Wissenswertes

• 1: Barrierefreiheit
• 2: Berechtigungen
• 3: Client Logs
• 4: Datenhoheit
• 5: Known Bugs
• 6: Löschfristen

1 - Barrierefreiheit

Durch die Migration auf Nextcloud ist es möglich geworden, Scibo etwas barrierefreier zu gestalten, da Nextcloud Office das Vorlesen von Dokumenten ermöglicht. Diese Option wurde von uns serverseitig aktiviert. Für eine einwandfreie Benutzung muss sie jedoch auch auf Kundenseite eingeschaltet werden. Sollten Sie diese Option verwenden wollen, so folgen Sie dazu dieser Anleitung:

1. Öffnen Sie Sciebo in einem Webbrowser.
2. Öffnen Sie ein Dokument, das vorgelesen werden soll.
3. Navigieren Sie zum Hilfe-Tab, indem Sie im geöffneten Dokument die Tastenkombination „ALT+Y” drücken. Alternativ drücken Sie die „ALT”-Taste und navigieren durch Drücken der Tab-Tasten, bis Sie „Tab Control Help Tab selected” hören.
4. Gehen Sie dann mit der Pfeiltaste nach unten. Dabei sollten Sie „Tool Bar four toggle buttons not pressed” hören.
5. Drücken Sie die TAB-Taste, bis Sie „Screen Reading Button not pressed” hören, und aktivieren Sie diese durch Drücken der Leertaste. Nach dieser Aktion sollte der Inhalt des Dokuments für Ihren vorinstallierten Screenreader zugänglich werden.

2 - Berechtigungen

Wer darf welche Daten in Sciebo ablegen?

Welche Daten gibt es?

Die Einteilung in Vertraulichkeitsklassen erfolgt durch den Informationseigentümer nach sorgfältiger Abwägung, wobei bei Unsicherheit die höhere Stufe gewählt und die Klassifizierung bei wesentlichen Änderungen oder veränderten Umständen überprüft und angepasst wird.

Vertraulichkeitsklassen:

1. Öffentlich (V1)

• Beschreibung: Informationen zur allgemeinen Veröffentlichung.
• Beispiele: Pressemitteilungen, öffentliche Webseiten, Universitätsmagazine.
• Schutzbedarf: Normal.

2. Intern (V2)

• Beschreibung: Informationen für Universitätsangehörige, nicht als vertraulich eingestuft.
• Beispiele: Interne Richtlinien, Intranet-Inhalte, Dienstanweisungen.
• Schutzbedarf: Normal.

3. Vertraulich (V3)

• Beschreibung: Informationen, deren Verbreitung Schäden verursachen kann.
• Beispiele: Gehaltsabrechnungen, vertrauliche Forschungsdaten, Vertragsentwürfe.
• Schutzbedarf: Hoch.

4. Streng vertraulich (V4)

• Beschreibung: Sehr sensible Informationen mit potenziell schwerwiegenden Folgen bei unautorisierte Offenlegung.
• Beispiele: Patentunterlagen, Patientendaten, Passwörter.
• Schutzbedarf: Sehr hoch.

Datenschutz- und Zugriffsrichtlinien für digitale Daten an Universitäten

alter Stand:

Die aktuellen Daten hierzu finden Sie hier.

3 - Client Logs

Client Logs

Wenn der Client Fehler aufwirft, ist es häufig hilfreich, wenn man dem Support Logs mitschicken kann, in welchen der Client vielleicht etwas mehr Aufschluss darueber gibt, was genau schiefgelaufen ist.

Die Logging-Funktion ist standardmäßig aktiviert, mit einer Verfallszeit von 24 Stunden. Um ein Debug-Archiv zu erstellen, gehen Sie zu den Client-Einstellungen und klicken Sie auf „Debug-Archiv erstellen…“.

Sie werden aufgefordert, den Speicherort auszuwählen, an den der Desktop-Client die Logs und die Datenbank als Zip-Datei exportieren soll. Geben Sie einen Archivnamen ein, um die Schaltfläche Speichern zu aktivieren.

4 - Datenhoheit

Generell unterscheiden wir zwischen zwei Arten von Konten:

• Persönliche Accounts
• Projektboxen

Persönliche Accounts

Bei persönlichen Accounts ist die Situation ganz klar: Die Dateien gehören der jeweiligen Person.

Hat man eine Freigabe durch eine Person erhalten, erhält man zwar temporären Zugriff, aber kein Recht an diesen Dateien. Sollte die Freigabe verschwinden, etwa weil die Person diese zurückzieht oder ihr Account gelöscht wird, weil die Person nicht mehr mit der Institution assoziiert ist, verliert man den Zugriff auf diese Dateien.

In dem Fall können wir den Zugriff auf die Dateien für Dritte auch nicht wiederherstellen.

Projektboxen

Bei Projektboxen liegt die Datenhoheit essenziell bei den Institutionen, bzw. den eingetragenen Projekten. Scheiden Mitarbeiter:innen aus, verwaist die Projektbox zwar erst einmal, allerdings kann dann ein:e neue:r Mitarbeiter:in mithilfe des Supports und unter Glaubhaftmachung des Anspruchs diese wieder übernehmen.

Behandlung dienstlicher Daten

Die Reglementierung der Behandlung dienstlicher Daten unterliegt den jeweiligen Instituten. Generell ist hier keine Unterscheidung zwischen einer Speicherung auf privaten Geräten und einer Speicherung in dem persönlichen Speicherbereich von Sciebo möglich. Daten mit höherem Schutzbedarf sollten demgemäß in dedizierten Projektboxen abgelegt werden. Eine klare Zuordnung zu Arbeitsgruppen im Projektboxantrag beugt hier auch Schwierigkeiten im Support vor, wie etwa bei dem Ausscheiden von Mitarbeitenden aus dem Dienst o.ä..

5 - Known Bugs

Known Bugs

Es gibt leider Probleme, die wir zwar kennen, aber nicht (unmittelbar) beheben können.

Auto Updates des Desktopclients defekt

Der Desktopclient besitzt einen Autoupdater, der sicherstellen soll, dass immer die neuste von uns zur Verfügung gestellt Version installiert ist. Stellenweise funktioniert dieser Mechanismus aber nicht, so dass ältere Versionen vorhanden sind. Zum aktuellen Zeitpunkt (November 2024) sollte Version 5.3.1 verteilt werden. Wenn bei Ihnen noch eine ältere Version vorhanden ist, sollten Sie den Client einmal manuell updaten, indem Sie die neue Version von {< rawhtml >}www.sciebo.de{< /rawhtml >} herunterladen und installieren.

Probleme mit Updates des Desktopclients unter Linux

Sporadisch kann es zu Problemen mit den Signaturen des Clients kommen. Wenn “apt update” etwas von “invalid signature” sagt, kann es sich lohnen, die in {< rawhtml >}diesem GitHub issue {< /rawhtml >} beschriebenen Tipps zu befolgen.

Desktopclient unter Linux startet nicht mehr

Wenn der Desktopclient die folgende Fehlermeldung wirft:

qt.qpa.plugin: Could not load the Qt platform plugin "xcb" in "" even though it was found. This application failed to start because no Qt platform plugin could be initialized. Reinstalling the application may fix this problem.

könnte es sein, dass die Umgebungsvariable LD_LIBRARY_PATH=/usr/lib/x86_64-linux-gnu gesetzt ist. In diesem Fall könnte es helfen, die Umgebungsvariable wie folgt zu ändern: env LD_LIBRARY_PATH="/opt/ownCloud/qt-5.15.2/lib/x86_64-linux-gnu/qt5/plugins/platforms" sciebo.

Teilen: Ein Nutzender kann nicht gefunden werden

Dies ist nur teilweise ein Bug und lässt sich insofern schwer beheben. Es gibt mehrere Gründe, warum eine Person beim Teilen in sciebo nicht gefunden werden kann:

• Die Person hat kein sciebo-Konto
• Die Person hat sich noch nie in sciebo angemeldet
• Es wurde nicht die sciebo-Kennung, sondern die E-Mail-Adresse angegeben (diese müssen nicht identisch sein)
• Die Syntax “Nachname, Vorname” funktioniert nicht, da die Person in den Einstellungen ausgewählt hat, darüber nicht gefunden werden zu können oder erst seit einem Tag registriert ist
• Man hat sich beim Eingeben der Kennung vertippt, kurz gewartet und dadurch die Suche getriggert und noch während diese läuft, die Kennung korrigiert. Tipp: Die Kennung per Copy&Paste eintragen

6 - Löschfristen