebo-Ordner mit einem einzigen Zielordner synchronisieren, ist nur eine einzige Ordner-Synchronisation zu sehen.),
3. für jede Ordner-Synchronisation alle Ordner und Unterordner, die auf Ihrem PC synchronisiert werden. Sie haben hier die Möglichkeit, Synchronisationseinstellungen vorzunehmen.

Einstellungen

Unter dem Reiter “Allgemein” können Sie festlegen,

1. ob der sciebo Client beim Hochfahren Ihres PCs gestartet werden soll,
2. ob Sie Desktop-Benachrichtigungen erhalten möchten,
3. ob die Synchronisation großer Ordner bestätigt werden muss und wenn ja, ab welcher Größe,
4. ob die Synchronisation externer Speicher bestätigt werden muss
5. ob der sciebo Client die neue Aktualisierung automatisch prüfen sollte

1.3.3 - Dateien und Ordner teilen

Mit anderen Nutzer:innen teilen

1. Öffnen Sie Ihren lokalen sciebo-Ordner.
2. Öffnen Sie das Kontextmenü für die Datei bzw. den Ordner, den Sie teilen möchten. Wählen Sie „sciebo" und anschließend „Freigabeoptionen“.

3. Es öffnet sich ein neues Fenster. Geben Sie im Feld „Suche nach Benutzern oder Gruppen…“ den Namen des gewünschten Nutzers bzw. der gewünschten Nutzerin nach dem Schema “Nachname, Vorname” ein.

4. Wählen Sie die Person aus der Liste aus.
5. Bestimmen Sie, welche Berechtigungen die Person erhält, indem Sie neben Personen/Gruppen Namen auf […] anklicken und die entsprechenden Häkchen setzen oder entfernen.

6. Schließen Sie das Menü.

Sie können jederzeit einsehen, mit welchen Personen und Gruppen eine Datei bzw. ein Ordner geteilt wurde, indem Sie das Teilen-Menü erneut aufrufen. Dort finden Sie eine entsprechende Liste, in der Sie Bearbeitungsrechte verwalten und Shares löschen können.

Teilen per Link

1. Öffnen Sie Ihren lokalen sciebo-Ordner.
2. Öffnen Sie das Kontextmenü für die Datei bzw. den Ordner, den Sie teilen möchten. Wählen Sie „sciebo" und anschließend „Freigabeoptionen“.

3. Das Teilen-Menü öffnet sich in einem neuen Fenster. Klicken Sie auf das Plus-Symbol neben “Link teilen” Option.

4. Bestimmen Sie, welche Rechte Personen, die über den Link auf die Datei oder den Ordner zugreifen, erhalten, indem Sie neben “Freigabe Link” auf […] anklicken und die entsprechenden Häkchen setzen. Zur Verfügung stehen folgende Optionen:
   • Hochladen und bearbeiten erlauben
   • Download verbergen

5. Optional: Setzen Sie ein Passwort, um Ihre Daten vor unberechtigtem Zugriff zu schützen.
6. Optional: Setzen Sie ein Ablaufdatum, um Ihre Daten vor unberechtigtem Zugriff zu schützen.
7. Optional: Geben Sie dem Link einen anderen Namen. Standardmäßig heißt der neue Link “Freigabe Link”.
8. Die Optionen werden automatisch gespeichert. Wenn Sie fertig sind, schließen Sie das Menü.
9. Klicken Sie auf das “Copy” Zeichen neben dem neuen Link, um ihn in die Zwischenablage zu kopieren und bspw. per E-Mail zu versenden.
10. Schließen Sie das Menü.

Sie können jederzeit einsehen, ob eine Datei bzw. ein Ordner per Link geteilt wurde, indem Sie das Teilen-Menü erneut aufrufen. Dort finden Sie eine entsprechende Liste, in der Sie zugehörige Links verwalten und löschen können.

1.3.4 - Synchronisationseinstellungen

Über den sciebo Desktop-Client können Sie Ihr sciebo-Verzeichnis (mit verschiedenen lokalen Ordnern) auf Ihrem Computer synchronisieren. Sie bestimmen dabei, welche Daten synchronisiert werden und welche nicht. Das ist besonders sinnvoll, wenn Sie einen sciebo-Account auf verschiedenen Computern oder für verschiedene Zwecke nutzen. Beschäftigte können so beispielsweise auf Ihrem Laptop nur Daten für die Lehre und auf Ihrem Desktop-PC alle Daten synchronisieren.

Weitere Ordner-Synchronisationen einrichten

Wenn Sie verschiedene Unterordner mit unterschiedlichen Zielordnern synchronisieren wollen, können Sie dies im Client einrichten.

1. Öffnen Sie den Client. Der Reiter mit Ihrer Nutzerkennung wird angezeigt. (Wenn Sie beim Einrichten des Clients bereits eine erste Ordner-Synchronisation erstellt haben, wird diese hier angezeigt.)
2. Klicken Sie auf “Ordner-Synchronisierung hinzufügen”.
3. Wählen Sie den Zielordner aus und klicken Sie auf “Weiter”.
4. Wählen Sie den sciebo-Ordner aus, den Sie synchronisieren möchten, und klicken Sie auf “Weiter”.
5. Klicken Sie auf “Synchronisation hinzufügen”.
6. Die neue Ordner-Synchronisation wird nun in der Übersicht angezeigt und der Synchronisationsprozess startet.

Einzelne Unterordner nicht länger synchronisieren

Sie haben im Client die Möglichkeit, einzelne Unterordner, die Sie bislang synchronisiert haben, von der Synchronisation auszuschließen und so von Ihrem PC zu entfernen. Da diese Ordner in sciebo erhalten bleiben, können Sie abgewählte Ordner jederzeit wieder anwählen und synchronisieren.

1. Öffnen Sie den Client. Der Reiter mit Ihrer Nutzerkennung wird angezeigt.
2. Klicken Sie auf den kleinen Pfeil neben der Ordner-Synchronisation, um die Unterordner einzublenden.
3. Entfernen Sie das Häkchen bei den Unterordnern, die Sie nicht länger synchronisieren wollen.
4. Klicken Sie auf “Anwenden”.

Große Ordner synchronisieren

Unterordner, die eine Größe von 500 MB überschreiten, werden nicht automatisch synchronisiert. Im Client werden diese Ordner durch eine rote Schriftfarbe hervorgehoben. Falls Sie sie synchronisieren möchten, müssen Sie die Synchronisation einmalig manuell bestätigen. (In den Client-Einstellungen können Sie das Größenlimit anpassen oder die Einstellung deaktivieren.)

1. Öffnen Sie den Client. Der Reiter mit Ihrer Nutzerkennung wird angezeigt.
2. Klicken Sie auf den kleinen Pfeil neben der Ordner-Synchronisation, um die Unterordner einzublenden.
3. Setzen Sie das Häkchen beim betroffenen Ordner.
4. Klicken Sie auf “Manuelle Änderungen übernehmen”.

Synchronisation pausieren

Im Client können Sie die Ordner-Synchronisation pausieren, bspw. wenn Ihre Internetverbindung vorübergehend nicht durch die Synchronisation von Daten belastet werden soll.

1. Öffnen Sie den Client. Der Reiter mit Ihrer Nutzerkennung wird angezeigt.
2. Klicken Sie auf die drei Punkte neben der Ordner-Synchronisation, die Sie pausieren möchten. (Wenn Sie Ihr gesamtes sciebo-Verzeichnis mit einem einzigen Zielordner synchronisieren, ist nur eine einzige Ordner-Synchronisation zu sehen.)
3. Klicken Sie auf “Synchronisation pausieren”. Um die Synchronisation zu einem späteren Zeitpunkt fortzusetzen, müssen Sie dieselben Schritte wiederholen, zuletzt jedoch auf “Synchronisation fortsetzen” klicken.

Synchronisation entfernen

Im Client können Sie vorhandene Ordner-Synchronisationen entfernen, bspw. wenn Sie eine Ordner-Synchronisation nicht mehr benötigen oder die Synchronisation neu strukturieren möchten.

1. Öffnen Sie den Client. Der Reiter mit Ihrer Nutzerkennung wird angezeigt.
2. Klicken Sie auf die drei Punkte neben der Ordner-Synchronisation, die Sie entfernen möchten. (Wenn Sie Ihr gesamtes sciebo-Verzeichnis mit einem einzigen Zielordner synchronisieren, ist nur eine einzige Ordner-Synchronisation zu sehen.)
3. Klicken Sie auf “Ordner-Synchronisation entfernen”.
4. Es öffnet sich ein neues Fenster, in dem Sie erneut auf “Ordner-Synchronisation entfernen” klicken müssen. Die Ordner-Synchronisation wird anschließend gelöscht.

1.3.5 - Client-Status-Icons

Der Desktop-Client zeigt an verschiedenen Stellen über Icons an, wie der aktuelle Status ist. Das kann sich bei der Fehlersuche sehr hilfreich erweisen. Wenn also ein Icon auftaucht, das auf ein Problem hinweist, sollten Sie über das Kontextmenü in der Task-Bar die Option Sciebo Desktop öffnen wählen, ob dort entsprechende Fehler-Meldungen angezeigt werden.

Die Bedeutung der wichtigsten Icons

Ort	Icon	Bedeutung
Einstellungen		Keine Fehler
Einstellungen		Synchronisierung läuft
Einstellungen		Synchronisierung pausiert
Einstellungen		Fehler
Task-Bar		Keine Fehler
Task-Bar		Synchronisierung läuft
Task-Bar		Synchronisierung pausiert
Task-Bar		Initialisierung oder Fehler
Task-Bar		Fehler

Tipp: Unter Windows wird das Icon häufig aus der Task-Leiste ausgeblendet. Diese Einstellung können Sie unter Personalisierung => Taskleiste => Andere Taskleistensymbole anpassen.

1.4 - Android App

Die App für Mobilgeräte eignet sich sehr gut, um Dateien unterwegs anzusehen und zu teilen. Sie können Dateien (z. B. Fotos) hochladen, löschen und verschieben. Da auf Mobilgeräten in der Regel nur wenig Speicherplatz zur Verfügung steht, werden Ihre Daten jedoch nicht automatisch heruntergeladen. Eine Datei wird erst dann auf Ihrem Gerät gespeichert, wenn Sie diese manuell aufrufen.

1.4.1 - Android App installieren und konfigurieren

Einrichtung

1. Laden Sie die sciebo-App über den PlayStore oder unsere Downloadseite herunter und öffnen Sie sie.
2. Wahlen Sie den Servernamen Ihrer Einrichtung ein. Sie werden zu Login-Seite weitergeleitet. Clicken Sie auf “Anmelden”.
3. Geben Sie anschließend Ihren sciebo-Benutzer:innennamen (Ihre-Kennung@Ihre-Einrichtung.de) und Ihr Passwort ein.
4. Klicken Sie auf “Autorisieren”, um der sciebo-App Zugriff auf Ihr sciebo-Konto zu gewähren.

1.4.2 - Dateien & Ordner löschen und wiederherstellen

Dateien & Ordner lokal löschen

1. Tippen Sie auf drei Punkte neben der Datei bzw. dem Ordner, um das Kontextmenü zu öffnen.
2. Wählen Sie “Löschen” Option.
3. Klicken Sie auf “Nur lokal” Schaltfläche, um die Datei bzw. den Ordner von Ihrem Handy zu löschen. Die Datei bzw. der Ordner wird nun nur lokal gelöscht und nicht vom sciebo-Server entfernt.

Dateien & Ordner löschen

1. Tippen Sie auf drei Punkte neben der Datei bzw. dem Ordner, um das Kontextmenü zu öffnen.
2. Wählen Sie “Löschen” Option.
3. Klicken Sie auf “Löschen” Schaltfläche, um die Datei bzw. den Ordner von sciebo Account zu löschen. Die Datei bzw. der Ordner werden nun in den Papierkorb verschoben.

Dateien & Ordner wiederherstellen

Einzelne Dateien/Ordner wiederherstellen

1. Klicken Sie auf drei Linien oben links.
2. Wählen Sie aus dem Menü “Gelöschte Dateien” Option.

3. Klicken Sie auf das “Wiederherstellen”-Symbol neben der Datei bzw. die Order, den Sie wiederherstellen möchten.

4. Die Datei bzw. der Ordner wird an dem Ort wiederhergestellt, an dem sie zuletzt gespeichert war.

1.4.3 - Dateien & Ordner teilen

Mit anderen Nutzer:innen teilen

1. Tippen Sie auf drei Punkte neben der Datei bzw. dem Ordner, um das Kontextmenü zu öffnen.
2. Tippen Sie auf das “Senden/Teilen” Menü Eintrag.

3. Tippen Sie auf die “Teilen”-Schaltfläche.
4. Geben Sie den Namen des gewünschten Nutzers bzw. der gewünschten Nutzerin nach dem Schema “Nachname, Vorname” in das “Benutzer oder Teams hinzufügen”-Feld ein.

5. Legen Sie die Bearbeitungsrechte der Person fest. Passen Sie die Rechte nach Bedarf an. Klicken Sie auf “Nächste”.

6. Schließen Sie das Teilen-Menü, indem Sie auf den Pfeil in der oberen Menüleiste tippen.

Sie können jederzeit einsehen, mit welchen Personen und Gruppen eine Datei bzw. ein Ordner geteilt wurde, indem Sie das Teilen-Menü erneut aufrufen. Dort finden Sie eine entsprechende Liste, in der Sie auch die Bearbeitungsrechte verwalten und Shares löschen können.

Per Link teilen

1. Tippen Sie auf drei Punkte neben der Datei bzw. dem Ordner, um das Kontextmenü zu öffnen.
2. Tippen Sie auf das “Senden/Teilen” Menü Eintrag.

3. Tippen Sie auf die “Teilen”-Schaltfläche.
4. Tippen Sie auf die “Link erstellen”-Schaltfläche. Es wird ein Link erstellt.

5. Passen Sie die Bearbeitungsrechte, indem Sie auf das Dreipunktesymbol neben dem Link tippen. Und wählen “Einstellungen” aus.

6. Optional: Ändern Sie den Namen des Links.
7. Optional: Setzen Sie ein Passwort, um Ihre Daten vor unberechtigtem Zugriff zu schützen.
8. Optional: Setzen Sie ein Ablaufdatum, um Ihre Daten vor unberechtigtem Zugriff zu schützen.
9. Tippen Sie auf “Teilen und Link kopieren”.
10. Schließen Sie das Teilen-Menü, indem Sie auf den Pfeil in der oberen Menüleiste tippen.

1.4.4 - Erstellen, umbenennen und verschieben

Ordner erstellen

1. Wählen Sie den Ordner, in dem Sie den neuen Ordner erstellen möchten.
2. Tippen Sie auf den “+"-Button unten rechts. Es öffnet sich ein neues Menü.
3. Wählen Sie “Neuer Ordner”.
4. Benennen Sie den Ordner.
5. Tippen Sie auf “Erstellen”. Es wird ein neuer Ordner erstellt.

Dateien & Ordner umbenennen

1. Tippen Sie auf drei Punkte neben der Datei bzw. dem Ordner, um das Kontextmenü zu öffnen.

2. Wählen Sie “Umbenennen”.
3. Geben Sie einen neuen Namen ein.
4. Tippen Sie auf “Umbenennen”.

Dateien & Ordner verschieben

1. Tippen Sie auf drei Punkte neben der Datei bzw. dem Ordner, um das Kontextmenü zu öffnen.
2. Wählen Sie “Verschieben oder kopieren”. Sie gelangen auf die oberste Ordnerebene.
3. Wählen Sie den Ordner, in den die Datei bzw. der Ordner verschoben werden soll.

4. Tippen Sie auf “Verschieben” in der unteren Menüleiste, um die Datei bzw. den Ordner zu verschieben.

1.4.5 - Hoch- und herunterladen

Dateien hochladen

1. Wählen Sie den Ordner, in den Sie die Datei(en) hochladen möchten.
2. Tippen Sie auf den “+"-Button unten rechts. Zwei neue Buttons erscheinen.
3. Tippen Sie auf den Button mit dem “Hochladen”-Symbol.
4. Wählen Sie “Dateien”. (Eventuell müssen Sie nun bestätigen, dass sciebo auf Ihre Fotos/Videos zugreifen darf. Besonders unkompliziert ist die Option “Zugriff auf alle Fotos erlauben”. Sie können den Zugriff aber auch über “Fotos wählen…” auf bestimmte Fotos/Videos einschränken.)
5. Wählen Sie die gewünschte(n) Datei(en) aus und tippen Sie auf “Auswählen”. Die Dateien werden nun auf den sciebo-Server hochgeladen.

Dateien & Ordner herunterladen

1. Tippen Sie mit dem Finger einen Moment lang auf die Datei bzw. den Ordner, den Sie herunterladen möchten, um ihn anzuwählen.
2. Tippen Sie auf das “Download”-Symbol in der oberen Menüleiste. Die Datei bzw. der Ordner wird nun lokal auf Ihrem Gerät gespeichert. Heruntergeladene Elemente werden in der App mit einem kleinen grüne Kreis mit weißem “Download”-Symbol markiert. Hinweis: Wenn Sie heruntergeladen Daten lokal löschen wollen, wählen Sie die Datei bzw. den Ordner erneut an und tippen Sie auf die drei Punkte in der oberen Menüleiste. Wählen Sie “Löschen” und anschließend “Nur lokal”. Die Datei bleibt in sciebo erhalten, nimmt aber keinen Speicherplatz mehr auf Ihrem Gerät in Anspruch.

1.5 - Projektboxen anlegen und verwalten

In diesem kleine HOW-TO möchten wir beschreiben, wie man eine Projektbox anlegt und so einrichtet, dass man eigentlich alles weitere mit dem eigenen Nutzeraccount erledigen kann.

Eine Projektbox benantragen

Um eine Projektbox zu beantragen, muss man zunächst den Projektboxantrag in mysciebo stellen. Das entsprechende Feld findet sich unter der Überschrift Projektboxverwaltung.

Dort muss man das Formular für die Projektbox ausfüllen; im Feld “Fachbereich/Arbeitsgruppe” bitte eine möglichst genaue Beschreibung der tatsächlichen Arbeitsgruppe angeben. Geben Sie außerdem im Feld E-Mail des Fachbereichs/der Arbeitsgruppe die E-Mail-Adresse einer Person an, die kontaktiert werden kann, falls Sie nicht erreichbar sind. Da die Projektbox nicht personengebunden ist, erleichtert dies bei Austritt aus der Hochschule und verwaisen der Projektbox eine Zuordnung der Daten.

Ein Passwort einrichten

Ist dieser Antrag angenommen worden, kann man in mysciebo die Projektboxverwaltung durch einen Klick auf “Projektboxen verwalten” aufrufen:

Dort muss man nun der Projektbox ein Passwort setzen.

In die Projektbox einloggen und Freigaben einrichten

Jetzt kann man sich mit dieser Projektbox in der eigenen Sciebo-Instanz einloggen. Für mich ist dies auf https://uni-muenster.sciebo.de. Man beachte beim Projektboxnamen das .pbox@institut am Ende, etwa für die Uni Münster .pbox@uni-muenster.de.

In der Projektbox kann man nun eine Ordnerstruktur aufbauen; oft reicht es, einfach einen Ordner zu haben, welchen man erst einmal mit der eigenen persönlichen Sciebo-Kennung teilt:

Die Rechte kann man durch einen Klick auf das Zahnrad bei der Freigabe einstellen. Standardmäßig ist alles erlaubt; für den eigenen Account ist dies auch sinnvoll, da man nun diesen Projektboxordner mit allen Projektpartner:innen teilen kann, ohne sich noch mal in die Projektbox gesondert einloggen zu müssen.

1.6 - Gruppen

Wenn Sie häufig Daten mit derselben Personengruppe teilen, können Sie hierfür im Webinterface eine Gruppe erstellen. Sie müssen Daten dann nicht länger mit jeder Person einzeln teilen, sondern können einfach die von Ihnen erstellte Gruppe auswählen. Alle Mitglieder der Gruppe erhalten automatisch Zugang zu den Daten. Die Bearbeitungsrechte können Sie wie gewohnt beim Teilen einstellen. Beachten Sie jedoch, dass Gruppen derzeit nur aus Mitgliedern Ihrer eigenen Einrichtung bestehen können.

Seit dem Umstieg von ownCloud auf Nextcloud hat sich der Begriff von Benutzerdefinierten Gruppen auf Teams geändert.
Wir verwenden hier beide Begrifflichkeiten, damit es nicht zu monoton wird.

Gruppen anlegen

1. Melden Sie sich im Sciebo-Webinterface an.
2. Klicken Sie in der oberen Menüleiste auf Kontake und dann auf der Linken Seite bei Teams auf das Plus-Zeichen.
3. Geben Sie einen neuen Gruppennamen in das Textfeld ein und klicken Sie auf Team erstellen
4. Im Hauptfenster erscheint dann die Übersicht des neu angelegten Teams. Im Abschnitt Teamressourcen findet man dann eine Schaltfläche, um neue Teammitglieder hinzuzufügen.
5. Geben Sie im Textfeld den Namen einer Person, die Sie zur Gruppe hinzufügen möchten, nach dem Prinzip “Nachname, Vorname” ein. Wählen Sie die Person aus der eingeblendeten Liste aus. Sie wird nun der Gruppe hinzugefügt. Wiederholen Sie den Vorgang für alle weiteren Personen.

Gruppen verwalten

Um Ihre Gruppen bzw Ihr Team zu verwalten, müssen Sie sich im Webinterface anmelden. Klicken Sie in der oberen Menüleiste auf Kontake und wählen auf der Linken Seite bei Teams die zu bearbeitende Gruppe aus. Im Hauptfenster erscheinen die Details dieses Teams.

Gruppe umbenennen

1. Klicken Sie auf Teameinstellungen.
2. Es öffnet sich ein weiterer Dialog.
3. Ändern Sie den Namen der Gruppe. Die Änderungen werden unmittelbar übernommen und Sie können die Box mit dem x verlassen.

Gruppe entfernen

1. Klicken Sie das 3-Punkte-Menü der Team-Zeile, das Sie löschen wollen.
2. Wählen Sie den Eintrag Team löschen und bestätigen dann ggfs. den folgenden Dialog.

Gruppenmitglieder verwalten

Um die Mitglieder einer Ihrer Gruppen zu verwalten, müssen Sie sich im Webinterface anmelden. Klicken Sie in der oberen Menüleiste auf Kontakte und wählen dann das Team, das Sie verwalten möchten.

Gruppenmitglieder hinzufügen

1. Gehen Sie vor wie beim Anlegen des Teams unter Schritt 5.

Gruppenrollen ändern

Teamglieder können entweder Besitzer, Administrator oder Mitglied sein. Administratoren stehen alle Bearbeitungsoptionen für die Gruppe zur Verfügung (u.a. Löschen, Umbenennen, Mitglieder hinzufügen/entfernen). Es kann mehrere Administratoren geben. Mitglieder können dagegen keine Änderungen an der Gruppe vornehmen. Standardmäßig die Person Besitzer, die die Gruppe erstellt hat. Falls Sie die Rollen ändern wollen, gehen Sie wie folgt vor:

1. Klicken Sie das Team an, deren Mitgliederrollen Sie ändern möchten.
2. Im Hauptfenster werden die Eigenschaften des Teams und die Mitglieder angezeigt.
3. Halten Sie den Mauszeiger über die gewünschte Person. Klicken Sie auf das 3-Punkte-Menü, um die Rolle zu ändern. (Wenn Sie Ihre Rolle als Besitzer:in des Teams abgeben wollen, mussten Sie dies unter ownCloud zusätzlich bestätigen, da Sie keine Änderungen mehr vornehmen können, wenn Sie die Rolle abgegeben haben. Hier geschieht die Übertragung der Rolle sofort.)

Teammitglieder entfernen

1. Klicken Sie die Gruppe an, aus der Sie Mitglieder entfernen möchten. Das Hauptfenster mit der Übersicht der Mitglieder öffnet sich.
2. Halten Sie den Mauszeiger über die gewünschte Person. Klicken Sie auf das 3-Punkte-Menü und wählen Sie dann Mitglied entfernen.
3. Die Änderung wird ohne weitere Bestätigung vorgenommen.

Mit einer Gruppe teilen

Mit einem Team können Sie im Prinzip genauso teilen, wie mit einzelnen Nutzer:innen. Folgen Sie je nach Plattform (Webinterface, Client oder App), über die Sie teilen möchten, der passenden Anleitung. Beachten müssen Sie dabei nur folgende Unterschiede:

• Statt des Personennamens geben Sie den Gruppennamen beim Teilen ein.
• Bearbeitungsrechte können Sie nur für die Gruppe als Ganzes und nicht für einzelne Gruppenmitglieder einstellen.

Benachrichtigungen

Wenn man über Aktivitäten per Push-Nachricht oder Mail benachrichtigt werden möchte, sind in den Einstellungen unter Benachrichtigungen die gewünschten Check-Boxen bei Bei Ereignissen in einem Team, in dem du Mitglied bist zu aktivieren. Das weiter unten einstellbare Benachrichtigungs-Intervall für Mails ist für alle oben stehenden Benachrichtigungen gültig, jedoch auch von der Abarbeitung der Mail-Jobs abhängig.

1.7 - Gäste

An Projekten sind häufig auch Personen beteiligt, die sciebo eigentlich nicht nutzen können, da sie nicht Mitglied einer Teilnehmereinrichtung sind. Gerade hier ist ein einfacher Austausch von Daten jedoch wichtig. Daher gibt es für diese Fälle Gast-Kennungen, die Sie als Beschäftigte:r für Ihre Projektpartner:innen selbst anlegen können.

Allgemeine Informationen

Als Gast-Kennung dient die E-Mail-Adresse des Gastes, die für die Einladung verwendet wurde. Das sciebo-Webinterface ist für Gäste über gast.sciebo.de erreichbar. Desktop-Client und Apps können von Gästen zur Synchronisation verwendet werden. Gast-Kennungen sind 12 Monate gültig, eine Verlängerung ist möglich. Dazu muss der Gast seinen Sponsorin kontaktieren, die bzw. der über das my.sciebo die Verlängerung durchführen kann. Nach Ablauf wird die Gast-Kennung gesperrt und nach weiteren 3 Monaten gelöscht.

Gäste können sciebo nur eingeschränkt nutzen, d.h. sie verfügen nicht über ein eigenes Speichervolumen und können Daten nicht aktiv teilen. Um mit Gästen zusammenzuarbeiten, müssen sciebo-Nutzer:innen zunächst Dateien und/oder Ordner mit ihnen teilen und ihnen die gewünschten Bearbeitungsrechte geben. Gäste können keine Dateien oder Ordner in ihrem Home-Verzeichnis, sondern nur in für sie freigegebenen Ordnern erstellen. Auf diese Weise nutzen Gäste das Speichervolumen der sciebo-Nutzer:innen, die mit Ihnen teilen.

Gäste einladen

Bitte beachten Sie, dass es nicht erlaubt ist, Gast-Kennungen für Mitglieder der Teilnehmereinrichtungen zu erzeugen.

1. Melden Sie sich in my.sciebo mit Ihrer zentralen Nutzerkennung (nicht sciebo-Kennung) an.
2. Wählen Sie den Menü-Punkt “Gäste einladen”.

3. Tragen Sie den Namen und die E-Mail-Adresse des Gastes in das Formular ein. Die E-Mail-Adresse dient als Gast-Kennung.

4. Klicken Sie auf “Einladung senden”. Eine Einladung wird nun per E-Mail an den Gast und in Kopie an Sie selbst - als sogenannte:r Sponsor:in des Gastes - versendet.

Hinweis: Wurde der Gast bereits von einer anderen Person eingeladen, werden Sie automatisch neue:r Sponsor:in. In diesem Fall wird auch der bzw. die vorherige Sponsor:in benachrichtigt.

Konto-Aktivierung als Gast

Damit Sie Ihr Gast-Konto nutzen können, müssen Sie zunächst Ihr Passwort setzen:

1. Klicken Sie auf den Link in der Einladungsmail.

2. Tragen Sie Ihre sciebo-Kennung ein. Ihre Kennung entspricht Ihrer E-Mail-Adresse, über die Sie die Einladung erhalten haben.
3. Geben Sie das Einmalpasswort ein.
4. Setzen Sie ein neues Passwort (mindestens 8 Zeichen).
5. Bestätigen Sie die Nutzungsbedingungen.
6. Klicken Sie auf “Passwort setzen”.
7. Melden Sie sich im sciebo-Webinterface unter gast.sciebo.de an, um Ihr Konto zu aktivieren.

Gäste verwalten

1. Melden Sie sich in my.sciebo mit Ihrer zentralen Nutzerkennung (nicht mit Ihrer sciebo-Kennung) an.
2. Wählen Sie den Menü-Punkt “Gäste verwalten”. Sie sehen nun eine Übersicht über alle Gäste, die Sie eingeladen haben.

3. Sie können an dieser Stelle folgende Aktionen durchführen:
   • Einladung erneuern (Für den Fall, dass der Gast die Einladung nicht rechtzeitig angenommen hat.)
   • Gast-Kennung verlängern (Verlängerung um weitere 12 Monate.)
   • Passwort zurücksetzen (Für den Fall, dass der Gast sein Passwort vergessen hat. Der Gast kann anschließend ein neues Passwort setzen. Er erhält die notwendigen Informationen automatisch per E-Mail.)
   • Gast-Kennung löschen Bitte beachten Sie, dass ein Gast-Konto nicht instantan sondern erst nach einer Frist von mehreren Tagen gelöscht wird. Der Grund hierfür besteht dariin, dass Gäste möglicherweise auch in andere Projekte eingebunden sind und sie daher eine gewisse Zeit benötigen, sich einen neuen Sponsor zu suchen.

Mit Gästen teilen

Voraussetzung für das Teilen ist, dass der Gast Ihre Einladung akzeptiert und sein Konto aktiviert hat. Im Adressbuch des Teilen-Dialogs erscheint der Gast erst am Tag nach der Aktivierung.

1. Öffnen Sie (im Webinterface, im Client oder in der App) den Teilen-Dialog für die Datei oder den Ordner, den Sie teilen möchten.
2. Geben Sie im Textfeld den Namen des Gastes nach dem Prinzip “Nachname, Vorname” oder die Gast-Kennung ein. Wählen Sie den Gast aus der eingeblendeten Liste aus. Achten Sie dabei auf die Ergänzung „auf gast.sciebo.de“, denn nur mit diesem Hinweis ist die Auswahl korrekt. (Hat der Gast die Adressbuch-Funktion deaktiviert bzw. soll mit dem Gast bereits direkt nach der Aktivierung des Kontos geteilt werden, geben Sie direkt Gast-E-Mail-Adresse@gast.sciebo.de ein.)
3. Bestimmen Sie, welche Rechte der Gast für die Datei oder den Ordner erhält, den Sie geteilt haben. Die Schreibrechte umfassen „erstellen“, „ändern“ und „löschen“. Wir empfehlen, die Teilen-Berechtigung „kann teilen“ zu deaktivieren. Sie können die Rechte jederzeit verändern.

Mehr zum Thema Teilen finden sie hier.

2 - FAQs

Fragen zu Konten

Zugriff auf die Daten

Fragen zum Teilen von Daten

Fragen zu den Clients

Fragen zu Overleaf

Fragen zum Web-Interface

Fragen zu Gästen

Fragen zu Apps (Kalender & Co.)

Sonstige Fragen

3 - Aktuelle Störungen

Auf dieser Seite veröffentlichen wir Informationen über Störungen die etwas länger als ein paar Minuten andauern könnten.

On this page we publish information about outages which might take longer than just a few minutes. There usually will be no English translation

Aktueller Status

Keine Störungen sind derzeit bekannt.

Server Upgrades => V31

Wir updaten einige Instanzen und diese sind dadurch temporär nicht erreichbar. Wir erwarten, dass die Instanzen nach wenigen Minuten wieder verfügbar sind. Bei unerwarteten Störungen über 15 Minuten werden wir diese Seite entsprechend updaten.

Folgende Instanzen sind betroffen:

• fh-aachen
• tu-dortmund
• uni-bielefeld
• uni-duisburg-essen
• uni-koeln

Teilen, Adressbuchsuche / Sharing Address book search

In einigen Instanzen ist die Adressbuch-Suche (nach dem Muster Nachname, Vorname) der Freigaben gestört. Da das nicht bei allen Instanzen auftritt, ist uns das bei unseren umfangreichen Tests der neuen Version V31 bislang nicht aufgefallen. Die Suche nach der Sciebo-Kennung hingegen funktioniert.
In some instances, the address book search (using the format last name, first name) for shared folders is malfunctioning. Since this doesn’t occur in all instances, we haven’t noticed it during our extensive testing of the new version V31. However, searching for the Sciebo ID works.

Windows-Clients => Internal Server Error:

Seit dem Update von 3.17.3 auf eine aktuellere Version gibt es bei einigen Anwendern die genannte Fehlermeldung. Details dazu hier: https://docs.sciebo.de/docs/faq/#nach-dem-update-des-clients-erhalte-ich-interner-serverfehler
Since updating from version 3.17.3 to a newer version, some users have been experiencing the aforementioned error message. Details can be found here: https://docs.sciebo.de/en/docs/faq/#after-updating-the-client-i-get-internal-server-error

ONLYOFFICE:

Das Editieren in federated Shares mit OnlyOffice funktioniert nicht richtig und der Hersteller ist informiert.
Editing files which were received via federated Shares via OnlyOffice does not work and the supplier works on a solution.

COLLABORA:

Das kollaborative Editieren von Dokumenten mit Teilnehmern anderer Hochschulen sowie der Gast-Instanz funktioniert derzeit nicht immer. Bei Dokumenten, die per (passwortgeschütztem) Link geteilt wurden, sollte das gemeinsame Bearbeiten funktionieren. Wir warten da auf Support und wir werden eine Software-Korrektur einspielen, sobald sie uns zur Verfügung steht.
Collaborative document editing with participants from other universities, as well as the guest instance, is sometimes not working. Co-editing should work for documents shared via link (password protected). We are awaiting support and will implement a software fix as soon as it is available.

Vergangene Störungen/Previous outages

Migrationen

Die folgenden Instanzen wurden auf Nextcloud migriert, weshalb diese zeitweise nicht erreichbar waren:

Alle Instanzen sind inzwischen auf NextCloud migriert

Derzeit wird Nextcloud 30.0.13.2 eingesetzt. Wir bereien das Update auf V31 vor.

Wartungsarbeiten/Planned outages

4 - Download

Der Desktop-Client ist ein Programm, mit dem Sie Ihre Daten aus der Cloud lokal auf Ihrem Computer oder Laptop speichern können. Der Client läuft im Hintergrund und synchronisiert Ihre Daten automatisch, sodass Ihnen auf allen Geräten immer die aktuellste Version einer Datei zur Verfügung steht.

Die App für Mobilgeräte eignet sich sehr gut, um Dateien unterwegs anzusehen und zu teilen. Sie können Dateien (z. B. Fotos) hochladen, löschen und verschieben. Da auf Mobilgeräten in der Regel nur wenig Speicherplatz zur Verfügung steht, werden Ihre Daten jedoch nicht automatisch heruntergeladen. Eine Datei wird erst dann auf Ihrem Gerät gespeichert, wenn Sie diese manuell aufrufen.

Bitte beachten Sie: Wir haben in Q4/2025 die Umstellung von ownCloud auf Nextcloud abgeschlossen. Einige Anwender setzen noch den Sciebo-ownCloud-Client auf dem Desktop ein. Dieser wird nicht mehr weiterentwickelt. Daher ist es, nun sinnvoll, den Umstieg auf die Nextcloud-Version anzugehen. Bitte denken Sie daran, Backups Ihrer Daten anzufertigen, da es in letzter Zeit bei der Client-Umstellung zu Datenverlusten gekommen ist, die wir nicht reproduzieren und erklären können. Weitere Informationen zur Migration zu Nextcloud finden Sie hier.

Sciebo-Nextcloud-Clients

Wir unterstützen nur noch die Nextcloud-Variante des Client, da sämtliche Hochschulen bereits auf Nextcloud umgestellt wurden. Sollten Sie wider Erwarten trotzdem noch eine ownCloud-Variante (z.B. für die Deinstallation des alten Clients unter Windows) benötigen, schauen Sie bitte hier. Wir übernehmen aber keine Gewähr auf Vollständigkeit und können da auch keinen weiteren Support leisten.

Desktop

Vor der Installation des neuen Sciebo-Clients muss der alte Client deinstalliert werden.

• Windows 10+ 64-Bit
• Mac OS X (ohne VFS)
• Mac OS X (mit VFS)
• Linux AppImage (ohne VFS)

Informationen zum Thema VFS finden Sie im FAQ-Kapitel.

Hinweise für Windows-Anwender:
In einige Fällen kommt es vor, dass man etliche, teilweise dysfunktionale Sciebo-Einträge in der linken Explorer-Navigation unter Windows sieht. Wir vermuten einen Fehler in der alten Client-Software. Das bedeutet, dass die Einträge in der linken Explorer-Seitenleiste bei der De-Installation des Clients nicht entfernt werden. Wenn man vor der De-Installation des alten Clients das lokale Sciebo-Konto im Client entfernt, sollte das Problem nicht auftreten.
Für die Anwender, bei denen das Problem nun auftritt, hat uns ein Kollege ein Patch-Programm für die Windows-Registry zur Verfügung gestellt: ScieboDriveManager.

Das Tool ist als Entwickler-Tool anzusehen und wir raten beim Einsatz zu umsichtiger Vorgehensweise.

Hinweise für Linux-Anwender:
Nextcloud selbst stellt den Linux-Client leider nur als AppImage zur Verfügung. Wir vermuten, dass die Vielzahl der unterschiedlichen Distributionen das Zusammenschnüren der jeweiligen Pakete zu aufwändig macht. In vielen Distributionen ist aber inzwischen auch ein Nextcloud-Client verfügbar, der vom Ersteller der Distribution bereitgestellt wird.

Diese Clients sind i.d.R. nicht ganz so aktuell, wie die Versionen des Herstellers. Aber das Handling ist für die meisten Anwender einfacher. Desktop-Anwender sollten dann das Paket nextcloud-desktop installieren. Wenn Sie die Overlay-Icons verwenden möchten, muss das zu Ihrem Datei-Manager kompatible Paket (z.B. MATE => caja-nextcloud) mit installiert werden, da dies nicht automatisch geschieht.

Mobil-Clients

iOS

Unter iOS muss noch der ungebrandete Nextcloud-Client genutzt werden.

Android

Unter Android ist die App derzeit unter der Bezeichnung sciebo-next im Google Play Store zu finden.

Prüfsummen der Clients

Mit den SHA256-Prüfsummen können Sie sicherstellen, dass der Download erfolgreich war.

5 - Wissenswertes

5.1 - Arbeitsweise von Sciebo

DRAFT!

Das Dokument ist noch in der Erstellungsphase… subject to change without notice…

Wie arbeitet Sciebo eigentlich? Wo liegen die Daten?

Auf dieser Seite gehen wir ein wenig auf die Funktionsweise von Sciebo ein, um Ihnen ein wenig Hintergrundwissen zu vermitteln. Wenn Sie verstehen, wie das System arbeitet, lassen sich etwaige Fehler eher vermeiden, denn Fehler in der Bedienung können auch mit einem Datenverlust einher gehen.

Wo liegen die Daten?

Physikalisch gesehen liegen die Daten gespiegelt an 2 Standorten der Uni Münster. Es handelt sich bei diesem Speichersystem um eine eigene Server-Infrastruktur mit hunderten einzelner Festplatten, auf denen die Daten gespeichert werden. Ein spezieller Algorithmus verteilt die Datenblöcke auf verschiedene Festplattenlaufwerke, so dass der Ausfall einzelner Platten vom System kompensiert werden kann und damit keine Daten verloren gehen. Im Fehlerfall werden defekte Laufwerke zeitnah ersetzt. Ein weiterer Vorteil dieser Datenverteilung ist auch, dass der Datendurchsatz sehr hoch ist, obwohl es sich nach wie vor um herkömmliche magnetische Festpattenlaufwerke handelt. Wird eine Datei geschrieben, findet der Schreibvorgang verteilt und parallelisiert auf mehrere Festplattenlaufwerke statt. Statt der üblichen ca. 120MByte/s können wir mit insgsamt mehreren GByte pro Sekunde Daten speichern. Mit einer sehr geringen Latenz werden diese Daten dann auch auf dem Speichersystem am zweiten Standort abgespeichert.
Dadurch, dass diese Speichersystem, wie auch die Sciebo Server selbst, auf Uni-Gelände stehen, können wir verhindern, dass ausländische Regierungen und deren Organisationen unberechtigt auf die Daten unserer Anwender zugreifen. Diese Datensouveränität ist für uns ein sehr hohes Gut!

Von der logischen Warte aus betrachtet, liegen die Daten zunächst in den Konten der einzelnen Anwender. D.h. nach dem derzeitigen Konzept hat jeder Nutzer ein eigenes Daten-Verzeichnis. Die Struktur ist hierarchisch aufgebaut. Besitzer der Daten ist dann der Anwender, in dessem jeweiligen Ordner diese Daten gespeichert sind. Das bedeutet konkret, dass, wenn dieser Anwender einen Ordner mit Ihnen teilt und Sie Daten dort abspeichern, diese Daten dann ebenfalls in dem Ordner landen, der mit Ihnen geteilt wurde. Sciebo (also auch ownCloud/Nextcloud) speichern nicht, wer diese Daten dort abgelegt hat. Das bedeutet in der Konsequenz aber auch, dass eine eventuelle Wiederherstellung von Daten auch die (schriftliche) Zustimmung der Person erforderlich macht, die diesen Ordner mit Ihnen geteilt hat. Sofern diese Freigabe noch aktiv ist, ist eine Daten-Wiederherstellung an exakt derselben Stelle recht unproblematisch. Sollte die Freigabe aber erloschen sein, weil die teilende Person Sciebo nicht mehr nutzt, kommen wir um gewisse Formalitäten nicht herum. Sonst öffnen wir einem eventuellen Missbrauch Tür und Tor. Auf der einen Seite dürfen wir das nicht, auf der anderen Seite ist uns das Vertrauen unserer Anwender in diese Prinzipien sehr wichtig.

Wenn Sie nun auf die Daten zugreifen möchten, gibt es verschiedene Wege. Über das Web-Interface können Sie einfach und direkt auf die Daten zugreifen. Die verschiedenen Client Apps sollen den Zugriff auf diese Daten vereinfachen. Im Gegensatz zu den Mobil-Clients sind die Desktop-Clients auch dazu in der Lage, eine lokale Kopie Iher Daten abzuspeichern. Das ist insbesondere nützlich, wenn der Internet-Zugriff, aus welchen Gründen auch immer, mal nicht funktioniert. Dazu muss allerdings die VFS-Option, deaktiviert sein. Ist VFS aktiv, verhält sich der Client ähnlich wie die mobile Version. Daten werden erst dann temporär heruntergeladen, wenn ein Zugriff auf die jeweilige Datei erfolgt. Eine lokale, dauerhafte Speicherung der Datei muss vom Nutzer explizit ausgewählt werden.

Vergleich mit Netzwerk-Laufwerken

Somit ist Sciebo nicht vergleichbar mit Netzwerk-Laufwerken. Bei einem Netzwerk-Laufwerk gibt es nur einen zentralen Datenbestand auf dem Server, auf den alle Anwender zugreifen. Somit kann immer nur eine Person gleichzeitig schreibend auf eine Datei zugreifen. An alle anderen Anwender wird eine Dateisperre durchgereicht, so dass diese dann nur lesen dürfen.
Im Gegensatz dazu werden die Daten beim Zugriff mit Client-Software temporär oder dauerhaft (je nach Einstellung) auf den Client kopiert. Somit hat jeder Anwender seine eigene Datei-Kopie und jeder kann diese Datei (auch schreibend) lokal öffnen, da Dateisperren derzeit nicht durchgereicht werden können. Das kann insbesondere bei der Bearbeitung von Office-Dokumenten zum Problem werden. Derjenige, der zuletzt schreibt, gewinnt. Finden mehrere Schreibzugriffe quasi parallel statt, gibt es Dateikonflikte, die manuell behoben werden müssen.

Und jetzt?

Die Dateisperren, die von Office-Produkten erstellt werden, sind im Prinzip nichts anderes als Lock-Dateien, die man prinzipiell auch auf die lokalen System herunter synchronisieren könnte. Wir haben vor einigen Jahren damit experimentiert, aber das hat sich leider als sehr unzuverlässig herausgestellt. Das Problem ist die Latenz. D.h. wenn der erste Anwender die Datei öffnet, wird die Lock-Datei erstellt. Diese müsste dann erst auf den Server hoch-synchronisiert und dann wieder an alle anderen Clients verteilt werden. Dieser Vorgang ist aber nicht zuverlässig. Einige Anwender haben evtl. ein langsames Client-System oder eine langsame Internet-Anbindung. Somit kann die Verteilung einer Lock-Datei in eingen Sekunden erfolgen, es kann aber auch wesentlich länger dauer. Ein Feature, das so unzuverlässig ist, ist kein Feature, sondern es gaukelt den Anwender eine falsche Sicherheit vor.

Somit ist die derzeit einzig gute Alternative, dass man die kollaborative Bearbeitung von Dokumenten ins Web verlagert. Wir hosten dafür eine entsprechende Office-Suite. Dort wird zentral auf den Datenbestand zugegriffen, so dass das Auftreten von Konflikten so weit wie irgend möglich vermieden wird.

Wieso kein Samba?

Rein theoretisch könnte man die Daten auch als Samba-Share zu Verfügung stellen. Leider funktioniert das mit Sciebo und den anderen verwandten Cloud-Systemen nicht problemlos. Der Hauptgrund hierfür ist die Meta-Datenbank, die die Datenbestände in Sciebo verwaltet. Wenn über einen Client oder über das Web-Interface Daten bearbeitet werden, werden diese Änderungen (Datei-Pfad, Besitzer, Zeitstempel, Prüfsumme etc.) in einer Datenbank gespeichert. Ein Samba-Server kann aber mit dieser Datenbank nicht kommunizieren. D.h. Sciebo bekäme Änderungen nicht mit und die Prüfsummen und anderen Einträge zu der jeweiligen Datei würden korrumpiert. Hintergrund-Jobs, die zeitnah solche Änderungen nachverfolgen und die Datenbank aktualisieren könnten, benötigen aber extrem viele Resourcen. Das System würde sehr stark ausgebremst bzw. würde zudem sehr unzuverlässig.

Aber es gibt doch WebDAV?!

Ja, das stimmt. Das ist ein Protokoll, das von Sciebo prinzipiell unterstützt wird. Es ist vom Handling aber nicht trivial. Die Wahrscheinlichkeit von Datenverlusten ist relativ hoch, wenn man nicht genau weiß, was man tut. Wir raten daher unseren Anwendern davon ab, diese Schnittstelle zu nutzen und wir bieten dafür auch keinen offiziellen Support an. Wer genau weiß, was er tut, kann über Tools wie rclone per WebDAV auf Sciebo zugreifen. Aber wir sehen das nicht gerne, da auch hier viele System-Resourcen gebunden werden (können). Das ist dann einfach unfair gegenüber allen anderen Anwendern. Wenn wir bsp. sehen, dass solch ein Zugriff die Server zu stark beansprucht, sind wir gezwungen, das Konto der entsprechenden Anwenders zu deaktivieren.

5.2 - Barrierefreiheit

Durch die Migration auf Nextcloud ist es möglich geworden, sciebo etwas barrierefreier zu gestalten, da Nextcloud Office das Vorlesen von Dokumenten ermöglicht. Diese Option wurde von uns serverseitig aktiviert. Für eine einwandfreie Benutzung muss sie jedoch auch auf Kundenseite eingeschaltet werden. Sollten Sie diese Option verwenden wollen, so folgen Sie dazu dieser Anleitung:

1. Öffnen Sie sciebo in einem Webbrowser.
2. Öffnen Sie ein Dokument, das vorgelesen werden soll.
3. Navigieren Sie zum Hilfe-Tab, indem Sie im geöffneten Dokument die Tastenkombination „ALT+Y” drücken. Alternativ drücken Sie die „ALT”-Taste und navigieren durch Drücken der Tab-Tasten, bis Sie „Tab Control Help Tab selected” hören.
4. Gehen Sie dann mit der Pfeiltaste nach unten. Dabei sollten Sie „Tool Bar four toggle buttons not pressed” hören.
5. Drücken Sie die TAB-Taste, bis Sie „Screen Reading Button not pressed” hören, und aktivieren Sie diese durch Drücken der Leertaste. Nach dieser Aktion sollte der Inhalt des Dokuments für Ihren vorinstallierten Screenreader zugänglich werden.

5.3 - Berechtigungen

Wer darf welche Daten in Sciebo ablegen?

Welche Daten gibt es?

Die Einteilung in Vertraulichkeitsklassen erfolgt durch den Informationseigentümer nach sorgfältiger Abwägung, wobei bei Unsicherheit die höhere Stufe gewählt und die Klassifizierung bei wesentlichen Änderungen oder veränderten Umständen überprüft und angepasst wird.

Vertraulichkeitsklassen:

1. Öffentlich (V1)

• Beschreibung: Informationen zur allgemeinen Veröffentlichung.
• Beispiele: Pressemitteilungen, öffentliche Webseiten, Universitätsmagazine.
• Schutzbedarf: Normal.

2. Intern (V2)

• Beschreibung: Informationen für Universitätsangehörige, nicht als vertraulich eingestuft.
• Beispiele: Interne Richtlinien, Intranet-Inhalte, Dienstanweisungen.
• Schutzbedarf: Normal.

3. Vertraulich (V3)

• Beschreibung: Informationen, deren Verbreitung Schäden verursachen kann.
• Beispiele: Gehaltsabrechnungen, vertrauliche Forschungsdaten, Vertragsentwürfe.
• Schutzbedarf: Hoch.

4. Streng vertraulich (V4)

• Beschreibung: Sehr sensible Informationen mit potenziell schwerwiegenden Folgen bei unautorisierte Offenlegung.
• Beispiele: Patentunterlagen, Patientendaten, Passwörter.
• Schutzbedarf: Sehr hoch.

Datenschutz- und Zugriffsrichtlinien für digitale Daten an Universitäten

alter Stand:

Die aktuellen Daten hierzu finden Sie hier.

5.4 - Client Logs

Client Logs

Wenn der Client Fehler aufwirft, ist es häufig hilfreich, wenn man dem Support Logs mitschicken kann, in welchen der Client vielleicht etwas mehr Aufschluss darueber gibt, was genau schiefgelaufen ist.

Die Logging-Funktion ist standardmäßig aktiviert, mit einer Verfallszeit von 24 Stunden. Um ein Debug-Archiv zu erstellen, gehen Sie zu den Client-Einstellungen und klicken Sie auf „Debug-Archiv erstellen…“.

Sie werden aufgefordert, den Speicherort auszuwählen, an den der Desktop-Client die Logs und die Datenbank als Zip-Datei exportieren soll. Geben Sie einen Archivnamen ein, um die Schaltfläche Speichern zu aktivieren.

5.5 - Datenhoheit

Generell unterscheiden wir zwischen zwei Arten von Konten:

• Persönliche Accounts
• Projektboxen

Persönliche Accounts

Bei persönlichen Accounts ist die Situation ganz klar: Die Dateien gehören der jeweiligen Person.

Hat man eine Freigabe durch eine Person erhalten, erhält man zwar temporären Zugriff, aber kein Recht an diesen Dateien. Sollte die Freigabe verschwinden, etwa weil die Person diese zurückzieht oder ihr Account gelöscht wird, weil die Person nicht mehr mit der Institution assoziiert ist, verliert man den Zugriff auf diese Dateien.

In dem Fall können wir den Zugriff auf die Dateien für Dritte auch nicht wiederherstellen.

Projektboxen

Bei Projektboxen liegt die Datenhoheit essenziell bei den Institutionen, bzw. den eingetragenen Projekten. Scheiden Mitarbeiter:innen aus, verwaist die Projektbox zwar erst einmal, allerdings kann dann ein:e neue:r Mitarbeiter:in mithilfe des Supports und unter Glaubhaftmachung des Anspruchs diese wieder übernehmen.

Behandlung dienstlicher Daten

Die Reglementierung der Behandlung dienstlicher Daten unterliegt den jeweiligen Instituten. Generell ist hier keine Unterscheidung zwischen einer Speicherung auf privaten Geräten und einer Speicherung in dem persönlichen Speicherbereich von Sciebo möglich. Daten mit höherem Schutzbedarf sollten demgemäß in dedizierten Projektboxen abgelegt werden. Eine klare Zuordnung zu Arbeitsgruppen im Projektboxantrag beugt hier auch Schwierigkeiten im Support vor, wie etwa bei dem Ausscheiden von Mitarbeitenden aus dem Dienst o.ä..

5.6 - Löschfristen

6 - Teilen

6.1 - Besitz-Übertragung

In Nextcloud gibt es eine neue Funktion, die es erlaubt, Dateien und Ordner an andere Sciebo-Nutzer derselben Einrichtung zu übertragen. Das kann beispielsweise sinnvoll sein, wenn man Daten vom eigenen, persönlichen Konto in eine Projektbox übertragen möchte.
Diese Funktion findet man über den Menü-Eintrag Einstellungen/Teilen/Dateien. Dort können die zu übertragenden Daten ausgewählt werden. Im nächsten Schritt wählt man die Kennung des Kontos aus, dem diese Daten übertragen werden sollen. Wird das bestätigt, erhält die Person, die Zugriff auf dieses Konto hat, eine Benachrichtigung (Web-Interface: Glockensymbol) mit der Bitte, der Übertragung zuzustimmen oder diese abzulehnen. Nach dem Akzeptieren der Besitz-Übertragung wird dann für die Übertragung ein Hintergrund-Prozess gestartet. Laut Nextcloud kann dies bis zu einer Stunde dauern.
Die Daten werden physisch von dem einen Konto in das der empfangenden Person übertragen und der neue Besitzer hat somit volle Verfügungsgewalt.
Nach erfolgter Übertragung landen die Daten dann in einem separaten Ordner Übertragen von... und können bei Bedarf dann an passende Stelle verschoben werden.
Eventuelle Freigaben werden übrigens mit übertragen.

6.2 - Links zu geteilten Ordnern

Wenn sie einen Ordner teilen, oder ein Ordner mit ihnen geteilt wurde, in dem es sehr viele Unterordner gibt, dann ist es lästig immer wieder durch die gesamte Struktur zu navigieren oder anderen Menschen zu beschreiben, an welcher Stelle in der Struktur eine bestimmte Datei gespeichert wurde. Sie können einen Link erstellen, der direkt zu einem Ordner in der Struktur führt. Dies funktioniert nur, falls der geteilte Ordner für alle beteiligten auf der höchsten Ebene ist, also zu sehen ist, wenn sie sich bei sciebo einloggen. Der Link hat dann die folgende Form:

https://<Institution der Person mit der sie teilen>.sciebo.de/?dir=/<Pfad>/<zum>/<Ordner>/

Sie können das folgende Tool nutzen, um einen Link zu dem Ordner zu generieren.

Link Teilen:

1. Navigieren Sie im Browser bei sciebo zu dem Ordner, den sie Teilen wollen.
2. Kopieren Sie den Link aus der Adresszeile. Geben Sie den Link in dem Feld “Dateien-URL” ein.
3. Klicken Sie auf “Anwenden”.
4. Teilen Sie nun den Link zu dieser Seite. Die Angaben, die sie gemacht haben bleiben persistent.

Link Folgen:

Sie haben einen Link zu dieser Seite erhalten.

1. Geben sie im Dropdown-Menu “Ihre Institution” ihre Institution ein.
2. Sie können nun dem Link im Feld “Link zur Datei” folgen.

6.3 - Projektboxen

Projektboxen sind spezielle sciebo-Accounts für Arbeitsgruppen, die mit sehr großen Datenmengen (30 GB bis 2 TB) arbeiten. Sie eignen sich besonders für langfristige Projekte mit wechselnder Projektleitung. Projektboxen sind nicht an einzelne Personen gebunden, d.h. die Rolle des Besitzers bzw. der Besitzerin ist übertragbar. Projektboxen werden im my.sciebo-Bereich des Besitzers bzw. der Besitzerin verwaltet.

Hier klicken für “HOW TO: Eine Projektbox anlegen”

Verfügbarkeit und Antragsweg

Die unten aufgeführten Einrichtungen stellen Projektboxen zur Verfügung. Sofern nicht anders vermerkt, können alle Beschäftigten mit einem sciebo-Account einen entsprechenden Antrag stellen.

Antrag über my.sciebo

• Deutsche Hochschule der Polizei
• Fernuni Hagen
• FH Dortmund
• FH Münster
• Folkwang-Uni Essen
• hbz NRW
• HS Bielefeld
• HS Bochum (nur Professor*innen)
• HS für Gesundheit
• HS für Tanz und Musik Köln
• HS Hamm-Lippstadt
• HS Rhein-Waal
• Kunstakademie Düsseldorf
• Kunstakademie Münster
• Ruhr-Universität Bochum
• RWTH Aachen
• TH Köln
• TH Georg Agricola Bochum
• TU Dortmund
• Uni Bonn
• Uni Düsseldorf
• Uni Köln
• Uni Münster
• Uni Paderborn
• Uni Siegen
• Uni Wuppertal

Antrag an das IT-Center

• FZ Jülich: E-Mail an IT-Beauftragte/Administrator*innen
• Uni Bielefeld: E-Mail an Servicedesk

Spezielles Formular

• FH Aachen
• Uni Duisburg-Essen

Antrag

Der Antrag sollte folgende Informationen enthalten:

• Antragsteller*in
• Projektbox-Name/-Kennung: 4 bis 32 Zeichen; z. B. Projekt-XY mit der Kennung projekt-xy.pbox@Ihre-Einrichtung.de"
• Institut/Organisationseinheit
• Projektbeschreibung: Neben einem Projekttitel und einem kurzen Abstract können Informationen zur verantwortlichen Organisationseinheit, zur Projektlaufzeit, zu den Projektbeteiligten oder der Förderung sinnvoll sein. Der Text darf maximal 150 Worte umfassen.
• Speichervolumen: 30, 500, 1.000 oder 2.000 GB

Bei allen Anträgen entscheidet der Support der Einrichtung über eine Bewilligung. Nach Genehmigung des Antrags werden Sie per E-Mail benachrichtigt.

Aktivierung

Damit Sie die Projektbox nutzen können, müssen Sie zunächst das Passwort setzen:

1. Melden Sie sich in my.sciebo mit Ihrer zentralen Nutzerkennung (nicht sciebo-Kennung) an.
2. Wählen Sie den Menü-Punkt “Projektbox Passwort ändern”.
3. Wählen Sie die gewünschte Projektbox aus der Dropdown-Liste aus.
4. Geben Sie das neue Passwort ein.
5. Melden Sie sich mit der Projektbox-Kennung im sciebo-Webinterface Ihrer Einrichtung an, um die Projektbox zu aktivieren.

Nutzung

Der direkte Zugang zur Projektbox ist nur für die Vergabe von Zugriffsberechtigungen auf den zentralen Projektordner (mittels Shares) und die Verwaltung der zugehörigen Bearbeitungsrechte notwendig:

1. Melden Sie sich mit den Login-Daten der Projektbox im sciebo-Webinterface Ihrer Einrichtung an.
2. Erstellen Sie einen zentralen Projektordner, der für die Projektdaten genutzt werden soll.
3. Teilen Sie diesen Ordner mit Ihrer eigenen, persönlichen sciebo-Kennung und den anderen Projektteilnehmer*innen.
4. Sie selbst und die Projektteilnehmer*innen können nun über ihre eigenen sciebo-Konten auf den geteilten Projektboxordner zugreifen und dort Ordner und Dokumente erstellen und bearbeiten.

Verlängerung und Übertragung

• Verlängerung: Die Laufzeit einer Projektbox beträgt 2 Jahre. Eine Verlängerung ist über my.sciebo möglich.
• Übertragung: Die Übertragung einer Projektbox wird über my.sciebo initiiert. (Hinweis: Um die Übertragung auf eine andere Person zu ermöglichen, dürfen von den Beteiligten keine persönlichen oder urheberrechtlich geschützten Daten gespeichert werden.)

7 - Apps

7.1 - *Cloud - FileLink mit Thunderbird verknüpfen

Mit dem E-Mail-Programm Thunderbird und der Erweiterung *cloud ist es möglich, auch sehr große E-Mail Anhänge auf Sciebo zu speichern und dann nur den Downloadlink zu verschicken.

Installation von Thunderbird

Folgen sie dem Downloadlink und laden sie sich die passende Datei für ihr Betriebssystem herunter, dann führen sie die Datei aus und folgen sie den Anweisungen zur Installation.

Installation von *cloud

1. Gehen sie auf Thunderbird -> Einstellungen -> Verfassen -> Anhänge -> Weitere Anbieter finden... .
2. Ein neuer Tab öffnet sich, dort geben sie bei Suche nach Add-Ons "*cloud" ein.
3. Klicken sie bei *cloud -FileLink für NextCloud und ownCloud auf + Zu Thunderbird hinzufügen.
4. Schließen sie den Tab und klicken sie nun im Bereich Anhänge auf das neu erschienene Feld *cloud hinzufügen.
5. Füllen sie das Formular aus:
   • Server-URL: die URL der Sciebo-Instanz ihrer Institution (z.B. https://sciebo.uni-muenster.de)
   • Username: ihre Sciebo-Kennung
   • App-Token oder Passwort: Ihr Sciebo Passwort
6. Klicken sie auf speichern

Benutzung

Beim Verfassen einer E-Mail clicken sie auf das den Dropdown-Pfeil neben “📎Anhängen” und wählen sie Filelink -> *cloud. Wählen sie die Datei, die sie anhängen möchten und klicken sie auf öffnen. Die ausgewählte Datei wird nun auf ihren Sciebo Account geladen und mit dem Link kann der Adressat ihrer E-Mail die Datei herunterladen.

7.2 - Filedrop mit Scripts befüllen

Manchmal fallen irgendwo automatisch Daten heraus, die man gerne in einen bestimmten Sciebo-Ordner schieben würde. Und das ganze automatisch.

In dem Fall kann man den Ordner via Link teilen und eine Freigabe mit Schreibberechtigung erstellen (und Passwort).

Der Link sieht dann in etwa so aus: https://uni-muenster.sciebo.de/s/XphYPtnTxc2MDm0 und das Passwort könnte geheim lauten. Dann ist der Teil, hinter dem /s/ der Nutzername den man für die Webdavschnittstelle https://uni-muenster.sciebo.de/public.php/webdav/ nutzt und das Passwort das zugehörige Passwort.

Man kann nun etwa mit Curl ein Request an die Webdav-Schnittstelle von Sciebo stellen und etwa eine Datei daten.csv hochladen via:

curl -u "XphYPtnTxc2MDm0:geheim" -T "daten.csv" https://uni-muenster.sciebo.de/public.php/webdav/daten.csv

Man beachte, dass die Webdav-Schnittstelle kein Verb für Update hat (glauben wir), d.h. will man eine Datei überschreiben, muss man vorher

curl -u "XphYPtnTxc2MDm0:geheim" -X DELETE https://uni-muenster.sciebo.de/public.php/webdav/daten.csv

absenden.

7.3 - Joplin

Die App Joplin ermöglicht es, Notizen auf dem Smartphone oder dem Desktop/Notebook zu erzeugen und per sciebo zu synchronisieren. Die Apps lassen sich unter https://joplinapp.org/ herunterladen.

Nach der Installation der App, egal auf welcher Plattform, muss einmal das Synchronisationsziel ausgewählt werden. dafür gehen Sie auf Werkzeuge -> Optionen -> Synchronisation

Das Protokoll muss bei sciebo “WebDAV” sein. Die Adresse lässt sich am einfachsten herausfinden, indem man sich im sciebo-Webinterface anmeldet und links unten unter den “Einstellungen” nachsieht. Dort ist die WebDAV-Adresse zu sehen. Diese lautet in etwa https://hochschule.sciebo.de/remote.php/dav/files/sciebo-Kennung/Joplin Wenn man diese aus sciebo kopiert, muss man noch “%40” durch “@” ersetzen (das @ in der Nutzerkennung), da Joplin sonst die Dateien nicht findet.

Tipp: Da Joplin eine Menge Dateien (nämlich eine für jede Notiz) anlegt, sollte auf jeden Fall ein Unterverzeichnis angelegt und hier verwendet werden.

7.4 - Obsidian

In dieser Anleitung erklären wir, wie man die Notiz-App Obsidian einrichtet. Viele Apps lassen sich ähnlich einrichten.

Wir können leider die Nutzung solcher Apps nicht mit weiterem Support unterstützen.

Achtung: Obsidian ist kein FOSS

Obsidian ist kein free open source und unterliegt damit den üblichen Sicherheitsrisiken und Interessenkonflikten, die mit proprietärer Software einhergehen.

Der Hersteller selbst listet quelloffene Alternativen, wir selbst haben auch noch eine Anleitung für Joplin.

Einrichtung

Der Vaultname

Standardmäßig wird der Vaultname später auch der Ordnername in Sciebo sein. Dies kann zu Konflikten führen. Wenn beispielsweise der Vaultname auf „Notizen” gesetzt wird, werden die Obsidian-Notizen im Verzeichnis gespeichert, das auch von der Nextcloud-Notizen-App verwendet wird. Daher sind diese Notizen auch im Webinterface unter der Notizen-App für den Redakteur verfügbar.

In den Einstellungen kann dieses Verhalten geändert werden, diese Funktion ist jedoch noch als experimentell markiert.

Community Plugin “Remotely Save” installieren

Es sind zunächst Community Plugins zu aktivieren und dann das Plugin “Remotely Save”.

sciebo WebDAV-Link finden

Durch klick auf “Datei-Einstellungen” unten links im sciebo-Webinterface öffnet sich ein Popup. Dort kann man die WebDAV-Adresse herauskopieren. Generell hat sie das Format https://instanzname.sciebo.de/remote.php/dav/files/kennung, wobei kennung ihre sciebo-Kennung ist, bei der das @ durch %40 ersetzt ist.

Obsidian konfigurieren

Zuletzt muss man Obsidian konfigurieren, hier muss der WebDAV-Link von oben unter “Server Address” eingetragen werden. Username und Password sind Ihre reguläre sciebo-Kennung (hier wieder mit @) und Ihr reguläres sciebo-Passwort.

7.5 - Office Integration

Abschaltung von OnlyOffice Ende Februar 2026

Ende Februar 2026 laufen unsere Lizenzen von OnlyOffice aus. Eine Verlängerung steht nicht an, dafür haben wir dann technischen Support für Collabora.

Sofern keine technischen Gründe dem entgegen stehen, werden wir OnlyOffice bis zum letzten Tag weiter anbieten und ggf. größere Updates deswegen vertagen.

Office Integrationen

In sciebo bieten wir derzeit zwei Office-Integrationen an:

• Collabora fuer .ods, .odt, .odp, .odg
• OnlyOffice fuer .xlsx, .docx, .pptx

Bei OnlyOffice haben wir nur eine begrenzte Anzahl an Lizenzen, so dass es vor allem zu Spitzenzeiten (gegen 11 Uhr) dazu kommen kann, dass nicht alle Nutzenden OnlyOffice nutzen können. In diesem Fall muss man etwas warten.

Seit dem Upgrade auf Nextcloud 30 ist der voreingestellte Dokumenten-Editor grundsätzlich Collabora. Dies ist vom Hersteller Nextcloud fest eingestellt. Das Produkt ist noch nicht ganz ausgereift. Insbesondere bei MS-Office-Foramten können Probleme auftreten. Sie können dann auf OnlyOffice über das 3-Punkte-Menü (Öffnen mit OnlyOffice) ausweichen, sofern noch Lizenzen frei sind.

Screenreader mit Collabora

Um Screenreader mit Collabora nutzen zu können, muss im Webinterface die Unterstützung eingeschaltet werden. Dies geht in Collabora unter dem Reiter “Hilfe” und dem wenig sinnvoll übersetzten Button “Stimme Über”.

Bekannte Fehler und Einschränkungen

Federated Shares bei Nextcloud-Office funktionieren mal, mal nicht

Das Fehlerbild ist, dass man eine Datei, die man über federated Share erhalten hat, nicht mit Collabora/Nextcloud-Office öffnen kann. Das tritt nicht bei jeder föderierten Freigabe auf. Eine Freigabe die funktioniert, wird weiterfunktionieren, eine Freigabe die nicht funktioniert, laesst sich ohne weiteres nicht reparieren.

Als Workaround kann man zwischenzeitlich Dateien per passwortgeschütztem Link oder per Mail teilen.

OnlyOffice mit Federated Shares gestört

Gegenwärtig kommt es zu Störung der Nutzung von OnlyOffice mit federated Shares. Der Hersteller hat die Ursache inzwischen identifiziert und behoben. Wir sollen zeitnah ein Update erhalten, das wir dann auch umgehend verteilen werden.

Kollaboratives Arbeiten nur mit Collabora oder OnlyOffice möglich!

Collabora (NextCloud-Office) und OnlyOffice werden auf zwei verschiedenen Systemen von verschiedenen Herstellern betrieben. Diese beiden Systeme können in absehbarer Zeit nicht miteinander kommunizieren, da die Hersteller das nicht vorsehen. Das bedeutet im Rahmen der Zusammenarbeit, dass man sich in der Arbeitsgruppe vorher untereinander abstimmen muss, ob ein Dokument kollaborativ mit dem einen oder anderen Editor bearbeitet werden soll. Sonst sind Datenverluste unvermeidbar. Wer zuletzt schreibt, der gewinnt.

Mobile Clients öffnen Dokumente nur mit OnlyOffice

Dies ist ein Bug.

OnlyOffice ist leider nicht mit Screenreadern zu bedienen, so dass wir hier bis zur Abschaltung Ende Februar 2026 darauf verweisen müssen, das Webinterface zu nutzen oder die Dateien auf das Mobilgerät herunterzuladen und ggf. mit einem anderen Programm zu öffnen.

7.6 - Overleaf

Sciebo bietet eine Integration des kollaborativen LaTeX-Tools Overleaf an. Diese basiert auf der Open Source Variante und bewegt sich vom Featureset etwa zwischen der Free und Basic Tier.

Wir betreiben hierzu unsere eigene Overleaf-Instanz, welche von allen Scieboteilnehmern genutzt werden kann.

Die Integration erfordert derzeit von uns noch viel eigene Entwicklungsarbeit und kommt daher as is.

Insbesondere sollte man sich regelmäßig über die Downloadfunktion ein Backup von Overleafprojekten machen, da für uns die Wiederherstellung nur in begrenztem Umfang möglich ist.

Fehlerbehandlung

Neben den Logs gibt es unter dem Button unten rechts Other logs and files oft auch eine output.stdout. Diese kann mit jedem Texteditor geöffnet werden und hat oft auch weitere Informationen.

Derzeit gibt es leider keine nachvollziehbare Fehlermeldung, wenn Ordnernamen nicht dem erlaubten Namensschema (A-Za-z0-9 _-) entsprechen. Im Zweifelsfall beschränken Sie sich bei Ordnernamen auf sehr einfache Namen.

Teilen

Damit man mit einer Person teilen kann, muss diese sich zunächst über Sciebo in unserer Overleaf-Instanz eingeloggt haben und ein eigenes Projekt erstellen. ¹

Freigabe erstellen

Man öffnet das Projekt, welches man teilen möchte. Dann klickt man auf den Share-Button am oberen Rand des Editorfelds.

Es öffnet sich der Teilendialog. Hier muss man die Sciebo-Kennung der anderen Person eingeben. Dies ist die Kennung welche einem nach Einloggen in Sciebo oben rechts angezeigt wird. Sofern man die Kennung noch nicht weiss, fragt man am besten die andere Person danach. In vielen Sciebo-Instanzen ist dies nämlich nicht die reguläre E-Mail der Person.

Nach Eingabe muss man den grünen Share-Button drücken.

Anschliessend gibt man der Person über einen anderen Weg Bescheid, dass eine Freigabe erfolgt wurde, da Overleaf selbst keine Mitteilungen versendet (auch wenn es das behauptet).

Teilen mit Nutzenden an anderen Instanzen

Es ist zu beachten, dass man mit Personen anderer Institute auch teilen kann, dann aber nicht die federated ID nutzen, sondern deren lokalen Nutzerkennungen, d.h. alles vor dem zweiten “@”. Das gilt auch für die Anwender der Gast-Instanz https://gast.sciebo.de.

Freigaben empfangen

Um Freigaben in Overleaf zu empfangen, muss man sich zunächst einloggen und ein Projekt erstellen; das Beispielprojekt reicht hierzu. ¹

Erhält man eine Freigabe, gibt es dann über der Projektübersicht eine Meldung, dass man eine Freigabe empfangen hat; diese kann man nun über “Join Project” annehmen oder durch einen Klick auf das Kreuz verwerfen.

Import und Export von Projekten

Man kann leider derzeit noch nicht direkt mit Sciebo interagieren, man kann aber .zip-Archive sowohl zum Import, als auch zum Export nutzen.

Der Import geschieht über einen Klick auf “New Project” und dort wählt man dann die Upload-Option aus:

Zum Download benutzt man in der Projektübersicht das kleine Wolkenicon:

Bekannte Probleme und Nicht-Features

• Overleaf versendet keine E-Mails, Sie müssen Empfänger von Freigaben selbst informieren
• Wir benutzen gegenwaertig Overleaf in der Version 3 und evaluieren derzeit Forks für den Upgrade-Pfad zu Version 5, bis dahin ist unklar welches Featureset wir mittelfristig anbieten können
• Teilen funktionieren erst, nachdem Personen sich erstmalig in Overleaf angemeldet haben
• wurde mit einer Person geteilt bevor diese angemeldet war, muss man die Freigabe noch einmal entfernen und neu teilen
• man kann nicht direkt nach Sciebo exportieren oder direkt aus Sciebo importieren
• WIP Compiles dürfen mehrere Minuten dauern, das Webinterface meldet jedoch nach 60 Sekunden einen Fehlschlag. Bei subsequenten Aufrufen wird dann gemeldet, dass noch ein Compilevorgang läuft. Bei Jobs die nur einmal lange laufen, lässt sich so in weiteren Compilevorgängen oft das Dokument doch noch kompilieren
• WIP Die Dateinamen und Ordnernamen sind stark eingeschränkt; bei falschen Ordnernamen wird noch keine hilfreiche Fehlermeldung geworfen. Generell gilt aber: Wenn die Zeichen im Dateinamen nicht erlaubt sind, sind sie auch nicht im Ordnernamen erlaubt

An mit WIP gekennzeichneten Punkten arbeiten wir gerade auch noch, bitte teilen Sie uns mit, wenn das Verhalten von dem abweicht, welches wir hier beschrieben haben.

7.7 - Projektverwaltung mit Deck

Deck ist ein Projektmanagement-Tool, das dem Kanban-Prinzip folgt. Dank der benutzerfreundlichen Oberfläche lassen sich Projekte unkompliziert und effizient organisieren. Die nachfolgende Anleitung zeigt Ihnen die ersten Schritte zur Nutzung von Deck.

Boards erstellen

1. Klicken Sie in der Deck-App auf „Board hinzufügen“.
2. Tragen Sie anschließend den Namen des Boards in das Eingabefeld ein.
3. Optional können Sie ein Farbschema wählen, um die Boards optisch voneinander abzugrenzen.
4. Bestätigen Sie die Erstellung per Eingabetaste oder durch Klicken auf „Board speichern“.

Hinzufügen von Spalten und Karten.

Eine Spalte ist eine Liste mit Karten bzw. Aufgaben. Diese erstellen Sie wie folgt:

1. Tragen Sie den Namen der Liste – z. B. „In Progress“ oder „To-do“ – in die Zeile „Listenname“ ein.
2. Klicken Sie auf „Liste hinzufügen“, um die Liste anzulegen.
3. Um Karten für eine bestimmte Spalte zu erstellen, klicken Sie bei der jeweiligen Liste anschließend auf den Button „Karte hinzufügen“.
4. Weisen Sie der Karte eine Bezeichnung zu und drücken Sie die Entertaste.

Boards teilen

1. Klicken Sie auf […] neben dem Board-Namen und öffnen Sie die „Boarddetails“.
2. Klicken Sie in der oberen Leiste auf „Teilen“.
3. Geben Sie die Accountnamen oder Gruppen ein, mit denen Sie das Board teilen möchten.
4. Mit einem Klick auf die Entertaste fügt Nextcloud die entsprechenden Nutzer:innen bzw. das jeweilige Team hinzu.

Hinweis: Derzeit ist kein Teilen von Boards mit Anwendern anderer Hochschulen oder mit Gästen möglich.

8 - Sicherheitseinstellungen

Im Webinterface können Sie zusätzliche Einstellungen vornehmen, um den Zugang zu Ihrem sciebo-Konto zu schützen.

2-Faktor-Authentifizierung

Die Zwei-Faktor-Authentifizierung ist eine Funktion, die die Sicherheit beim Zugriff auf das sciebo-Webinterface erhöht. Beim Login müssen Sie zusätzlich zum sciebo-Kennwort eine 6-stellige Ziffernfolge eingeben, die Sie jeweils aktuell über eine 2-Faktor-App erhalten.

1. Bevor Sie die 2-Faktor-Authentifizierung in sciebo aktivieren können, müssen Sie eine 2-Faktor-App für Ihr Mobilgerät herunterladen (z.B. FreeOTP, Google Authenticator).
2. Melden Sie sich anschließend im sciebo-Webinterface an.
3. Klicken Sie in der oberen Menüleiste auf Ihren Namen, dann auf “Einstellungen” und dort auf “Sicherheit”.
4. Sie das Häkchen, um die 2-Faktor-Authentifizierung zu aktivieren.
5. Ihnen wird ein QR-Code angezeigt. Scannen Sie den Code mit Ihrer 2-Faktor-App. (Alternativ können Sie den angezeigten Zahlencode manuell eingeben.)
6. Geben Sie nun die aktuelle Ziffernfolge aus der 2-Faktor-App ein in das dafür vorgesehene Feld ein und klicken Sie auf “Überprüfen”.
7. Wird “Geprüft” angezeigt, ist die Funktion aktiviert. (Wenn Sie den Code zu langsam eingeben bzw. zu spät bestätigen, müssen diesen Schritt mit der nächsten Ziffernfolge wiederholen.)

Hinweise:

• Wenn Sie verschiedene Mobilgeräte für die 2-Faktor-Authentifizierung verwenden möchten, scannen Sie den QR-Code direkt mit allen Geräten, da er später aus Sicherheitsgründen nicht mehr angezeigt wird.
• Falls Sie die 2-Faktor-App von Ihrem Mobilgerät löschen wollen, müssen Sie zuerst die 2-Faktor-Authentifizierung in sciebo deaktivieren. Ansonsten haben Sie nicht länger Zugriff auf das sciebo-Webinterface.
• Beim Einschalten von 2FA verlieren externe Apps, die durch WebDAV an die Cloud angebunden waren, ihren Zugriff auf die Cloud. Sie können sie erneut anbinden bei Nutzung von App-Passwort.

App-Passwörter

App-Passwörter sind 16-stellige Sicherheitscodes, die einem Gerät den Zugriff auf Ihr sciebo-Konto ermöglichen. Sie sind nur ein Mal gültig und werden anstelle des sciebo-Passwort beim Login eingegeben. Die Nutzung von App-Passwörtern ist nur in Ausnahmefällen sinnvoll, beispielsweise wenn das sciebo-Passwort auf Ihrem Endgerät im Klartext hinterlegt werden würde.

1. Melden Sie sich im sciebo-Webinterface an.
2. Klicken Sie in der oberen Menüleiste auf Ihren Namen, dann auf “Einstellungen” und dort auf “Sicherheit” und weiter zum “Geräte & Sitzungen”.
3. Geben Sie im Feld “App-Name” einen Namen ein und klicken Sie auf “Neuen App-Passcode erstellen”.
4. Das App-Passwort wird Ihnen nun angezeigt. Verwende Sie es, um sich in der gewünschten App bzw. auf dem gewünschten Gerät bei sciebo anzumelden.
5. Klicken Sie auf “Erledigt” um den Vorgang abzuschließen.

9 - Gefährliche Fehler

Kombination des Sciebo-Clients mit anderen Sync-Diensten

Man darf nicht auf demselben Computer den Sciebo-Ordner einmal mit dem Sciebo-Client und einem anderen Client, etwa Google Drive, Dropbox oder Microsoft OneDrive benutzen.

Vor allem letzteres kann sich manchmal “unbemerkt” dazwischen schummeln.

Kombiniation des Sciebo-Clients mit einem weiteren Sciebo-Client

Man sollte das Sciebo-Verzeichnis nicht mit mehreren verschiedenen Sciebo-Clients nutzen, etwa auf einer Partition welche von unterschiedlichen Betriebssystemen genutzt wird.

Nutzung des Sciebo-Clients mit einem Netzlaufwerk

Der Sciebo-Ordner darf nicht auf Netzlaufwerken liegen.

Netzwerkfehler können hier schnell zu Datenverlusten führen und Netzwerkfehler sind häufiger als man denkt; es kann etwa passieren, dass Windows dann Sciebo einen leeren Ordner präsentiert, welches von Sciebo als “alles wurde gelöscht” interpretiert werden muss.

Einbindung des Sciebo-Ordners über die Webdav-Schnittstelle als Netzwerklaufwerk

Es wäre sehr schön, wenn das gut funktionieren würde.

In der technischen Umsetzung werden Dateien aber meist nicht direkt geschrieben, sondern nur zu bestimmten Zeitpunkten (die man als Nutzer:in nicht wirklich nachvollziehen kann), und so passiert es schnell, dass Dateien verschwinden oder in Sciebo nur noch “leer” existieren.

Verschieben von Ordnern innerhalb von Freigaben an einen anderen Ort außerhalb dieser Freigabe

Das Organisieren der Datenstrukturen innerhalb einer Freigabe sollte dem Besitzer der Daten bzw. dem Verwalter der Projektbox einer Freigabe vorbehalten sein. Oft verschieben Anwender, die lediglich die Share empfangen haben, Dateien oder gar ganze Verzeichnisse an eine ganz andere Stelle im System. Liegt dieser neue Ort außerhalb dieser Freigabe, dann sind diese Daten nur noch für denjenigen verfügbar, der die Daten verschoben hat. Bei allen anderen Anwendern werden diese Daten gelöscht.

Löschen von Daten innerhalb einer Freigabe

Das bedeutet in der Regel, dass diese Daten bei allen anderen Anwendern auch gelöscht werden. Über solche Aktionen sollte man sich ggfs. im Team absprechen.

Aktionen im Web-Interface, die viele Dateien/Ordner gleichzeitig betreffen

Wenn man über das Web-Interface einen Ordner löscht oder verschiebt, der viele Objekte (Summe aus Dateien & Ordner) enthält, kann das zu Problemen führen. Das Ergebis kann ein undefinierter Zustand sein. Dann kann auf Daten nicht mehr zugefriffen werden. Die Ursache liegt darin, dass jedes Objekt auch über einen Datenbank-Eintrag verfügt. Wird also ein Ordner gelöscht oder verschoben, wird auf die Aktion zunächst im Speichersystem durchgeführt. Dann müssen die Datenbank-Einträge für jedes Objekt angepasst werden. Für diese Aktionen wird ein Hintergrund-Prozess gestartet, der aber aus Ressourcen-Gründen in endlicher Zeit fertig werden muss. Geht diesem Job die Zeit aus, ist die Datenbank dann leider nicht auf dem aktuellen Stand. Die Daten sind dann i.d.R. im Web-Interface nich zu sehen, aber der Zugriff darauf funktioniert nicht mehr. Auch ein Client merkt dann, dass etwas nicht stimmt. Sollte so etwas dann doch mal aufgetreten sein, wenden Sie sich bitte an den Support. Mit einem Filescan können dann die Einträge der Datenbank wieder mit dem Ist-Bestand im Speichersystem synchronisiert werden.

Bearbeiten von Dateien auf mehreren Clients gleichzeitig

Bitte vermeiden Sie das parallele Bearbeiten von Dateien auf verschiedenen PCs. Das ist ein Fehler, der gerne im Zusammenhang mit Office Dokumenten gemacht wird. D.h. eine Word- oder Excel-Datei wird auf verschiedenen Systemen lokal geöffnet und bearbeitet. Das System öffnet dabei jeweils die lokale Kopie der Datei. Dateisperren, wie es sie auf einem Netzwerk-Laufwerk gibt, können nicht zuverlässig an die anderen Systeme weitergereicht werden. So kann das Dokument auf jedem System mit Schreibzugriff geöffnet werden. Das führt dazu, dass derjenige, der zuletzt schreibt, zwar gewinnt, aber die Daten der Leute, die davor Änderungen vorgenommen haben, gehen verloren. Das ist in der Funktionsweise der Cloud bedingt und wir können das nicht ändern.

10 - Kontoverwaltung

In my.sciebo können Sie Informationen über Ihr Nutzerkonto abrufen, Ihr Passwort ändern, die Laufzeit Ihres Kontos verlängern und Ihr Konto löschen. Als Hochschulbeschäftigte können Sie außerdem Ihr Speichervolumen von 30 auf 500 GB erhöhen.

Kontoinformationen abrufen

1. Öffnen Sie my.sciebo. (Sie müssen sich dazu bei Ihrer Einrichtung authentifizieren.)

2. Klicken Sie auf „Kontoinformationen“. Dort können Sie folgende Informationen einsehen:

   • Kennung
   • Nutzername
   • E-Mail-Adresse
   • Speichervolumen
   • Ablaufdatum

Passwort ändern

1. Öffnen Sie my.sciebo. (Sie müssen sich dazu bei Ihrer Einrichtung authentifizieren.)
2. Klicken Sie auf „Passwort ändern“.
3. Geben Sie Ihr neues Passwort ein. Es kann Groß- und Kleinbuchstaben, Ziffern und folgende Sonderzeichen enthalten: . : ; = ! # ( ) +­ , - _ /
4. Bestätigen Sie die Passwortänderung.

Konto verlängern

Ihr Konto ist ab dem Datum der Verlängerung 12 Monate gültig. Solange Sie Mitglied Ihrer Einrichtung sind, können Sie Ihr Konto jederzeit verlängern.

1. Öffnen Sie my.sciebo. (Sie müssen sich dazu bei Ihrer Einrichtung authentifizieren.)
2. Klicken Sie auf „Konto verlängern“.
3. Bestätigen Sie die Verlängerung.

Konto löschen

Wenn Sie Ihr Konto löschen, werden Ihre in sciebo gespeicherten Daten unwiderruflich von den sciebo-Servern entfernt. Lokal gespeicherte Daten (d.h. über den Desktop-Client synchronisierte Daten) bleiben auf Ihrem PC erhalten.

Bitte beachten Sie, dass auch Shares gelöscht werden. Das heißt, Daten, die Sie mit anderen Nutzer:innen geteilt haben, stehen diesen nicht länger zur Verfügung. Informieren Sie diese Nutzer:innen bei Bedarf rechtzeitig, damit sie eigene Kopien erstellen können. Eine Liste mit allen Ordnern und Dateien, die Sie geteilt haben, können Sie im Webinterface einsehen.

1. Öffnen Sie my.sciebo. (Sie müssen sich dazu bei Ihrer Einrichtung authentifizieren.)
2. Klicken Sie auf „Konto löschen“.
3. Setzen Sie das Häkchen bei „Löschvorgang bestätigen“.
4. Klicken Sie auf „Löschen“.
5. Ihr Konto wird innerhalb der nächsten 24 Stunden gelöscht.

Speichervolumen erhöhen (nur Beschäftigte)

Als Beschäftigte:r haben Sie die Möglichkeit, Ihr Speichervolumen selbstständig auf 500 GB zu erhöhen.

1. Öffnen Sie my.sciebo. (Sie müssen sich dazu bei Ihrer Einrichtung authentifizieren.)
2. Klicken Sie auf „Volumen erhöhen“.
3. Bestätigen Sie die Volumenerhöhung.

11 - Nextcloud Migration

Sciebo wurde Schritt für Schritt von ownCloud auf Nextcloud umgestellt. In den Grundfunktionen ändert sich hierbei nichts; es kommen lediglich ein paar Funktionen hinzu.

In diesem Dokument werden kurz die resultierenden Änderungen aufgeführt.

Generell kümmern wir uns wie gewohnt bei einer Anfrage über unser Kontaktformular um Ihr Anliegen.

Änderungen

• Apps sind jetzt oben am Seitenrand und nicht mehr oben links in dem Menü
• Gruppen heissen jetzt Teams und finden sich in der Contact-App
• Microsoft-Office-Formate werden nicht mehr in Onlyoffice, sondern in Collabora geöffnet. Collabora ist als Standard für sämtliche Office-Formate eingestellt. Das können wir auch leider nicht beeinflussen und ist eine Vorgabe durch den Hersteller Nextcloud. Sofern Probleme (z.B. Formatierung) bei MS-Dokumenten auftreten, können Sie bis auf Weiteres MS-Dokumente über das 3-Punkte-Menü mit OnlyOffice öffnen und bearbeiten. Achten Sie bitte darauf, dass bei der Zusammenarbeit an Dokumenten alle bearbeitenden Personen den gleichen Editor verwenden, weil sonst Konflikte bzw. Datenverluste zu erwarten sind. Die Ursache liegt darin, dass der OnlyOffice-Server und das Collabora eigenständige Server-Dienste sind, die nicht direkt miteinander kommunizieren können.
• es gibt jetzt ein paar neue Apps: Kalender, Kontakte, Deck (Kanban Board), Forms (Umfragen) und Polls (Abstimmungen)
• per Default ist der augenfreundliche Dark mode aktiviert; über das Menü oben rechts lassen sich auch Light Mode sowie High Contrast und Dyslexia-Modi einstellen
• Login nur noch mit Sciebo-Kennung: Aufgrund eines Bugs war es bisher möglich, sich mit der E-Mail-Adresse einzuloggen. Bitte benutzen Sie ausschließlich Ihre Sciebo-Kennung für den Login. Im Zweifelsfall können Sie in mySciebo herausfinden, wie diese lautet.
• Eingehende Freigaben können automatisch in einen eigenen Ordner einsortiert werden. Dieser kann unter Einstellungen/Teilen ausgewählt werden.
• Eingehende externe Freigaben (Federated Shares) müssen derzeit per Web-Interface (Glocken-Symbol) akzeptiert werden. Ein nächstes Update auf eine neuere Nextcloud-Version soll Abhilfe schaffen.

Zum Nextcloud Client updaten

Wir empfehlen allen Nutzenden, den alten Client zu deinstallieren und den neuen Nextcloud-basierten Client zu installieren. Siehe: Nextcloud-Clients or for english instructions: Nextcloud clients . Der ungebrandete Nextcloud-Client arbeitet aber genauso gut mit Sciebo zusammen und kann auch für andere Nextclouds verwendet werden. Ein gebrandeter Mobilclient steht aktuell nicht zur Verfügung, weswegen wir hier bitten, den ungebrandeten Nextcloud-Client aus den Stores zu verwenden.

Bekannte Eigenheiten:

• Der Nextcloud-Client synchronisiert unter Windows aus Kompatibilitätsgründen keine Dateien, die von Windows reservierte Zeichen in ihren Namen beinhalten ("?", “*”, “<”, “>”, “|”, “/”, “\” und “:”).

Anleitung zum Migrieren

1. Achten Sie darauf, dass eine eventuell laufende Synchronisation im bisher genutzten sciebo-ownCloud-Client zuvor abgeschlossen wurde.

2. Öffnen Sie den bisher installierten sciebo-ownCloud-Client und klicken Sie auf “Benutzerkonto”. Wählen Sie nun die Option “Entfernen” aus. Bestätigen Sie die Entfernung. Es gehen keine Daten verloren.

3. Beenden Sie nun den sciebo-ownCloud-Client.

4. Deinstallieren Sie den bislang genutzten sciebo-Client von Ihrem System.

5. WICHTIG: Betrachten Sie den bislang genutzten sciebo-Ordner auf Ihrer Festplatte als Backup und benennen Sie diesen um, z.B. in backup_sciebo.

6. Laden Sie sich den sciebo-Nextcloud-Client für Ihr Betriebssystem auf der folgenden Seite herunter: https://hochschulcloud.nrw/de/download/index.html Wir empfehlen einen Client ohne VFS zu verwenden.

7. Führen Sie die Installation des Clients durch. Wenn ein System-Neustart verlangt wird, führen Sie diesen durch.

8. Richten Sie den neuen Client ein, indem Sie zuerst Ihre Instanz auswählen. Über ein Browser-Fenster werden Sie nach einer Autorisierung mit Ihrer sciebo-Kennung gefragt werden.

9. Richten Sie die Synchronisierung nach Ihren Wünschen ein. Wählen Sie NICHT den bisher genutzen sciebo-Ordner auf Ihrer Festplatte aus. Gehen Sie zurück zu Schritt 5 dieser Anleitung, wenn Sie diesen ausgewählt haben und eine Fehlermeldung erhalten.

10. Schließen Sie den Einrichtungsassistenten ab und lassen Sie den PC an, bis die Synchronisation abgeschlossen ist. Trennen Sie das Gerät in der Zeit nicht vom Internet.

Für fortgeschrittene Nutzer

Tipp 1:

(Diese Maßnahme funktioniert natürlich nur, wenn Sie die VFS-Option nicht nutzen.)

Sie können den Datenbestand aus dem alten Sync-Ordner per ROBOCOPY oder rsync -av (je nach Betriebssystem) in den neuen Ordner synchronisieren. Diese Kommandozeilen-Tools verhindern, dass neuere Daten auf dem Server von eventuellen älteren Daten des Clients überschrieben werden.

Tipp 2:

(Das ist dann etwas für Experten, die wissen, was sie tun. Bitte bei so etwas immer vorher ein Backup anfertigen!)

Zusammenfassung:

Wenn Sie vor dem Schritt 2 in der obigen Migrations-Anleitung die Config-Datei beiseite kopieren, können Sie nach der Installation des neuen Clients die alte Konfigurationsdatei in das neue Config- Verzeichnis kopieren und diese dann nach dem Namensschema des neuen Clients umbenennen. In dem neuen Config-Verzeichnis sollte bereits eine cfg-Datei liegen, die Ihnen verrät, nach welcher Datei der Client konkret sucht. Die initiale Datei kann dann umbenannt werden und die übernommene cfg-Datei wird dann exakt so benannt. Die Schritte 5, 9 und 10 aus der obigen Anleitung können dann entfallen, da das Einspielen der alten Konfigurationsdatei dafür sorgt, dass auf das bisherige Sync-Verzeichnis zugegriffen wird.

Schritt für Schritt:

1. Achten Sie darauf, dass eine eventuell laufende Synchronisation im bisher genutzten sciebo-ownCloud-Client zuvor abgeschlossen wurde.

2. Finden Sie das Konfigurations-Verzeichnis und kopieren Sie die Konfigurations-Datei beiseite.
   unter Linux ist das in der Regel ~/.config/sciebo/sciebo.cfg
   unter Windows ist das in der Regel %HOMEPATH%\AppData\Roaming\sciebo\sciebo.cfg
   unter macOS sollte das dann der Pfad ~/Library/Preferences... sein
   Die Ordner sind in der Regel versteckt.

3. Öffnen Sie den bisher installierten sciebo-ownCloud-Client und klicken Sie auf “Benutzerkonto”. Wählen Sie nun die Option “Entfernen” aus. Bestätigen Sie die Entfernung. Es gehen keine Daten verloren. Dieser Schritt stellt sicher, dass die Icons in der Explorer-Seitenleiste unter Windows, sofern das die von Ihnen genutzte Plattform ist, entfernt werden.

4. Beenden Sie nun den sciebo-ownCloud-Client.

5. Deinstallieren Sie den bislang genutzten sciebo-Client von Ihrem System.

6. Laden Sie sich den sciebo-Nextcloud-Client für Ihr Betriebssystem auf der folgenden Seite herunter: https://hochschulcloud.nrw/de/download/index.html Wir empfehlen einen Client ohne VFS zu verwenden, außer Sie haben in der alten Installation den ownCloud-Client mit aktivierter VFS-Option genutzt.

7. Führen Sie die Installation des Clients durch. Wenn ein System-Neustart verlangt wird, führen Sie diesen durch.

8. Starten Sie den neuen Client und brechen Sie die Installation ab. Das stellt sicher, dass ein neuer Konfigurations-Ordner angelegt wird.

9. Kopieren Sie die gesicherte Konfigurations-Datei in den neuen Konfigurations-Ordner.

10. Starten Sie den neuen Sync-Client. Die Einstellungen aus der alten Client-Installation sollten übernommen worden sein.

12 - Für den Support

12.1 - AAI

Sync&Share NRW Service Provider

Die EntityID des Sync&Share NRW ServiceProviders (SP) ist https://sns-sp.sciebo.de/shibboleth-sp .

Zur Teilnahme am Dienst müssen von Ihrem IdentityProvider (IdP) spezifische Attribute an den SP übertragen werden. Diese werden benutzt um nötige Datenstrukturen, die von OwnCloud benötigt werden, zu erzeugen.

Was wir von ihnen vorab benötigen

Vor Anbindung an den SP ist es zwingend notwendig, dass Sie uns ihre Rahmenparameter mitteilen, damit Sie für den Dienst freigeschaltet werden können. Diese sind:

• EntityID ihres Produktions-IdPs
• Gültige Nutzergruppen (Affiliation), die von ihnen als teilnahmeberechtigt vorgesehen sind

Hinweise hierzu:

Der SNS-SP weist alle EntityIDs ab, die nicht explizit erlaubt sind, um so unberechtigte Einrichtungen vom Dienst auszuschließen. Wir tragen dort erst gültige EntityID-Strings ein, wenn dieser von ihnen mitgeteilt wurde. Daraus folgt z.B. auch, dass sie uns informieren sollten, wenn sich ihre EntityID ändert.

Ähnliche Einschränkungen gelten für gültige Benutzergruppen. Diese sind zwischen den teilnehmenden Einrichtungen durchaus unterschiedlich und ggf. vertraglich festgelegt. Auch wenn es auf IdP-Seite ihrerseits bereits möglich ist, möchten wir auch auf SP-Seite gerne darauf passend filtern. Dafür müssen sie uns mitteilen, welche Benutzergruppen sie für den Dienst zulassen wollen. Mögliche Gruppen sind employee, staff, faculty, student oder member.

Bitte teilen Sie uns also mit, welche Gruppen sie für den Dienst vorgesehen haben. Erst wenn wir ihre Gruppen-Parameter eingestellt haben, wird die EntityID von uns freigeschaltet.

Nötige Attribute

Zwingend nötige Attribute um sich am Sync&Share NRW Dienst zu registrieren sind:

• eduPersonPrincipalName (EPPN)
• eduPersonScopedAffiliation
• givenName
• sn
• mail
• displayName

Optionaler Parameter:

• eduPersonEntitlement

Diese Attribute müssen von Ihrem IdP an den Sync&Share SP übertragen werden. Ohne diese Parameter ist es nicht möglich, ein Konto für den Sync&Share Dienst einzurichten.

Sciebo-seitige Verwendung der Attribute

Oben genannte Attribute werden auf folgende Weise weiter verarbeitet:

Aus der EPPN wird die Owncloud Account-ID gebildet. Mit dieser ID kann der Nutzer sich am Dienst einloggen und kann Dateien mit anderen Nutzern teilen. Dafür muss er die Account-ID des zu Teilenden wissen.

Aus givenName, sn und EPPN wird der interne Display Name des Owncloud-Systems gebildet. Dieser Display Name hat dabei immer die Form “Nachname, Vorname (Account-ID)”. Er wird beim Benutzer selber sichtbar sein, aber auch bei allen Dateien die mit oder von anderen Teilnehmern geteilt werden. Da Teilen von Dateien auch einrichtungsübergreifend möglich sein wird, ist diese Form nötig, um eindeutig identifizieren zu können, dass Dateien auch mit dem korrekten Ziel-Teilnehmer geteilt werden und es nicht zu Namensgleichheiten oder -Verwechslungen kommen kann.

Die eduPersonScopedAffiliation wird nur zur Überprüfung der Teilnahmeberechtigung benutzt und bisher nicht vom Owncloud-System verwendet. Sie wird jedoch mitgespeichert, um daraus ggf. zu einem späteren Zeitpunkt Owncloud-interne Gruppen bauen zu können und ggf. Nutzergruppenspezifische Berechtigungen abzuleiten.

Das mail Attribut wird nur intern vom Owncloud-System verwendet, um Benachrichtigungen zu verschicken. Die enthaltene Mail-Adresse ist danach von Benutzer nicht mehr konfigurierbar und im Owncloud-System auch nicht sichtbar.

Der displayName wird nicht vom Owncloud-System verwendet, sondern nur als zwingend nötiger Parameter im LDAP mitgespeichert. Er kann ggf. später z.B. in Anschreiben verwendet werden.

Sonderfall EPPN

Das Owncloud-System benötigt pro Nutzer eine unbegrenzt eindeutige Nutzer-ID. Es wurde deshalb die EPPN als Account-ID ausgewählt, um eine eindeutige ID zu erhalten, die an die Gepflogenheiten der teilnehmenden Einrichtungen angelehnt ist und mit Absicht einen passenden Erinnerungswert hat und um den Nutzern – sowohl beim Login als auch beim Teilen – das Leben zu erleichtern.

Für den Großteil der Teilnehmer ist dies die praktikabelste Lösung. Bei manchen Einrichtungen wird jedoch die lokale Benutzerkennung in einem Format gebildet, die Datenschutzbedenken aufwerfen kann. In diesem Fall ist zu prüfen, ob es zulässig ist, diese lokale Benutzerkennung auch für den Sync&Share NRW Dienst zu benutzen. Bitte behalten Sie dabei im Hinterkopf, dass Sync&Share NRW ein vertraglich abgesichertes und geschlossenes System der teilnehmenden Einrichtungen untereinander ist und der Betrieb der Systeme dem Sinne nach einer Auftragsdatenverarbeitung entspricht.

Für den Betrieb der IdPs und des SPs untereinander, gilt für das übertragene EPPN-Attibut folgende, nur im Sync&Share NRW Kontext gültige Ausnahmeregelung:

Sollten sie nicht damit einverstanden sein, dass ihre lokalen Benutzerkennungen im Sync&Share Dienst weiterverwendet werden, ist es ihnen frei gestellt die EPPN, die sie an den SNS-SP übertragen, ihren Wünschen entsprechend anzupassen. Die sehr wichtige Nebenbedingung dabei ist, dass die EPPN die sie an den SNS-SP schicken, trotzdem immer noch unbegrenzt eindeutig sein muss!

Als Beispiel wäre es z.B. möglich von Ihrem IdP aus das mail-Attribut (falls dies unbedenklicher ist als die lokale Benutzerkennung) als EPPN maskiert zu übertragen. Dies ginge natürlich auch mit beliebigen anderen Attributen, etwa wenn sie in ihrem Identity Management eigene Kennungen mit eigenem Format für den Sync&Share Dienst erzeugen und bei ihren lokalen Benutzerattributen hinterlegen. Aufwand und Ideenreichtum ist an dieser Stelle ihnen überlassen. Und um es noch mal zu wiederholen und zu betonen: Die Verantwortung, dass diese IDs dann eindeutig und persistent sind, liegt dann bei Ihnen!

Sonderfall eduPersonEntitlement

Im sciebo-System gibt es einige Berechtigungen, die sich nicht immer aus den übertragenen Attributen ableiten lassen. Daher gibt es in der ein paar spezielle eduPersonEntitlement-Strings, die von den lokalen IdPs mit übertragen werden können, um einem Benutzer bestimmte Berechtigungen zu geben.

Allgemeine Teilnahmeberechtigung

Hin und wieder kommt es vor, dass die Gruppenattribute, die bei den Einrichtungen lokal im IdentityManagement vorliegen, sich nicht auf passende Gruppen der Berechtigten für den Sync&Share Dienst abbilden lassen. So kann z. B. die lokal vorhandene Gruppe member manchmal zu viele oder zu wenige Identitäten enthalten, die dann z.B. nicht alle berechtigten Teilnehmer umfasst. Beispiele, die im Vorfeld oft genannt wurden, sind z.B. Alumni (die nicht teilnehmen dürfen) oder Lehrbeauftragte (die zwar teilnehmen sollen, aber z. B. nicht immer member sind).

Um ihnen die Möglichkeit zu geben, an dieser Stelle ein wenig feingranularer die Berechtigten zu bestimmen als nur member/employee/staff/faculty/student, haben wir ein eduPersonEntitlement definiert, welches – wenn es bei der Registrierung mit übertragen, wird – ganz unabhängig von der Affiliation-Zugehörigkeit trotzdem eine Registrierung der Nutzer zulässt.

Dieser spezielle eduPersonEntitlement-String lautet:

https://www.sciebo.de/entitlements/registration/AllowedUser

Die Methode, wie und wem sie diesen Parameter ihren berechtigten Nutzern zuordnen, falls diese nicht durch eine Gruppenzugehörigkeit erfasst werden, bleibt ihnen überlassen. Dies sollte jedoch die Ausnahme sein. Primäres Mittel der Wahl ist es, die Affiliation-Gruppen passend zu befüllen.

Quota-Erhöhung

Das Standard-Quota, welches sciebo-Nutzer hochladen dürfen, liegt derzeit bei 30 GB. Für Mitarbeiter der Hochschuleinrichtung, sowohl für Angestellte als auch für den Lehrkörper, ist jedoch eine Erhöhung des Quotas auf 500 GB gestattet.

Sciebo-seitig ist nicht immer ohne weiteres ersichtlich, welcher Benutzer nun Mitarbeiter und welcher nur Student ist. Nutzer, welche die eduPersonAffilliation employee, staff oder faculty besitzen, erhalten automatisch die Berechtigung ihr Quota zu erhöhen. Diese Attribute werden allerdings nicht von allen Hochschulen mit übertragen. Manchmal wird nur das member Attribut mitgeschickt, welches definitionsgemäß die genannten Gruppen zwar enthält, aber außerdem auch alle Studierenden umfasst.

Wir haben ein eduPersonEntitlement definiert, dass – wenn es gesetzt ist, – ebenso einem einzelnen Benutzer die Rechte gibt, sein Quota zu erhöhen. Hochschuleinrichtungen können so selber eruieren, ob eine bestimmte NutzerID zu einem Angestellten gehört, und diesem so die Berechtigung zur Quotaerhöhung erteilen.

Der eduPersonEntitlement-String für die Quota-Erhöhung lautet:

https://www.sciebo.de/entitlements/properties/Allow500GBQuota

Endnutzerformular zur Beantragung von Projektboxen

Die Einrichtung von Projektboxen erfolgt ausschließlich über den 1st-Level-Support der zugehörigen Einrichtung. Auf Wunsch kann jedoch jede Einrichtung bestimmten Endnutzern erlauben, einen Projektbox-Antrag über eine Webform versenden zu können. Die Webform wird im my.sciebo Portal für die berechtigten Endnutzer sichtbar. Die Berechtigung wird über ein Entitlement oder für bestimmte Affiliations gesetzt.

Mit der Webform wird ein Projektbox-Antrag per E-Mail an den 1st-Level-Support der Einrichtung versendet. Der Vorteil besteht darin, dass die notwendigen Informationen zum Anlegen der Projektbox nicht nochmals explizit vom Support rückgefragt werden müssen und dass zusätzlich Informationen über Projektboxen des Antragstellers zur Verfügung stehen. Alternativ zu dem Entitlement kann die Webform für bestimmte Nutzergruppen/Affiliation (beliebige Kombination aus student, employee, faculty oder staff) freigeschaltet werden.

Der eduPersonEntitlement-String für das Endnutzerformular zur Beantragung von Projektboxen lautet:

https://www.sciebo.de/entitlements/properties/AllowPboxRequest

Administrative Rechte

In der Sciebo-Verwaltung mySciebo können auch administrative Tätigkeiten durchgeführt werden, wie zum Beispiel Nutzer Sperren oder löschen, oder Projektboxen anlegen und verwalten. Hierfür muss man berechtigt sein. Wir unterscheiden zwischen lesenden und schreibenden administrativen Tätigkeiten. So ist z. B. der Sciebo-1st-Level Support eher an Informationen zum Status eines Accounts interessiert, sollte aber ggf. nicht gleich die Rechte haben, diesen auch zu löschen oder zu sperren.

Um einem lokalen Benutzeraccount entsprechende Rechte auf mySciebo zu geben, müssen diese eduPersonEntitlements zusammen mit den Benutzer-Attributen vom IdP übertragen werden. Zugriff auf administrative Tools wird durch folgende eduPersonEntitlement-Strings an einen Benutzer gebunden:

Lesende administrative Tätigkeiten:

https://www.sciebo.de/entitlements/permissions/AdminRead

Schreibende bzw. Statusverändernde administrative Tätigkeiten:

https://www.sciebo.de/entitlements/permissions/AdminWrite

Berechtigung um Projektboxen anzulegen:

https://www.sciebo.de/entitlements/permissions/CreatePbox

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• Nutzungsbedingungen
• Projekt
• Impressum & Datenschutz

13 - Benötigte Informationen bei auftretenden Problemen

Einleitung

Keine Software ist ganz fehlerfrei. Auch kann an anderer Stelle schon einmal etwas kaputt gehen. Bitte haben Sie dafür Verständnis, dass es zu Störungen, auch geplante Wartungsarbeiten gehören dazu, kommt. Wir bemühen uns, den Dienst, so zuverlässig wie es uns möglich ist, zur Verfügung zu stellen.

Wenn Sie zu uns Kontakt aufnehmen möchten, weil irgend etwas nicht funktioniert, wie erwartet, freuen wir uns, wenn Sie uns schon mit der ersten Nachricht mit umfangreichen Informationen versorgen können. Dieses pauschal zu formulieren ist nicht ganz trivial. Die Mails, die Sie per Kontakt-Formular an uns senden, landen im Sciebo-Support der jeweiligen Hochschule.

Was uns auf keinen Fall hilft, ist es, im Betreff mit vielen Großbuchstaben, Ausrufezeichen oder den Begriffen Dringend, Eilt o.ä. um sich zu werfen. Auch im weiteren Nachrichtentext wünschen wir uns eine sachliche Erläuterung des Problems. Abwertende oder gar herabwürdigende Formulierungen senken auf unserer Seite die Bereitschaft, sich zeitnah und sorgfältig mit dem technsichen Problem auseinanderzusetzen. Um es klarzustellen: Wir sind auch nur Menschen, aber keine Blitzableiter. (Ja, leider muss man das mal so direkt erwähnen.) Anhand der Problembeschreibung können wir durchaus erkennen, an welcher Stelle wir eine Nachricht priorisiert behandeln müssen. Und das werden wir dann natürlich auch tun.

Allgemeine Tipps

• Schauen Sie bitte immer zuerst auf unsere Hilfe-Seiten, insbesondere den Abschnitt FAQs. Die Seiten sind zwar noch nicht komplett, aber wir arbeiten daran. :-)
• Bei den meisten Fehlermeldungen benötigen wir die betroffene Sciebo-Kennung.
• Bitte prüfen Sie Ihre Mail-Adresse, denn sonst können wir keinen Kontakt zu Ihnen aufnehmen.
• Welche Aktionen führen zu dem Fehlerbild? (möglichst detailliert)
• Für uns ist wichtig, ob der Fehler permanent auftritt. Im Zweifelsfall bitte auch mal eine Weile warten und erneut versuchen.
• Endanwender: Bitte wenden Sie sich direkt an Ihre Hochschule, entweder über unser Kontaktformular oder über die dort kommunizierte Support-Mail-Adresse.
• Viele Dinge sind mit Screenshots einfacher zu erfassen, als mit einer halben Seite Prosa. Wir planen ein Kontaktformular, bei dem auch ein Versand von Screenshots möglich sein wird. Diese sollten möglichst im PNG- oder JPG-Format vorliegen, um den Zugriff für uns so einfach wie möglich zu machen.
• Verbesserungsvorschläge etc. sind gerne gesehen. Leider lässt sich nicht alles davon problemlos umsetzen, da wir die Software Nextcloud einsetzen, die auch von vielen Anwendern genutzt wird. Der Hersteller kann auf Wunsch weniger Nutzer keine tiefgreifenden Änderungen vornehmen. Zusätzliche Anwendungen können wir nur ins Portfolio aufnehmen, wenn einige Voraussetzungen erfüllt sind. Dazu gehören ein verfügbarer Support durch den Hersteller und dass die Datenhoheit gewährleistet bleibt. D.h. konkret, wenn eine Datenverarbeitung durch andere Dienstleister erforderlich ist, dürfen wir das nicht anbieten. Wir hätten dann schlichtweg keine Kontrolle, wo diese Daten womöglich landen.
• Bei Client-Problemen sind oft die Client-Log-Dateien hilfreich. Dann möchten wir auch gerne wissen, welche Version eingesetzt wird. Selbst wenn der Client behauptet, er sei aktuell, muss das nicht unbedingt der Realität entsprechen. Schauen Sie bitte über das Kontextmenü in die Einstellungen und in den Sync-Verlauf, ob dort etwas an Fehlermeldungen auftaucht. Bei vielen Fehlern (Probleme mit Datei- und Verzeichnisnamen) sagt der Client, was ihm nicht passt. Dann können Sie sich selbst helfen, ohne ein Ticket eröffnen und unsere Antwort warten zu müssen.
• Wenn ein Ticket eröffnet wurde und Sie darauf antworten, achten Sie bitte darauf, dass Sie den Betreff so beibehalten. Insbesondere die Ticket-Information, auch Ticket-Hook genannt, muss unbedingt beibehalten werden, damit das Ticket-System die Informationen richtig zuordnen kann. Andernfalls fehlt uns oftmals der Kontext, so dass wir Nachfragen stellen oder im System suchen müssen. Solche Dinge führen zu einem Zeitaufwand und wir können Sie nicht so schnell und kompetent unterstützen, wie Sie und wir es uns wünschen.
• Wenn Sie uns als Gast-Nutzer ein Problem schildern möchten, denken Sie bitte daran, uns Ihren Sponsor und seine Sciebo-Kennung zu nennen. Das spart uns die Rückfragen und Ihnen Zeit, die dann bei dem Hin und Her verstreicht.

Checkliste (ohne Anspruch auf Vollständigkeit)

1. Sciebo-Kennung: (erforderlich, bei Gästen ist das die registrierte Mail-Adresse)

2. Hochschule: (erforderlich, bei Gästen: Kennung des Sponsors)

3. An welcher Stelle ist das Problem aufgetreten?

   • Sciebo Webinterface
   • Sciebo Desktop Client
   • Sciebo/Nextcloud Mobile App
   • Anderes (bitte erläutern)

4. Detaillierte Problembeschreibung: (Was ist passiert?)

5. Wie können wir das reproduzieren? (Welche Aktionen haben Sie durchgeführt? Was haben Sie erwartet?)

6. Wie oft tritt der Fehler auf?

   • Der Fehler tritt immer auf.
   • Der Fehler tritt sporadisch auf.
   • Der Fehler ist (bislang) einmalig aufgetreten.

7. Wann ist der Fehler aufgetreten? (Datum/Uhrzeit bei abweichender Zeitzone bitte auf unsere Zeit referenzieren!)

8. Sind mehrere Anwender von dem Problem betroffen?

   • Ja, einige (bitte Sciebo-Kennungen angeben)
   • Nein, nur mich.
   • Ich weiß es nicht.

9. Technische Details (Client/Umgebung):

   • Client Version: [bsp., Desktop 4.0.4]
   • Betriebssystem: [bsp., Windows 11, MacOS, Linux (+Distribution)]
   • verwendeter Browser: (falls zutreffend)

10. Fehlermeldungen, Logs-Dateien & Statusmeldungen:

    • Fehler im Webinterface (mit Screenshots, sobald hochladbar)
    • Client-Logs

14 - The hidden pages

Here you see all documentation pages which are not shown due to being confusing/WIP/whatever.

Add toc_hide: true to the preamble of any page here.

14.1 - Cryptnc

Wir haben diese Seite noch nicht übersetzt. Hier finden sie die englische Version des Artikels.

14.2 - Test