Teilen

• 1: File Drops
• 2: Gruppen
• 3: Links zu geteilten Ordnern
• 4: Projektboxen

1 - File Drops

Wenn Sie Daten von Externen empfangen möchten, die zu groß für einen E-Mail-Anhang sind, können Sie einen sogenannten Filedrop anlegen. Dazu erstellen Sie einen öffentlichen Link und wählen bei den Berechtigungen “Herunterladen / Ansehen / Hochladen”, oder “Nur Hochladen (File Drop)” sofern die Gegenseite die Dateien nicht sichten können soll.

Für den internen Dateiaustausch kann eine normale Freigabe sinnvoller sein, insbesondere wenn an dem Dokument kollaboriert werden soll.

Hierzu erstellen Sie einen Ordner, etwa “filedrop”. Im Kontextmenü auf der rechten Bildschirmseite wählen Sie dann unter dem Teilen Reiter die Option “Öffentlichen Link erstellen”.

Hier können Sie nun die entsprechenden Berechtigungen einstellen, sowie ein Passwort oder Ablaufdatum:

Das Ablaufdatum ist nicht “hart”, d.h. das System räumt die Freigabe nicht um Punkt 0 Uhr weg, sondern üblicherweise dauert es einige Stunden.

2 - Gruppen

Wenn Sie häufig Daten mit derselben Personengruppe teilen, können Sie hierfür im Webinterface eine Gruppe erstellen. Sie müssen Daten dann nicht länger mit jeder Person einzeln teilen, sondern können einfach die von Ihnen erstellte Gruppe auswählen. Alle Mitglieder der Gruppe erhalten automatisch Zugang zu den Daten. Die Bearbeitungsrechte können Sie wie gewohnt beim Teilen einstellen. Beachten Sie jedoch, dass Gruppen nur aus Mitgliedern Ihrer eigenen Einrichtung bestehen können.

Gruppen anlegen

1. Melden Sie sich im sciebo-Webinterface an.
2. Klicken Sie in der oberen Menüleiste auf Ihren Namen und dann auf “Einstellungen”.
3. Wählen Sie “Benutzerdefinierte Gruppen”.
4. Geben Sie einen neuen Gruppennamen in das Textfeld ein und klicken Sie auf “Gruppe erstellen”.
5. Das Mitglieder-Menü öffnet sich rechts.
6. Geben Sie im Textfeld den Namen einer Person, die Sie zur Gruppe hinzufügen möchten, nach dem Prinzip “Nachname, Vorname” ein. Wählen Sie die Person aus der eingeblendeten Liste aus. Sie wird nun der Gruppe hinzugefügt. Wiederholen Sie den Vorgang für alle weiteren Personen.

Gruppen verwalten

Um Ihre Gruppen zu verwalten, müssen Sie sich im Webinterface anmelden. Klicken Sie in der oberen Menüleiste auf Ihren Namen, dann auf “Einstellungen” und wählen Sie “Benutzerdefinierte Gruppen”.

Gruppe umbenennen

1. Halten Sie den Mauszeiger über die gewünschte Gruppe. Klicken Sie auf das Stift-Symbol, das nun neben dem Namen erscheint.
2. Ändern Sie den Namen und bestätigen Sie die Änderung, indem Sie die “Enter”-Taste drücken.

Gruppe entfernen

1. Halten Sie den Mauszeiger über die gewünschte Gruppe. Klicken Sie auf das Mülleimer-Symbol, das nun erscheint.
2. Klicken Sie im Pop-up-Fenster auf “Ja”, um das Löschen zu bestätigen.

Gruppenmitglieder verwalten

Um die Mitglieder einer Ihrer Gruppen zu verwalten, müssen Sie sich im Webinterface anmelden. Klicken Sie in der oberen Menüleiste auf Ihren Namen, dann auf “Einstellungen” und wählen Sie “Benutzerdefinierte Gruppen”.

Gruppenmitglieder hinzufügen

1. Klicken Sie die Gruppe an, zu der Sie Mitglieder hinzufügen möchten. Das Mitglieder-Menü öffnet sich rechts.
2. Geben Sie im Textfeld den Namen einer Person, die Sie zur Gruppe hinzufügen möchten, nach dem Prinzip “Nachname, Vorname” ein. Wählen Sie die Person aus der eingeblendeten Liste aus. Sie wird nun der Gruppe hinzugefügt. Hinweis: Leider können nur NutzerInnen derselben Hochschule in eine Gruppe aufgenommen werden.

Gruppenrollen ändern

Gruppenmitglieder können entweder “Gruppenbesitzer:in” oder “Mitglied” sein. Gruppenbesitzer:innen stehen alle Bearbeitungsoptionen für die Gruppe zur Verfügung (u.a. Löschen, Umbenennen, Mitglieder hinzufügen/entfernen). Es kann mehrere Besitzer:innen geben. Mitglieder können dagegen keine Änderungen an der Gruppe vornehmen. Standardmäßig ist nur die Person Gruppenbesitzer:in, die die Gruppe erstellt hat. Falls Sie die Rollen ändern wollen, gehen Sie wie folgt vor:

1. Klicken Sie die Gruppe an, deren Mitgliederrollen Sie ändern möchten. Das Mitglieder-Menü öffnet sich rechts.
2. In der Liste der Gruppenmitglieder sehen Sie, welches Mitglied welche Rolle hat.
3. Halten Sie den Mauszeiger über die gewünschte Person. Klicken Sie auf das Stift-Symbol, um die Rolle zu ändern. (Wenn Sie Ihre Rolle als Gruppenbesitzer:in abgeben wollen, müssen Sie dies zusätzlich bestätigen, da Sie keine Änderungen mehr vornehmen können, wenn Sie die Rolle abgegeben haben.)

Gruppenmitglieder entfernen

1. Klicken Sie die Gruppe an, aus der Sie Mitglieder entfernen möchten. Das Mitglieder-Menü öffnet sich rechts.
2. Halten Sie den Mauszeiger über die gewünschte Person. Klicken Sie auf das Mülleimer-Symbol, das nun erscheint.
3. Klicken Sie im Pop-up-Fenster auf “Ja”, um das Löschen zu bestätigen.

Mit einer Gruppe teilen

Mit einer Gruppe können Sie im Prinzip genauso teilen, wie mit einzelnen Nutzer:innen. Folgen Sie je nach Plattform (Webinterface, Client oder App), über die Sie teilen möchten, der passenden Anleitung. Beachten müssen Sie dabei nur folgende Unterschiede:

• Statt des Personennamens geben Sie den Gruppennamen beim Teilen ein.
• Bearbeitungsrechte können Sie nur für die Gruppe als Ganzes und nicht für einzelne Gruppenmitglieder einstellen.

3 - Links zu geteilten Ordnern

Wenn sie einen Ordner teilen, oder ein Ordner mit ihnen geteilt wurde, in dem es sehr viele Unterordner gibt, dann ist es lästig immer wieder durch die gesamte Struktur zu navigieren oder anderen Menschen zu beschreiben, an welcher Stelle in der Struktur eine bestimmte Datei gespeichert wurde. Sie können einen Link erstellen, der direkt zu einem Ordner in der Struktur führt. Dies funktioniert nur, falls der geteilte Ordner für alle beteiligten auf der höchsten Ebene ist, also zu sehen ist, wenn sie sich bei sciebo einloggen. Der Link hat dann die folgende Form:

https://<Institution der Person mit der sie teilen>.sciebo.de/?dir=/<Pfad>/<zum>/<Ordner>/

Sie können das folgende Tool nutzen, um einen Link zu dem Ordner zu generieren.

Link Teilen:

1. Navigieren Sie im Browser bei sciebo zu dem Ordner, den sie Teilen wollen.
2. Kopieren Sie den Link aus der Adresszeile. Geben Sie den Link in dem Feld “Dateien-URL” ein.
3. Klicken Sie auf “Anwenden”.
4. Teilen Sie nun den Link zu dieser Seite. Die Angaben, die sie gemacht haben bleiben persistent.

Link Folgen:

Sie haben einen Link zu dieser Seite erhalten.

1. Geben sie im Dropdown-Menu “Ihre Institution” ihre Institution ein.
2. Sie können nun dem Link im Feld “Link zur Datei” folgen.

4 - Projektboxen

Projektboxen sind spezielle sciebo-Accounts für Arbeitsgruppen, die mit sehr großen Datenmengen (30 GB bis 2 TB) arbeiten. Sie eignen sich besonders für langfristige Projekte mit wechselnder Projektleitung. Projektboxen sind nicht an einzelne Personen gebunden, d.h. die Rolle des Besitzers bzw. der Besitzerin ist übertragbar. Projektboxen werden im my.sciebo-Bereich des Besitzers bzw. der Besitzerin verwaltet.

Hier klicken für “HOW TO: Eine Projektbox anlegen”

Verfügbarkeit und Antragsweg

Die unten aufgeführten Einrichtungen stellen Projektboxen zur Verfügung. Sofern nicht anders vermerkt, können alle Beschäftigten mit einem sciebo-Account einen entsprechenden Antrag stellen.

Antrag über my.sciebo

• Deutsche Hochschule der Polizei
• Fernuni Hagen
• FH Dortmund
• FH Münster
• Folkwang-Uni Essen
• hbz NRW
• HS Bielefeld
• HS Bochum (nur Professor*innen)
• HS für Gesundheit
• HS für Tanz und Musik Köln
• HS Hamm-Lippstadt
• HS Rhein-Waal
• Kunstakademie Düsseldorf
• Kunstakademie Münster
• Ruhr-Universität Bochum
• RWTH Aachen
• TH Köln
• TH Georg Agricola Bochum
• TU Dortmund
• Uni Bonn
• Uni Düsseldorf
• Uni Köln
• Uni Münster
• Uni Paderborn
• Uni Siegen
• Uni Wuppertal

Antrag an das IT-Center

• FZ Jülich: E-Mail an IT-Beauftragte/Administrator*innen
• Uni Bielefeld: E-Mail an Servicedesk

Spezielles Formular

• FH Aachen
• Uni Duisburg-Essen

Antrag

Der Antrag sollte folgende Informationen enthalten:

• Antragsteller*in
• Projektbox-Name/-Kennung: 4 bis 32 Zeichen; z. B. Projekt-XY mit der Kennung projekt-xy.pbox@Ihre-Einrichtung.de"
• Institut/Organisationseinheit
• Projektbeschreibung: Neben einem Projekttitel und einem kurzen Abstract können Informationen zur verantwortlichen Organisationseinheit, zur Projektlaufzeit, zu den Projektbeteiligten oder der Förderung sinnvoll sein. Der Text darf maximal 150 Worte umfassen.
• Speichervolumen: 30, 500, 1.000 oder 2.000 GB

Bei allen Anträgen entscheidet der Support der Einrichtung über eine Bewilligung. Nach Genehmigung des Antrags werden Sie per E-Mail benachrichtigt.

Aktivierung

Damit Sie die Projektbox nutzen können, müssen Sie zunächst das Passwort setzen:

1. Melden Sie sich in my.sciebo mit Ihrer zentralen Nutzerkennung (nicht sciebo-Kennung) an.
2. Wählen Sie den Menü-Punkt “Projektbox Passwort ändern”.
3. Wählen Sie die gewünschte Projektbox aus der Dropdown-Liste aus.
4. Geben Sie das neue Passwort ein.
5. Melden Sie sich mit der Projektbox-Kennung im sciebo-Webinterface Ihrer Einrichtung an, um die Projektbox zu aktivieren.

Nutzung

Der direkte Zugang zur Projektbox ist nur für die Vergabe von Zugriffsberechtigungen auf den zentralen Projektordner (mittels Shares) und die Verwaltung der zugehörigen Bearbeitungsrechte notwendig:

1. Melden Sie sich mit den Login-Daten der Projektbox im sciebo-Webinterface Ihrer Einrichtung an.
2. Erstellen Sie einen zentralen Projektordner, der für die Projektdaten genutzt werden soll.
3. Teilen Sie diesen Ordner mit Ihrer eigenen, persönlichen sciebo-Kennung und den anderen Projektteilnehmer*innen.
4. Sie selbst und die Projektteilnehmer*innen können nun über ihre eigenen sciebo-Konten auf den geteilten Projektboxordner zugreifen und dort Ordner und Dokumente erstellen und bearbeiten.

Verlängerung und Übertragung

• Verlängerung: Die Laufzeit einer Projektbox beträgt 2 Jahre. Eine Verlängerung ist über my.sciebo möglich.
• Übertragung: Die Übertragung einer Projektbox wird über my.sciebo initiiert. (Hinweis: Um die Übertragung auf eine andere Person zu ermöglichen, dürfen von den Beteiligten keine persönlichen oder urheberrechtlich geschützten Daten gespeichert werden.)