Getting started

• 1: Einen sciebo-Account erstellen
• 2: Webinterface
• 2.1: Dateien (gemeinsam) bearbeiten
• 2.2: Dateien und Ordner teilen
• 2.3: Dateien und Ordner verwalten
• 2.4: Weitere Funktionen
• 3: Client
• 3.1: Der Client für Linux
• 3.2: Der Client für MacOS
• 3.3: Der Client für Windows
• 4: Projektboxen anlegen und verwalten
• 5: Gruppen
• 6: Gäste

1 - Einen sciebo-Account erstellen

Um einen Account zu registrieren, folgen Sie bitte dieser Anleitung:

1. Klicken Sie auf der Hauptseite von sciebo auf „Registrierung“.

2. Auf der nächsten Seite finden Sie ein Dropdown-Menü. Wählen Sie dort Ihre Einrichtung aus und klicken Sie auf „Auswählen/Select“.

3. Sie werden auf die Shibboleth-Anmeldeseite Ihrer Einrichtung weitergeleitet. Geben Sie dort bitte Ihren Benutzernamen und Ihr Kennwort ein, die Sie für Ihre Hochschuldienste verwenden. Setzen Sie ein Häkchen bei der Option „Die zu übermittelnden Informationen anzeigen, damit ich die Weitergabe gegebenenfalls ablehnen kann“, sodass Sie die weitergeleitete Information noch einmal überprüfen können, und klicken Sie auf „Login“.
4. Wenn alle Informationen korrekt sind, bestätigen Sie die Registrierung durch Klicken auf „Ja, ich bin einverstanden“. (Wenn die Informationen nicht übereinstimmen, wenden Sie sich bitte an den lokalen IT-Support Ihrer Hochschule.)
5. Als Nächstes gelangen Sie auf die Registrierungsseite, wo Sie gebeten werden, ein Passwort für Ihr sciebo-Konto zu setzen. Innerhalb von 15 Minuten nach Passwort-Setzen sollte Ihr sciebo-Account aktiv sein und Sie sollten sich am sciebo-Server Ihrer Einrichtung anmelden können.

2 - Webinterface

Mit dem Webinterface können Sie via Webbrowser überall auf Ihre Daten zugreifen. Egal, ob Sie Daten hochladen, herunterladen, bearbeiten, löschen oder teilen möchten oder ob Sie mit mehreren Personen zeitgleich an einer Datei arbeiten wollen – im Webinterface können Sie alle Vorteile von sciebo nutzen.

2.1 - Dateien (gemeinsam) bearbeiten

Dateien bearbeiten

1. Klicken Sie auf den Dateinamen, um den Editor zu öffnen. Je nach Dokument-Typ (Text, Präsentation oder Tabelle) gelangen Sie direkt zum passenden Editor.
2. Bearbeiten Sie die Datei. Allgemeine Hilfestellung zur Bedienung erhalten Sie im Editor unter „Datei > Hilfe“. Änderungen werden automatisch zwischengespeichert.
3. Um zur Dateiübersicht zurückzukehren, klicken Sie auf das Ordner-Symbol rechts in der oberen Menüleiste des Editors. Die Datei wird hierbei erneut gespeichert.

Dateien simultan bearbeiten

Im Webinterface können Sie Dateien gemeinsam mit anderen sciebo-Nutzer:innen Ihrer Einrichtung bearbeiten. Voraussetzung ist, dass die Datei mit allen geteilt wird und die passenden Bearbeitungsrechte vergeben wurden. Das simultane Bearbeiten bietet gleichzeitigen Zugang zu Text-, Präsentations- und Tabellendokumenten, einer Review-Funktion (visuelle Markierung der bearbeiteten Elemente), einer Kommentar-Funktion und einer Chat-Funktion.

Hinweise zum simultanen Arbeiten

• Mit Personen anderer Hochschulen oder Gastaccounts ist das simultane Bearbeiten aktuell leider nicht möglich.
• Ein gemeinsam bearbeitetes Dokument wird erst über den Client synchronisiert, wenn Sie den Editor schließen.
• Beim simultanen Bearbeiten darf ausschließlich über das Webinterface gearbeitet werden. Zeitgleiche Bearbeitungen über den Desktop-Client führen zu Konflikten beim Speichern.
• Die Rückgängig-/Wiederholen-Funktion ist nicht einsetzbar.

Die Anzahl der Nutzer:innen, die das Dokument aktuell bearbeiten, wird am rechten oberen Ende der Bedienleiste angezeigt. Klicken Sie auf das Nutzersymbol um die Namen der bearbeitenden Personen zu erfahren.

2.2 - Dateien und Ordner teilen

Dateien & Ordner mit anderen Nutzer:innen teilen

1. Klicken Sie auf das Kopf-Symbol neben dem Element, das Sie teilen möchten. Sie können sowohl einzelne Dateien als auch Ordner teilen.
2. Das Teilen-Menü öffnet sich rechts.

3. Geben Sie im Textfeld den Namen der Person, mit der Sie Ihre Daten teilen möchten, nach dem Prinzip “Nachname, Vorname” ein. Wählen Sie die Person aus der eingeblendeten Liste aus.

5. Bestimmen Sie, welche Rechte die Person für die Datei oder den Ordner erhält, den Sie geteilt haben. Die Schreibrechte umfassen „erstellen“, „ändern“ und „löschen“. Wir empfehlen, die Teilen-Berechtigung „kann teilen“ zu deaktivieren. Sie können die Rechte jederzeit verändern.

1. Um die Freigabe für eine Person wieder aufzuheben, clicken Sie das […] und wählen “Freigabe löschen”.

Dateien & Ordner per Link teilen

Per Link teilen

1. Klicken Sie auf das Kopf-Symbol Teilen-Symbol neben dem Element, das Sie teilen möchten. Sie können sowohl einzelne Dateien als auch Ordner teilen.
2. Das Teilen-Menü öffnet sich rechts.
3. Klicken Sie auf “+"-Symbol neben dem „Link teilen“ und anschließend auf „Öffentlichen Link erstellen“.

4. Bestimmen Sie, welche Rechte Personen, die über den Link auf die Datei oder den Ordner zugreifen, erhalten. Indem Sie auf […]-Symbol anklicken und “Freigabelink anpassen” wählen.

Optional: Setzen Sie ein Passwort, um Ihre Daten vor unberechtigtem Zugriff zu schützen.

Optional: Setzen Sie ein Ablaufdatum, um Ihre Daten vor unberechtigtem Zugriff zu schützen.

Per Link geteilte Dateien & Ordner einbinden

Wenn andere sciebo-Nutzer:innen Daten per Link mit Ihnen teilen, können Sie die geteilten Dateien oder Ordner in Ihren eigenen sciebo-Account einfügen.

1. Öffnen Sie den Link und geben Sie ggf. das Passwort ein, das den Link schützt.
2. Klicken Sie auf […]-Symbol.
3. Geben Sie Ihre sciebo-Kenung mit Serveradresse im Format sciebo-Kennung@server (z.b. user1@einrichtung.de@einrichtung.sciebo.de) im Eingabefeld “Hinfpgen zu Ihrer Nextcloud” ein und klicken Sie auf den Pfeil rechts neben dem Feld.

4. Sie werden nun zur sciebo-Login-Seite weitergeleitet. Melden Sie sich mit Ihrer sciebo-Kennung an.
5. Der Link wird Ihnen nun als „Entfernte Freigabe“ in einem Pop-up-Fenster angezeigt. Ggf. müssen Sie erneut das Passwort eingeben, das den Link schützt. Dann bestätigen Sie die Annahme, indem Sie auf „Accept“ klicken.
6. Die Dateien bzw. Ordner werden nun zu Ihrem Konto hinzugefügt.

2.3 - Dateien und Ordner verwalten

Dateien & Ordner erstellen, umbenennen & verschieben

Im Webinterface können Sie neue Text-, Tabellen- und Präsentationsdateien erstellen. Sie haben außerdem die Möglichkeit, Dateien und Ordner umzubenennen und zu verschieben.

Dateien & Ordner erstellen

1. Klicken Sie auf das “+"-Symbol in der oberen Menüleiste.
2. Wählen Sie “Ordner” oder den Dateityp, den Sie erstellen wollen.
3. Benennen Sie die Datei bzw. den Ordner.
4. Drücken Sie die Enter-Taste. Es wird eine neue Datei bzw. ein neuer Ordner erstellt. (Neue Dateien werden direkt im Bearbeitungsmodus geöffnet.)

Dateien & Ordner umbenennen

1. Klicken Sie auf die drei Punkte neben der Datei und wählen Sie „Umbenennen“.
2. Geben Sie einen neuen Namen ein und drücken Sie die Enter-Taste.

Dateien & Ordner verschieben

Einzelne Dateien/Ordner verschieben

1. Klicken Sie auf die drei Punkte neben der Datei bzw. dem Ordner, den Sie verschieben möchten, und wählen Sie „Ausschneiden“.
2. Gehen Sie in den Ordner, in dem die Datei bzw. der Ordner abgelegt werden soll.
3. Klicken Sie auf das “Einfügen”-Symbol, das in der oberen Menüleiste neben dem “+"-Zeichen erscheint.
4. Die Datei bzw. der Ordner wird nun eingefügt.

Mehrere Dateien/Ordner verschieben

1. Wählen Sie die Dateien/Ordner, die Sie verschieben möchten, indem Sie die Kästchen an den entsprechenden Icons anhaken.
2. Klicken Sie auf das “Ausschneiden”-Symbol, das in der oberen Menüleiste erscheint.
3. Gehen Sie in den Ordner, in dem die Dateien/Ordner abgelegt werden sollen.
4. Klicken Sie auf das “Einfügen”-Symbol, das in der oberen Menüleiste neben dem “+"-Zeichen erscheint. Die Dateien/Ordner werden nun eingefügt.

Dateien & Ordner hoch- & herunterladen

Am einfachsten funktioniert der Up- und Download über den sciebo-Client. Doch auch im Webinterface können Sie Dateien und Ordner hoch- und herunterladen. Diese Option ist vorallem relevant, wenn Sie nicht an Ihrem eigenen Endgerät arbeiten.

Dateien hochladen

1. Wählen Sie unter „+“ Hochladen aus.
2. Wählen Sie eine oder mehrere Dateien aus und klicken Sie auf “Öffnen”. Alternativ können Sie die Datei(en) per Drag & Drop von Ihrem PC in das Browserfenster ziehen.
3. Der Ladebalken zeigt den Upload-Fortschritt an.

Ordner hochladen

1. Ganze Ordner lassen sich per Drag & Drop hochladen. Ziehen Sie den/die Ordner dazu von Ihrem PC in das Browserfenster. (Das Hochladen über das „+“-Symbol funktioniert zurzeit nur mit Chrome.)
2. Der Ladebalken zeigt den Upload-Fortschritt an.

Dateien & Ordner herunterladen

Einzelne Dateien/Ordner herunterladen

1. Klicken Sie auf die drei Punkte neben der Datei bzw. dem Ordner und wählen Sie „Herunterladen“.
2. Wählen Sie aus, wo die Datei bzw. der Ordner auf Ihrem Computer gespeichert wird.
3. Beim Speichern von Ordnern wird eine zip-Datei erstellt, die Sie vor dem Öffnen entpacken müssen.

Mehrere Dateien/Ordner herunterladen

1. Wählen Sie die Dateien bzw. Ordner aus, die Sie herunterladen möchten, indem Sie die Kästchen am jeweiligen Ordner- oder Dateisymbol anhaken.
2. Klicken Sie auf das “Herunterladen”-Symbol, das in der oberen Menüleiste erscheint.
3. Der Download erfolgt als zip-Datei.

Dateien & Ordner löschen & wiederherstellen

Dateien und Ordner, die Sie nicht mehr benötigen, sollten Sie löschen, um wieder mehr Speicherplatz zur Verfügung zu haben. Haben Sie Daten versehentlich gelöscht, können Sie sie innerhalb von einer Woche unkompliziert wiederherstellen.

Dateien & Ordner löschen

Gelöschte Dateien/Ordner bleiben mindestens 1 Woche in Ihrem Papierkorb, bevor sie endgültig gelöscht werden. Sie können den Papierkorb unter „Gelöschte Dateien“ im linken Menü einsehen.

Einzelne Dateien/Ordner löschen

1. Klicken Sie auf die drei Punkte neben der Datei bzw. dem Ordner und wählen Sie „Löschen“.
2. Die Datei bzw. der Ordner wird in den Papierkorb verschoben.

Mehrere Dateien/Ordner löschen

1. Wählen Sie die Dateien/Ordner aus, die Sie löschen möchten, indem Sie die Kästchen am Datei- oder Ordnersymbol anhaken.
2. Klicken Sie auf das “Löschen”-Symbol, das in der oberen Menüleiste erscheint.
3. Die Dateien/Ordner werden in den Papierkorb verschoben.

Mit Ihnen geteilte Dateien & Ordner entfernen

Wenn Sie eine Datei bzw. einen Ordner, der mit Ihnen geteilt wurde, nicht mehr benötigen, können Sie den Share aufheben. Die Datei bzw. der Ordner wird aus Ihrem sciebo-Account entfernt, bleibt aber bei dem bzw. der Besitzer:in erhalten.

1. Klicken Sie auf die drei Punkte neben der Datei bzw. dem Ordner und wählen Sie „Freigabe aufheben“.
2. Die Datei bzw. der Ordner wird aus Ihrem sciebo-Account entfernt. Sie wird nicht in den Papierkorb verschoben, bleibt aber unter “Mit Ihnen geteilt” aufgelistet. Hier können Sie den Share bei Bedarf wieder annehmen.

Dateien & Ordner wiederherstellen

Einzelne Dateien/Ordner wiederherstellen

1. Öffnen Sie den Papierkorb, indem Sie im linken Menü auf “Gelöschte Dateien” klicken.
2. Klicken Sie auf das “Wiederherstellen”-Symbol neben der Datei bzw. dem Order, den Sie wiederherstellen möchten.
3. Die Datei bzw. der Ordner wird an dem Ort wiederhergestellt, an den sie zuletzt gespeichert war. Mehrere Dateien/Ordner wiederherstellen

Öffnen Sie den Papierkorb, indem Sie im linken Menü auf “Gelöschte Dateien” klicken.

1. Wählen Sie die Dateien/Ordner aus, die Sie wiederherstellen möchten, indem Sie die Kästchen am Datei- oder Ordnersymbol anhaken.
2. Klicken Sie auf das “Wiederherstellen”-Symbol, das in der oberen Menüleiste erscheint.
3. Die Dateien/Ordner werden an dem Ort wiederhergestellt, an dem sie zuletzt gespeichert waren.

2.4 - Weitere Funktionen

Im Reiter des Webinterface von Sciebo finden sie verschiedene Apps. Hier gibt es kurze Informationen zu jeder dieser Apps.

Dateien

Hier können sie ihre Dateien verwalten. Weitere informationen finden sie hier:

• Dateien verwalten
• Dateien (gemeinsam) bearbeiten
• Dateien teilen

Fotos

Hier können sie ihre Fotos hochladen und verwalten.

Aktivität

Hier können sie die Aktivität ihres Sciebo-Kontos überprüfen. Es wird automatisch eine Liste der Dateiänderungen, die sie vornehmen, erstellt.

Kontakte

Hier können sie Kontakte erstellen und verwalten.

Kalender

Fügen sie Ereignisse hinzu. Sie können auch Kalenderdaten importieren. Wenn sie schon einen Digitalen Kalender nutzen, kann dieser in der Regel ihre Kalenderdaten exportieren. Die erstellte Datei können sie nun in Sciebo importieren.

Notizen

In der Notizenapp können sie ihre Gedanken per Markdown formatieren und organisieren.

Deck

Deck ist ein Visuelles Projektmanagement tool. Für mehr Informationen klicken sie hier

Ankündigungen

Hier finden sie wichtige Ankündigungen vom Sciebo-Team.

Umfragen

Erstellen und teilen sie Umfragen.

Formulare

Erstellen und teilen sie Formulare. Sie können hier sehr komplexe Formulare erstellen und diese sogar von Personen ausfüllen lassen, die nicht Sciebo-Mitglieder sind!

Hilfe

Hier gelangen sie auf diese Hilfe-Seite

Aufgaben

Verwalten sie ihre ToDos in dieser App!

Overleaf

Sciebo hostet eine eigene Overleaf Instanz. Für mehr Informationen klicken sie hier

3 - Client

Der Desktop-Client ist ein Programm, mit dem Sie Ihre Daten aus der Cloud lokal auf Ihrem Computer oder Laptop speichern können. Der Client läuft im Hintergrund und synchronisiert Ihre Daten automatisch, sodass Ihnen auf allen Geräten immer die aktuellste Version einer Datei zur Verfügung steht.

3.1 - Der Client für Linux

Installation

1. Laden Sie sciebo für Ihren PC herunter
2. Nach erfolgreichem Download geben Sie AppImage die Berechtigung zur Ausführung, indem Sie das Terminal öffnen und chmod u+x Sciebo-Linux64-VERSION eingeben.
3. Starten Sie den Client, indem Sie ./Sciebo-Linux64-VERSION in das Terminal eingeben. Konfigurieren Sie den Client. Während der Konfiguration wird der Client zum Autoload hinzugefügt und startet beim nächsten Neustart automatisch.

Einrichtung

1. Öffnen Sie den Client. Sie gelangen zum Verbindungsassistenten.
2. Wählen Sie aus der Liste Ihre sciebo-Einrichtung aus.

3. Es wird ein Browser geöffnet und Sie werden aufgefordert, sich anzumelden und dem Client zu erlauben, auf Ihre Daten zuzugreifen.

4. Standardmäßig wird Ihr gesamtes sciebo-Verzeichnis synchronisiert. Bei Ordnern mit einer Größe von über 500 MB müssen Sie die Synchronisation beim ersten Mal manuell bestätigen. Sie können das Limit aber auch verändern oder die Funktion deaktivieren. (Falls Sie nicht Ihr gesamtes sciebo-Verzeichnis synchronisieren möchten, können Sie unter „Zu synchronisierende Elemente auswählen“ entscheiden, welche Unterordner synchronisiert werden.)

5. Wählen Sie einen Zielordner auf Ihrem PC aus. (Dieser Ordner wird mit Ihrem sciebo-Verzeichnis synchronisiert, d.h. die von Ihnen ausgewählten Daten aus sciebo werden hier gespeichert und in diesem Ordner neu erstellte Dateien und Ordner werden in sciebo hochgeladen.)
6. Klicken Sie auf “Verbinden…”.

3.2 - Der Client für MacOS

Installation

1. Laden Sie sciebo für Ihren PC herunter.
2. Nach erfolgreichem Download öffnen Sie die Installationsdatei. Sie gelangen zum Setup-Assistenten.
3. Klicken Sie auf “Fortfahren”, um die Installationseinstellungen vorzunehmen.
4. Wählen Sie nun aus, wo bzw. für welche Benutzer des PCs Sie die Software installieren möchten und klicken Sie auf “Fortfahren”.
5. Klicken Sie auf “Installieren”. Eventuell müssen Sie bestätigen, dass die Software auf Ihrem PC installiert werden darf. Sciebo wird anschließend installiert.
6. Klicken Sie auf “Schließen”, um den Setup-Assistenten zu beenden.

Einrichtung

1. Öffnen Sie den Client. Sie gelangen zum Verbindungsassistenten.
2. Wählen Sie aus der Liste Ihre sciebo-Einrichtung aus. Es wird ein Browser geöffnet und Sie werden aufgefordert, sich anzumelden und dem Client zu erlauben, auf Ihre Daten zuzugreifen.
3. Standardmäßig wird Ihr gesamtes sciebo-Verzeichnis synchronisiert. Bei Ordnern mit einer Größe von über 500 MB müssen Sie die Synchronisation beim ersten Mal manuell bestätigen. Sie können das Limit aber auch verändern oder die Funktion deaktivieren. (Falls Sie nicht Ihr gesamtes sciebo-Verzeichnis synchronisieren möchten, können Sie unter „Zu synchronisierende Elemente auswählen“ entscheiden, welche Unterordner synchronisiert werden.)
4. Wählen Sie einen Zielordner auf Ihrem PC aus. (Dieser Ordner wird mit Ihrem sciebo-Verzeichnis synchronisiert, d.h. die von Ihnen ausgewählten Daten aus sciebo werden hier gespeichert und in diesem Ordner neu erstellte Dateien und Ordner werden in sciebo hochgeladen.)
5. Klicken Sie auf “Verbinden…”.

3.3 - Der Client für Windows

Installation

1. Laden Sie sciebo für Ihren PC herunter.
2. Nach erfolgreichem Download öffnen Sie die Installationsdatei.
3. Bestätigen Sie, dass Sie die Datei ausführen möchten, indem Sie auf “OK” klicken. Sie gelangen zum Setup-Assistenten.
4. Klicken Sie auf “Weiter”, um die Installationseinstellungen vorzunehmen.
5. Falls Sie sciebo nicht am vorgeschlagenen Ort installieren möchten, wählen Sie nun den Ordner für die Installation aus. Ansonsten klicken Sie direkt auf “Weiter”.
6. Klicken Sie auf “Installieren”. Eventuell müssen Sie bestätigen, dass die Software auf Ihrem PC installiert werden darf. Sciebo wird anschließend installiert.
7. Klicken Sie auf “Beenden”, um den Setup-Assistenten zu schließen.
8. Abschließend werden Sie gefragt, ob Sie Ihren PC direkt oder später neustarten möchten, damit sciebo einwandfrei funktioniert. Wählen Sie die gewünschte Variante. Nach dem Neustart können Sie Ihre Ordnersynchronisation einrichten (siehe unten).

Einrichtung

1. Öffnen Sie den Client. Sie gelangen zum Verbindungsassistenten.
2. Wählen Sie aus der Liste Ihre sciebo-Einrichtung aus. Es wird ein Browser geöffnet und Sie werden aufgefordert, sich anzumelden und dem Client zu erlauben, auf Ihre Daten zuzugreifen.
3. Standardmäßig wird Ihr gesamtes sciebo-Verzeichnis synchronisiert. Bei Ordnern mit einer Größe von über 500 MB müssen Sie die Synchronisation beim ersten Mal manuell bestätigen. Sie können das Limit aber auch verändern oder die Funktion deaktivieren. (Falls Sie nicht Ihr gesamtes sciebo-Verzeichnis synchronisieren möchten, können Sie unter „Zu synchronisierende Elemente auswählen“ entscheiden, welche Unterordner synchronisiert werden.)
4. Wählen Sie einen Zielordner auf Ihrem PC aus. (Dieser Ordner wird mit Ihrem sciebo-Verzeichnis synchronisiert, d.h. die von Ihnen ausgewählten Daten aus sciebo werden hier gespeichert und in diesem Ordner neu erstellte Dateien und Ordner werden in sciebo hochgeladen.)
5. Klicken Sie auf “Verbinden…”.

4 - Projektboxen anlegen und verwalten

In diesem kleine HOW-TO möchten wir beschreiben, wie man eine Projektbox anlegt und so einrichtet, dass man eigentlich alles weitere mit dem eigenen Nutzeraccount erledigen kann.

Eine Projektbox benantragen

Um eine Projektbox zu beantragen, muss man zunächst den Projektboxantrag in mysciebo stellen. Das entsprechende Feld findet sich unter der Überschrift Projektboxverwaltung.

Dort muss man das Formular für die Projektbox ausfüllen; im Feld “Fachbereich/Arbeitsgruppe” bitte eine möglichst genaue Beschreibung der tatsächlichen Arbeitsgruppe angeben. Geben Sie außerdem im Feld E-Mail des Fachbereichs/der Arbeitsgruppe die E-Mail-Adresse einer Person an, die kontaktiert werden kann, falls Sie nicht erreichbar sind. Da die Projektbox nicht personengebunden ist, erleichtert dies bei Austritt aus der Hochschule und verwaisen der Projektbox eine Zuordnung der Daten.

Ein Passwort einrichten

Ist dieser Antrag angenommen worden, kann man in mysciebo die Projektboxverwaltung durch einen Klick auf “Projektboxen verwalten” aufrufen:

Dort muss man nun der Projektbox ein Passwort setzen.

In die Projektbox einloggen und Freigaben einrichten

Jetzt kann man sich mit dieser Projektbox in der eigenen Sciebo-Instanz einloggen. Für mich ist dies auf https://uni-muenster.sciebo.de. Man beachte beim Projektboxnamen das .pbox@institut am Ende, etwa für die Uni Münster .pbox@uni-muenster.de.

In der Projektbox kann man nun eine Ordnerstruktur aufbauen; oft reicht es, einfach einen Ordner zu haben, welchen man erst einmal mit der eigenen persönlichen Sciebo-Kennung teilt:

Die Rechte kann man durch einen Klick auf das Zahnrad bei der Freigabe einstellen. Standardmäßig ist alles erlaubt; für den eigenen Account ist dies auch sinnvoll, da man nun diesen Projektboxordner mit allen Projektpartner:innen teilen kann, ohne sich noch mal in die Projektbox gesondert einloggen zu müssen.

5 - Gruppen

Wenn Sie häufig Daten mit derselben Personengruppe teilen, können Sie hierfür im Webinterface eine Gruppe erstellen. Sie müssen Daten dann nicht länger mit jeder Person einzeln teilen, sondern können einfach die von Ihnen erstellte Gruppe auswählen. Alle Mitglieder der Gruppe erhalten automatisch Zugang zu den Daten. Die Bearbeitungsrechte können Sie wie gewohnt beim Teilen einstellen. Beachten Sie jedoch, dass Gruppen derzeit nur aus Mitgliedern Ihrer eigenen Einrichtung bestehen können.

Seit dem Umstieg von ownCloud auf Nextcloud hat sich der Begriff von Benutzerdefinierten Gruppen auf Teams geändert.
Wir verwenden hier beide Begrifflichkeiten, damit es nicht zu monoton wird.

Gruppen anlegen

1. Melden Sie sich im Sciebo-Webinterface an.
2. Klicken Sie in der oberen Menüleiste auf Kontake und dann auf der Linken Seite bei Teams auf das Plus-Zeichen.
3. Geben Sie einen neuen Gruppennamen in das Textfeld ein und klicken Sie auf Team erstellen
4. Im Hauptfenster erscheint dann die Übersicht des neu angelegten Teams. Im Abschnitt Teamressourcen findet man dann eine Schaltfläche, um neue Teammitglieder hinzuzufügen.
5. Geben Sie im Textfeld den Namen einer Person, die Sie zur Gruppe hinzufügen möchten, nach dem Prinzip “Nachname, Vorname” ein. Wählen Sie die Person aus der eingeblendeten Liste aus. Sie wird nun der Gruppe hinzugefügt. Wiederholen Sie den Vorgang für alle weiteren Personen.

Gruppen verwalten

Um Ihre Gruppen bzw Ihr Team zu verwalten, müssen Sie sich im Webinterface anmelden. Klicken Sie in der oberen Menüleiste auf Kontake und wählen auf der Linken Seite bei Teams die zu bearbeitende Gruppe aus. Im Hauptfenster erscheinen die Details dieses Teams.

Gruppe umbenennen

1. Klicken Sie auf Teameinstellungen.
2. Es öffnet sich ein weiterer Dialog.
3. Ändern Sie den Namen der Gruppe. Die Änderungen werden unmittelbar übernommen und Sie können die Box mit dem x verlassen.

Gruppe entfernen

1. Klicken Sie das 3-Punkte-Menü der Team-Zeile, das Sie löschen wollen.
2. Wählen Sie den Eintrag Team löschen und bestätigen dann ggfs. den folgenden Dialog.

Gruppenmitglieder verwalten

Um die Mitglieder einer Ihrer Gruppen zu verwalten, müssen Sie sich im Webinterface anmelden. Klicken Sie in der oberen Menüleiste auf Kontakte und wählen dann das Team, das Sie verwalten möchten.

Gruppenmitglieder hinzufügen

1. Gehen Sie vor wie beim Anlegen des Teams unter Schritt 5.

Gruppenrollen ändern

Teamglieder können entweder Besitzer, Administrator oder Mitglied sein. Administratoren stehen alle Bearbeitungsoptionen für die Gruppe zur Verfügung (u.a. Löschen, Umbenennen, Mitglieder hinzufügen/entfernen). Es kann mehrere Administratoren geben. Mitglieder können dagegen keine Änderungen an der Gruppe vornehmen. Standardmäßig die Person Besitzer, die die Gruppe erstellt hat. Falls Sie die Rollen ändern wollen, gehen Sie wie folgt vor:

1. Klicken Sie das Team an, deren Mitgliederrollen Sie ändern möchten.
2. Im Hauptfenster werden die Eigenschaften des Teams und die Mitglieder angezeigt.
3. Halten Sie den Mauszeiger über die gewünschte Person. Klicken Sie auf das 3-Punkte-Menü, um die Rolle zu ändern. (Wenn Sie Ihre Rolle als Besitzer:in des Teams abgeben wollen, mussten Sie dies unter ownCloud zusätzlich bestätigen, da Sie keine Änderungen mehr vornehmen können, wenn Sie die Rolle abgegeben haben. Hier geschieht die Übertragung der Rolle sofort.)

Teammitglieder entfernen

1. Klicken Sie die Gruppe an, aus der Sie Mitglieder entfernen möchten. Das Hauptfenster mit der Übersicht der Mitglieder öffnet sich.
2. Halten Sie den Mauszeiger über die gewünschte Person. Klicken Sie auf das 3-Punkte-Menü und wählen Sie dann Mitglied entfernen.
3. Die Änderung wird ohne weitere Bestätigung vorgenommen.

Mit einer Gruppe teilen

Mit einem Team können Sie im Prinzip genauso teilen, wie mit einzelnen Nutzer:innen. Folgen Sie je nach Plattform (Webinterface, Client oder App), über die Sie teilen möchten, der passenden Anleitung. Beachten müssen Sie dabei nur folgende Unterschiede:

• Statt des Personennamens geben Sie den Gruppennamen beim Teilen ein.
• Bearbeitungsrechte können Sie nur für die Gruppe als Ganzes und nicht für einzelne Gruppenmitglieder einstellen.

Benachrichtigungen

Wenn man über Aktivitäten per Push-Nachricht oder Mail benachrichtigt werden möchte, sind in den Einstellungen unter Benachrichtigungen die gewünschten Check-Boxen bei Bei Ereignissen in einem Team, in dem du Mitglied bist zu aktivieren. Das weiter unten einstellbare Benachrichtigungs-Intervall für Mails ist für alle oben stehenden Benachrichtigungen gültig, jedoch auch von der Abarbeitung der Mail-Jobs abhängig.

6 - Gäste

An Projekten sind häufig auch Personen beteiligt, die sciebo eigentlich nicht nutzen können, da sie nicht Mitglied einer Teilnehmereinrichtung sind. Gerade hier ist ein einfacher Austausch von Daten jedoch wichtig. Daher gibt es für diese Fälle Gast-Kennungen, die Sie als Beschäftigte:r für Ihre Projektpartner:innen selbst anlegen können.

Allgemeine Informationen

Als Gast-Kennung dient die E-Mail-Adresse des Gastes, die für die Einladung verwendet wurde. Das sciebo-Webinterface ist für Gäste über gast.sciebo.de erreichbar. Desktop-Client und Apps können von Gästen zur Synchronisation verwendet werden. Gast-Kennungen sind 12 Monate gültig, eine Verlängerung ist möglich. Dazu muss der Gast seinen Sponsorin kontaktieren, die bzw. der über das my.sciebo die Verlängerung durchführen kann. Nach Ablauf wird die Gast-Kennung gesperrt und nach weiteren 3 Monaten gelöscht.

Gäste können sciebo nur eingeschränkt nutzen, d.h. sie verfügen nicht über ein eigenes Speichervolumen und können Daten nicht aktiv teilen. Um mit Gästen zusammenzuarbeiten, müssen sciebo-Nutzer:innen zunächst Dateien und/oder Ordner mit ihnen teilen und ihnen die gewünschten Bearbeitungsrechte geben. Gäste können keine Dateien oder Ordner in ihrem Home-Verzeichnis, sondern nur in für sie freigegebenen Ordnern erstellen. Auf diese Weise nutzen Gäste das Speichervolumen der sciebo-Nutzer:innen, die mit Ihnen teilen.

Gäste einladen

Bitte beachten Sie, dass es nicht erlaubt ist, Gast-Kennungen für Mitglieder der Teilnehmereinrichtungen zu erzeugen.

1. Melden Sie sich in my.sciebo mit Ihrer zentralen Nutzerkennung (nicht sciebo-Kennung) an.
2. Wählen Sie den Menü-Punkt “Gäste einladen”.

3. Tragen Sie den Namen und die E-Mail-Adresse des Gastes in das Formular ein. Die E-Mail-Adresse dient als Gast-Kennung.

4. Klicken Sie auf “Einladung senden”. Eine Einladung wird nun per E-Mail an den Gast und in Kopie an Sie selbst - als sogenannte:r Sponsor:in des Gastes - versendet.

Hinweis: Wurde der Gast bereits von einer anderen Person eingeladen, werden Sie automatisch neue:r Sponsor:in. In diesem Fall wird auch der bzw. die vorherige Sponsor:in benachrichtigt.

Konto-Aktivierung als Gast

Damit Sie Ihr Gast-Konto nutzen können, müssen Sie zunächst Ihr Passwort setzen:

1. Klicken Sie auf den Link in der Einladungsmail.

2. Tragen Sie Ihre sciebo-Kennung ein. Ihre Kennung entspricht Ihrer E-Mail-Adresse, über die Sie die Einladung erhalten haben.
3. Geben Sie das Einmalpasswort ein.
4. Setzen Sie ein neues Passwort (mindestens 8 Zeichen).
5. Bestätigen Sie die Nutzungsbedingungen.
6. Klicken Sie auf “Passwort setzen”.
7. Melden Sie sich im sciebo-Webinterface unter gast.sciebo.de an, um Ihr Konto zu aktivieren.

Gäste verwalten

1. Melden Sie sich in my.sciebo mit Ihrer zentralen Nutzerkennung (nicht mit Ihrer sciebo-Kennung) an.
2. Wählen Sie den Menü-Punkt “Gäste verwalten”. Sie sehen nun eine Übersicht über alle Gäste, die Sie eingeladen haben.

3. Sie können an dieser Stelle folgende Aktionen durchführen:
   • Einladung erneuern (Für den Fall, dass der Gast die Einladung nicht rechtzeitig angenommen hat.)
   • Gast-Kennung verlängern (Verlängerung um weitere 12 Monate.)
   • Passwort zurücksetzen (Für den Fall, dass der Gast sein Passwort vergessen hat. Der Gast kann anschließend ein neues Passwort setzen. Er erhält die notwendigen Informationen automatisch per E-Mail.)
   • Gast-Kennung löschen Bitte beachten Sie, dass ein Gast-Konto nicht instantan sondern erst nach einer Frist von mehreren Tagen gelöscht wird. Der Grund hierfür besteht dariin, dass Gäste möglicherweise auch in andere Projekte eingebunden sind und sie daher eine gewisse Zeit benötigen, sich einen neuen Sponsor zu suchen.

Mit Gästen teilen

Voraussetzung für das Teilen ist, dass der Gast Ihre Einladung akzeptiert und sein Konto aktiviert hat. Im Adressbuch des Teilen-Dialogs erscheint der Gast erst am Tag nach der Aktivierung und auch nur, wenn er die Funktion nicht deaktiviert hat.

1. Öffnen Sie (im Webinterface, im Client oder in der App) den Teilen-Dialog für die Datei oder den Ordner, den Sie teilen möchten.
2. Geben Sie im Textfeld den Namen des Gastes nach dem Prinzip “Nachname, Vorname” oder die Gast-Kennung ein. Wählen Sie den Gast aus der eingeblendeten Liste aus. Achten Sie dabei auf die Ergänzung „auf gast.sciebo.de“, denn nur mit diesem Hinweis ist die Auswahl korrekt. (Hat der Gast die Adressbuch-Funktion deaktiviert bzw. soll mit dem Gast bereits direkt nach der Aktivierung des Kontos geteilt werden, geben Sie direkt Gast-E-Mail-Adresse@gast.sciebo.de ein.)
3. Bestimmen Sie, welche Rechte der Gast für die Datei oder den Ordner erhält, den Sie geteilt haben. Die Schreibrechte umfassen „erstellen“, „ändern“ und „löschen“. Wir empfehlen, die Teilen-Berechtigung „kann teilen“ zu deaktivieren. Sie können die Rechte jederzeit verändern.

Mehr zum Thema Teilen finden sie hier.